Ausgliederung einer Personalabteilung – so läuft ein SAP HR HCM BPO

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Posted 25. August 2016 by Redaktion IT-Onlinemagazin in Geschäftsführer

Die Entscheidung zur Ausgliederung eines Unternehmensbereichs hat zur Folge, dass in der Regel eine neue Prozesslandschaft – und damit verbunden auch eine eigene SAP- und IT-Landschaft – aufgebaut werden muss. Da Personalprozesse standardisiert sind, eignen sie sich besonders für das sogenannte Business Process Outsorcing (BPO).

Für Entscheider ist die Vergabe des SAP HCM Betriebs und der Personalprozesse (beispielsweise Personalabrechnung, Zeitwirtschaft und Reisekostenabrechnung) an Externe daher eine Option. Vorteil: Es werden keine eigenen Mitarbeiter benötigt und der SAP-Betrieb wird vom IT-Dienstleiter sichergestellt.

Wie läuft ein derartiges Ausgliederungsprojekt ab? Die IT2 Solutions AG gibt anhand eines Beispiels eines internationalen mittelständischen Unternehmens, das vom SAP-Partner bei der Planung und Realisierung der Ausgliederung unterstützt wurde, Einblick in Ablauf, Anforderungen und Aufgaben.

 

Phase 1: Ist-Analyse

Nach der Ausgliederungsentscheidung wurde neben den Budgetverhandlungen auf Managementebene die Ist-Situation der Geschäftsprozesse und der eingesetzten Verfahren analysiert, um den notwendigen Veränderungsbedarf zu identifizieren und die daraus notwendigen Schritte in einem groben Zeitplan abzuleiten.

SAP HCM Ausgliederung BPOIm Beispielprojekt wurde der Fokus auf die Personalabrechnung, das Reisemanagement, die Reisekostenabrechnung, die Zeitwirtschaft und die Verwaltung der Betrieblichen Altersversorgung gelegt. Da alle Leistungen durch zentrale Abteilungen und Shared Service Centern des Mutterkonzerns erbracht wurden, musste die Auswahl und Implementierung der „neuen“ Verfahren, sowie die Etablierung der „neuen“ Prozessverantwortlichkeiten und Prozessänderungen geplant werden. Alle HR-Verfahren wurden im Hinblick auf Prozess- und Kostenoptimierung analysiert und festgelegt, welche strategischen Prozesse notwendig sind. IT2 Solutions AG empfiehlt für diese grundlegenden Schritte, auf Erfahrungen externer Berater zurückzugreifen.

 

Phase 2: make or buy?

Basierend auf den Ergebnissen der Ist-Analyse und unter Berücksichtigung der Gesamtunternehmensstrategie, kann die notwendige „make or buy“ Entscheidung getroffen werden. Neben Kostengesichtspunkten und der Abbildung standardisierter Prozesse ist die Frage des IT-Supports ein entscheidendes Kriterium. Ist man nicht intensiv mit den Marktgegebenheiten, Möglichkeiten und Auswirkungen vertraut, empfiehlt sich die Unterstützung durch Externe einzuholen.

Die Anforderungen an Anbieter waren im Beispiel in erster Linie eine internationale Ausrichtung und Erfahrungen in der Implementierung und Unterstützung länderspezifischer Abrechnungen mit dem geforderten Berichtswesen und notwendigen Self-Service-Szenarien. Alle Annahmen wurden einer umfangreichen Wirtschaftlichkeitsanalyse unterzogen, die auch Grundlage für die Ausschreibung war.

 

Phase 3: Ausschreibung und Entscheidung für Service Provider

Die in Phase 2 definierten Kriterien und Leistungsbeschreibungen, sowie die Entscheidung kein eigenes IT-System aufzubauen, waren die Grundlage für die Ausschreibung. Im Leistungsumfang der Ausschreibung waren zunächst die Prozesse Reporting, Gehaltsabrechnung, Zeitwirtschaft und Reisekostenmanagement. Hinzu kam für Deutschland die Abwicklung der betrieblichen Altersvorsorge. Bewusst wurden in die Ausschreibung auch Unternehmen aufgenommen, die nur Teilleistungen erbringen konnten.

Unter Nutzung einer Bewertungsmatrix und im Einklang mit der Wirtschaftlichkeitsanalyse fiel die Entscheidung für einen Anbieter. Die anschließenden Verhandlungen definierten den verbindlichen Leistungsumfang des Service Providers.

 

Phase 4: Soll-Konzept

Mit Abschluss der Ausschreibungsphase beginnt die Erstellung des Soll-Konzeptes. In diesem Beispiel wurde die Sollkonzepterstellung vom Service-Provider geleitet und von IT2 Solutions auf Kundenseite begleitet.

Die Erfahrungen externer Berater können dem Kunden helfen, unter den neuen Voraussetzungen die optimale Lösung zu finden, Anforderungen für das Sollkonzept zu erarbeiten und diese auch hinsichtlich der Umsetzung kritisch zu beurteilen. Insbesondere der Migrationspfad von einer kundenspezifischen Lösung zu einer Standardlösung stellt oft eine Herausforderung dar.

 

Phase 5: Realisierung und Datenmigration

Die Realisierung führte in diesem Projekt der ausgewählte Service-Provider durch. Es zeigte sich: Je präziser die Anforderungen im Soll-Konzept definiert waren, desto weniger Rückfragen ergaben sich für die Fachabteilungen. Nicht jede Fachabteilung war aufgrund der Ressourcenausstattung in der Lage, zu jeder Zeit Mitarbeiter für das Migrationsprojekt abzustellen, da das operative Tagesgeschäft bedient werden muss. Neben dem Customizing des Systems sind auch die Datenmigration und Schnittstellen erfolgskritische Faktoren.

Nach der Migration der Personalstammsätze in das neue System wurden zwei Parallelabrechnungen durchgeführt. Der Service-Provider stellte ein standardisiertes Schnittstellenverfahren zur Verfügung, in das IT2 Solutions mit eigenen Tools bereinigte, gemappte und aufbereitete Migrationsdaten geliefert hat. Die Datenaufbereitung war zwingend nötig, da man viele Eigenentwicklungen zurück zum Standard geführt hat.

Alle Schnittstellen müssen identifiziert und geprüft werden. Aufgrund der Komplexität gewachsener Systemlandschaften sind in der Regel eine tiefe Analyse und die Klärung von Detailfragen notwendig (siehe Phase 1). Im Beispielprojekt konnte eine Vielzahl direkter Schnittstellen, zwischen dem Alt-System und weiterhin bestehender kundenspezifischer Insellösungen entfallen und die Verteilung zwischen den angebundenen Systemen neu organisiert.

 

Phase 6: Testphase

Eine ausgiebige Testphase im Anschluss an die Migrationsphasen hat sich bewährt, um Fehler innerhalb der Datenmigration und der Systemeinstellungen zu finden. Die Dauer richtet sich nach der Komplexität der Unternehmensstruktur, der eingesetzten Tarife und Betriebsvereinbarungen.

 

Erfolgsfaktoren für Ausgliederungen von HR Abteilungen

Eine HR-Ausgliederung ist hinsichtlich technischer, organisatorischer und betriebswirtschaftlicher Aspekte ein komplexer Prozess. Auf Nachfrage nach den Erfolgsfaktoren für derartige Vorhaben gab IT2 Solutions an:

  • Erfahrungen von den ersten Schritten einer Ausgliederung bis zum SAP GoLive
  • Wissen über HR-Prozesse, SAP Standardprozesse und deren Implementierung
  • Nachvollziehbarkeit der Datenmigration und Schnittstellen

Wenn interne Mitarbeiter nur eine geringe Verfügbarkeit oder wenig Erfahrung in derartigen Ausgliederungsmaßnahmen haben, empfiehlt IT2 Solutions darüber hinaus, Externe ins Projekt einzubinden.

 

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