Checkliste Onlineshop: Solide Finanzprozesse – Zahlungsabwicklung, Sicherheit und Transparenz

Bei jedem Verkauf fließt Geld. Ein Onlineshop muss dazu die gängigen ePayment-Verfahren beherrschen, das Zahlungsausfallrisiko minimieren und jede Transaktion in die ordnungsgemäße Buchführung einfließen lassen. Gerade beim vergleichsweise anonymen Onlinehandel ist es wichtig, dass das Geld auch tatsächlich bei Ihnen ankommt. Ihre Software für den Webshop muss dabei den gesamten Ablauf von der Bestellung bis zum Zahlungseingang unterstützen:

Bei der Bestellung müssen jedem Kunden seine individuellen Zahlverfahren und Zahlungsziele angeboten werden, um zwischen Erstbestellern, Stammkunden und säumigen Zahlern unterscheiden zu können. Unabdingbar auch, dass unterschiedliche Mehrwertsteuersätze unterstützt werden, da die Steuergesetzgebung bekanntermaßen einfallsreich ist.

Alle gängigen Bezahlverfahren sollten einsatzbereit sein, damit Sie die potenziellen Kunden nicht beim Bezahlvorgang an den Wettbewerb verlieren. Sie benötigen Transparenz zur Zahlungshistorie und Zahlungsmoral Ihrer Stammkunden, um entscheiden zu können, welche individuellen Zahlverfahren Sie dem Kunden zukünftig anbieten wollen. Ihre Software muss das unterstützen, häufig nennt man das Debitorenmanagement.

Ein leistungsfähiges Mahnwesen und eine jederzeitige Transparenz über die offenen Posten ist Pflicht. Wenn Sie Zahlungseingänge automatisch offenen Posten zuweisen können, sparen Sie bei hohem Bestellaufkommen viel Zeit. Es spart zusätzliche Zeit, wenn die Software Kontoauszüge und Belege automatisch einlesen kann.

Beim Handel in Länder mit anderen Währungen muss auch der Webshop mit diesen Währungen umgehen können. Eine automatische Aktualisierung mit tagesaktuellen Wechselkursen ist dann nahezu unabdingbar.

Für Managemententscheidungen benötigen Sie finanztechnische Kennzahlen, um Produktgruppen, Kundengruppen oder Unternehmensbereiche bewerten zu können. Im Finanzwesen benötigen Sie Kennzahlen zur Liquiditätsplanung. Automatische Berichte per E-Mail oder in Sharepoint erhöhen den Komfort und die Akzeptanz.

 

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[box_light]Fazit:

Als Pflichtaufgabe muss Ihre Softwarelösung alle steuerrechtlichen Vorgaben für den Onlinehandel erfüllen und elektronische Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen.

Unverzichtbare Ergänzung sind zahlreiche operative und strategische Auswertungen und Kennzahlen.

Die Automatisierung von Buchungsprozessen bringt Erleichterung bei großen Transaktionszahlen.

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Diese Artikelreihe besteht aus acht Folgen. Hier finden Sie die Auswahlhilfe für die richtige Onlineshop-Software.

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