10 Tipps für den Rechnungseingang mit SAP: Digitalisierung bringt neue Möglichkeiten

Die technischen Möglichkeiten entwickeln sich mit hoher Geschwindigkeit und ermöglichen SAP-Anwenderunternehmen auch dort Optimierungsmöglichkeiten, wo man bereits über viele Jahre hinweg Automatisierung vorangetrieben hat. Die viel zitierte „Digitalisierung“ schafft zusätzliche Optionen. FIS und das IT-Onlinemagazin haben zehn Tipps für Sie zusammengefasst, damit Sie den nächsten Schritt bei der Optimierung und Automatisierung Ihres Dokumentenmanagements gehen können.

Drei Tipps können Sie exklusiv hier bei uns im IT-Onlinemagazin lesen, von FIS bekommen Sie alle 10 Tipps für den Rechnungseingang

Klarheit über Genehmigungsverfahren schaffen

Tipp 1: Wichtige vorbereitende Tätigkeit zur Optimierung der Unternehmensprozesse ist ein dokumentiertes, einfaches und unternehmensweit einheitliches Genehmigungsverfahren. Darin sollte beschrieben sein, wer Bestellungen und Rechnungen genehmigen darf und muss. In der Praxis zeigt sich, dass man die Genehmigungsprozesse oft vereinfachen und vereinheitlichen muss, weil sich über die Jahre Sonderregelungen, Ausnahmen, Erbhöfe und Unsauberkeiten in unterschiedlichen Bereichen sammeln.

Man sollte die Abläufe auf den Prüfstand stellen und gegebenenfalls neu strukturieren, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Ist das Zusammenspiel von Kostenstellenverantwortlichen, Abteilungsleitern und der Geschäftsführung klar geregelt, ist es einfach in einer Software abzubilden und man spart Aufwand und Zeit.

Angrenzende Prozesse beim Rechnungseingang ganzheitlich betrachten – nicht isoliert

Tipp 2: Die Bearbeitung einer Rechnung ist nur ein Prozess in der Beschaffung. Wenn man den Kontext der Rechnung kennt, kann man automatisiert reagieren oder dem Bearbeiter gezielte Unterstützung anbieten. Dazu ist es empfehlenswert, alle Prozess in der Kommunikation mit Lieferanten und Kunden ganzheitlich zu betrachten, also vorgelagerte, nachgelagerte oder angrenzende Bearbeitungsschritte und Dokumente zu berücksichtigen und ins Konzept zu integrieren: Beispielsweise die Bestellbestätigung, den Kundenauftrag, Avis für Zahlungen, Vendor-Statements oder QM-Dokumente.

Betrachten wir ein Beispiel: Die Genehmigung einer Rechnung lässt sich optimieren, wenn man den Bestellbezug berücksichtigt. Das ist beispielsweise dann relevant, wenn die Unternehmenszentrale große Mengen einer Ware für verschiedene Niederlassungen bestellt und Preis- oder Mengendifferenzen mehrere hundert Rechnungen betreffen können. In diesem Fall muss schon bei der ersten fehlerhaften Rechnung ein Workflow angestoßen werden, durch den sämtliche Bestelldaten aktualisiert werden.

Doppelarbeiten lassen sich vermeiden, wenn im Prozess bekannt gewordene Informationen genutzt werden. Die Zeit zwischen Rechnungseingang, Freigabe und Bezahlung lässt sich beschleunigen sowie Skontoverluste reduzieren. Dieses ist nur eines von vielen Beispielen, wie man ganzheitlich betrachtet und durch die Nutzung vorhandener Informationen seine Prozesse weiter optimieren und Prozesskosten senken kann.

Umfassende Bestandaufnahme und Abstimmung mit wichtigen Geschäftspartnern

Tipp 3: Ein wichtiger Schritt bei der Entwicklung einer Strategie ist die umfassende Bestandsaufnahme, bei der man alle unterschiedlichen Dokumentarten im Geschäftsverkehr betrachten sollte. Was wird als Papier, in standardisierten elektronischen Formaten, die keine Absprachen brauchen (z.B. ZUGFeRD, E-Mail mit PDF), oder mittels klassischem EDI übermittelt. Bei letzterem entsteht ein hoher initialer Aufwand, aber auch in der Folge ein hoher Automatisierungsgrad.

Man sollte also übergreifend und vernetzt denken: Wo will das eigene Unternehmen hin, was planen die wichtigsten Geschäftspartner, was kann man von den Lieferanten erwarten? Nach der Bestandaufnahme sollte man abschätzen, an welchen Stellen welcher Aufwand lohnt und ob man Partner in eigene Prozesse integriert (EAI) oder sich einfach nur auf ein PDF Format einigt, um die Zusammenarbeit zu optimieren. Aufwand und erwartetes Optimierungspotenzial sollten zusammen passen.

Ein Beispiel einer tiefen Integration ist das vollautomatisierte e-Fullfillment im Onlinehandel. Kataloge und Preislisten werden täglich per EDI ausgetauscht, Warenkontingente reserviert, Bestellungen gehen beim Onlinehändler ein. Die Auslieferung erfolgt durch den Lieferanten, der auch die Rechnungsabwicklung an den Kunden und den Onlinehändler übernimmt. Jede manuelle Tätigkeit wäre hier eine nicht akzeptable Belastung und Fehlerquelle.

Sieben weitere Tipps bekommen:

FIS und das IT-Onlinemagazin haben zehn Tipps für Sie zusammengefasst, damit Sie den nächsten Schritt bei der Optimierung und Automatisierung Ihres Dokumentenmanagements gehen können. Mit einem Klick auf die rechte Grafik bekommen Sie von FIS alle Tipps für den Rechnungseingang zur Verfügung gestellt.

„Hat man in der Vergangenheit „isolierte“ Lösungen für einzelne Prozesse geschaffen, wie beispielsweise die Optimierung am Rechnungseingang, sollte man heute das Dokumentenmanagement als Teil der Unternehmensstrategie im Rahmen der Digitalen Transformation sehen“, sagen die E-Book-Autoren.