Checkliste Onlineshop: Logistikprozesse für kostengünstige und schnelle Lieferung

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Posted 20. September 2012 by Redaktion IT-Onlinemagazin in Geschäftsführer

IT-Onlinemagazin VersandabwicklungNachdem ein Kunde online bestellt und bezahlt hat, möchte er am liebsten sofort seine Ware in den Händen halten. Für Onlinehändler heißt es schnell und gleichzeitig kostengünstig zu sein. Der Wettbewerb mit anderen Webshops ist groß. Also braucht man durchdachte logistische Prozesse, die die Software für den Onlineshop bestmöglich unterstützen sollte:

 

Bestandsmeldung vor der Bestellung

Im Onlineshop zeigen Sie an, ob ein Produkt verfügbar ist oder nicht. Sie benötigen also eine verlässliche Bestandsmeldung aus dem Lager. Bestellt ein Kunde und stellt dann fest, dass das Produkt nicht lieferbar ist, wird er mit hoher Wahrscheinlichkeit den Auftrag stornieren und damit bei Ihnen Kosten verursachen. Komfortabel und wichtig ist auch die Abfrage von Lagerbeständen bei Lieferanten, sofern Sie nicht alle Produkte im eigenen Lager halten.

Bestellabwicklung

Schnell und sicher heißt hier die Devise. Eine durchdachte Lagerverwaltung mit guter Softwareunterstützung schlägt hier jede andere Lagerlösung, sofern man nicht nur wenige unterschiedliche Produkte verkauft. Die virtuellen Warenkörbe der Kunden werden am besten mit einer papierlosen Bestellabwicklung oder mit Hilfe von Packzetteln zu echten Paketen, in denen am Ende die bestellten Waren liegen. Bei großen Sortimenten machen hier Lageroptimierungen und Wegeoptimierungen Sinn. Besteht ein Warenkorb aus Produkten mehrerer Lieferanten, muss Ihre Software die Aufteilung unterstützen!

Teilrechnungen oder Teillieferscheine sind in diesem Fall genauso wichtig, wie im Falle eine Teillieferung aufgrund fehlender Lagerbestände. Hierbei ist dann auch eine Rückstandsverwaltung notwendig, damit die Waren alsbald nachgeliefert werden.

Versandabwicklung

Während des Bestellvorgangs müssen bereits die Versandkosten ermittelt und dem Kunden mitgeteilt werden. Ihre Softwarelösung sollte hierzu die Versandkosten ermitteln können und beispielsweise zwischen versandkostenfreien Artikeln und Speditionsartikeln, deren Versandkosten durch Abmessungen, Gewichte oder andere Formeln berechnet werden müssen, unterscheiden können. Selbstverständlich ist hierbei auch das Versandziel entscheidend. Bei der Auswahl des Versanddienstleisters sind die Versanddauer, die Versandkosten, Zusatzleistungen, wie Altersverifikation (z.B. bei alkoholischen Getränken), Versicherungsleistungen, Gefahrguttransport und internationaler Versand wichtige Entscheidungskriterien, die zu berücksichtigen sind.

Bei Auslandssendungen ist neben Umsatzsteuerbesonderheiten auch an die Zollabwicklung und an Intrastat-Meldungen zu denken. Bei jeder Sendung muss auch die Sanktionslistenprüfung bedacht werden, um keine ungewollten Embargoverstöße zu begehen.

Lieferscheine, Versandpapiere, vorsorgliche Retouren-Papiere und Versandetiketten sollte Ihre Software ebenso selbstverständlich beherrschen, wie automatische Statusmeldungen zur Bestellung an den Kunden: er will schließlich wissen, wann seine Bestellung „endlich“ da ist.

Beherrscht Ihre Software diese Funktionen nicht, muss eine spezielle Versandsoftware in den Gesamtprozess eingebunden werden können. Achten Sie darauf, dass bereits eine Standard-Schnittstelle zwischen Versandsoftware und Shopsoftware (oder Warenwirtschaft / ERP- System) existiert und nicht erst für Sie entwickelt werden muss. Dadurch sparen Sie oft Geld und Zeit.

Retourenabwicklung

Bei einer Stornierung, im Service-, Garantie- oder Reklamationsfall sendet Ihr Kunde die Ware an Sie zurück. Diese Rücknahmen muss Ihre Software ebenfalls beherrschen, um abhängig vom Rücksendegrund die richtigen Prozesse anstoßen zu können (z.B. Wiederverkauf, B-Ware, Reparatur intern / extern, Rücksendung zum Lieferanten, …). Durch automatisierte Vorgänge können Sie die Kosten für Reklamationen und im Servicefall reduzieren.

Wiederbeschaffung/ Nachbestellung bei Lieferanten

Ihr Lager wird unter anderem an der Lieferfähigkeit gemessen. Eine gute Software für den Onlinehandel sollte daher auch die Wiederbeschaffungsprozesse initiieren. In Warenwirtschaftssystemen kennt man hier automatische Bestellvorschläge, sobald Mindestbestände erreicht werden und andere Verfahren, um die Lagerkosten und Lieferfähigkeit in Waage zu halten.

Inventur

Der letzte Logistikprozess, den wir näher betrachten wollen, ist die Inventur. Hier gibt es unterschiedliche Ansätze, beispielsweise eine Stichtagsinventur oder eine permanente Inventur. In jedem Fall sollte Ihre Softwarelösung die Inventurtätigkeit mit Inventurlisten, Lagerlisten und Differenzlisten unterstützen. Bei großen Sortimenten und Lagern ist der Einsatz von Scannern zur mobilen Datenerfassung (MDE) bei der Ermittlung der Lagerbestände sinnvoll und zeitsparend. Sie werden dann natürlich auch für die gesamte Abwicklung der Bestellungen eingesetzt.

Outsourcing von Lager und Versand

Entscheiden Sie sich für einen e-Fulfillment – Dienstleister, der alle logistischen Prozesse für Sie erbringen soll, benötigt Ihre Shop-Software geeignete Übergabeformate und Schnittstellen, um in den entscheidenden Prozessschritten die benötigten Informationen zu liefern oder zu erhalten. Eine moderne, offene Software-Architektur spart wiederum Entwicklungskosten.

 

AnzeigeeEvolution Direct Shop

 

Fazit:

Die Studienergebnisse der Universität Regensburg zeigen, dass nur 44% der Onlinehändler die Lagerbestände im Onlineshop direkt bei der Bestellung des Kunden aktualisieren. Jeder fünfte Händler hat keine Anzeige des Lagerbestands. Aus unserer Sicht ist das eine elementare Funktion.

Die Studie kommt zum Ergebnis, dass eine Retoure im Schnitt 12,50 Euro kostet und rund 20% der Waren als B-Ware deklariert oder nicht mehr verkauft werden. Rund jeder 10. bestellte Artikel wird zurückgesendet, daher steckt in den Retourenprozessen viel Kostenoptimierungspotenzial.

Vielen Softwareprodukten für Onlineshops fehlen Funktionen, die bei der Logistik unterstützen. Müssen Sie erst zwei Produkte (Shopsoftware und Warenwirtschaft / ERP) miteinander verbinden, müssen Sie alle systemübergreifenden Prozesse definieren, entwickeln, testen und pflegen. Das kann fehleranfällig, zeitraubend und kostenintensiv sein. Eine integrierte Lösung aus Warenwirtschaft und Onlineshop reduziert hingegen die Komplexität und sorgt für durchgängigere, reibungslosere Prozesse.

 

Diese Artikelreihe besteht aus acht Folgen. Hier finden Sie die Auswahlhilfe für die richtige Onlineshop-Software.

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