Critical Chain Projektmanagement (CCPM) mit SAP Projektsystem (SAP-PS)

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Posted 10. März 2016 by Redaktion IT-Onlinemagazin in Projektleiter

Klassisches Projektmanagement mit Meilensteinen, Zeitpuffern und Prioritätslisten prägte lange die Arbeit des Maschinen- und Werkzeugherstellers KAPP Niles. Zu komplex und zeitaufwendig, wie man fand – durch die Umstellung auf Critical Chain Projektmanagement sollten Projektdurchlaufzeiten reduziert, Planung und Selbststeuerung vereinfacht werden. Dazu wurde eine entsprechende Software gesucht. Die Wahl fiel auf die MILLIARUM CCPM Lösung, weil sie erweiterte Funktionen bietet und direkt, ohne Schnittstelle, in das bestehende SAP-Projektsystem (PS) integriert werden konnte.

SAP-PS CCPM critical chainKAPP NILES produziert in Coburg und Berlin Maschinen und Werkzeuge zur Feinbearbeitung von Verzahnungen und Profilen. Unter den Kunden sind Fahrzeughersteller, Luftfahrtunternehmen, Hersteller von Kompressoren, Pumpen, Industriegetrieben, Windkraftanlagen oder Bahntechnik.

So vielfältig die Branchen sind, bei allen Kundenprojekten geht es um höchste Präzision – Zahnräder und Profile werden bis auf tausendstel Millimeter genau gefertigt – und jede Systemlösung wird für die Anwendung des Kunden optimiert. Dazu ist die Arbeit von über 850 Mitarbeiter an sechs Standorten weltweit zu koordinieren. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an das Projektmanagement.

 

Das Ziel: kürzere Projektlaufzeiten und mehr Übersicht in der Planung

Mit der Umstellung auf die Methode des Critical Chain Projektmanagements wollte KAPP die Projektlaufzeiten verkürzen und die Planung einfacher und übersichtlicher machen. Eine entsprechende Software musste die Grundfunktionen abdecken: Netzplantechnik, Modellierung der kritischen Kette, Abbildung und Einplanung am Engpass und Ausweisen des CCPM-Puffers.

SAP-PS CCPM

Multi-Projekt Fieberchart

Darüber hinaus gab es noch zwei weitere Kriterien: Zum einen benötigte man umfangreichere Funktionen. So sollten auch das Bilden der Bearbeitungsreihenfolge für die Fachabteilungen, die Berechnung von Projektfortschritt und Pufferverbrauch sowie differenzierte grafische Kapazitätsauswertungen möglich sein. Sowohl auf Ebene des einzelnen Projekts als auch auf der Ebene des gesamten Unternehmens wurde eine Fieber-Chart Darstellung benötigt.

Zum anderen war die Einbindung in die bereits im Einsatz befindliche SAP-Netzplantechnik Voraussetzung. „Bei einer Entscheidung für ein Tool außerhalb SAP wäre das Thema Schnittstelle zu SAP-PS relevant gewesen, und da hatten wir wirklich Bauchschmerzen“, erläutert Albert Fischer, Leiter des Auftragsmanagements der KAPP NILES Gruppe, die Ausgangslage.

Die Wahl fiel auf die Software von MILLIARUM, da sie alle Anforderungen zu den Funktionserweiterungen erfüllte und eben keine Schnittstelle zu SAP eingerichtet werden musste. Mit den erweiterten CCPM-Funktionen setzt das Tool direkt auf SAP auf, so dass der Power-User Zugriff auf alle SAP-Funktionen im Detail hat. Durch die einfach zu bedienende, web-basierte Oberfläche könne sich aber auch neue oder gelegentliche Anwender schnell zurechtfinden. Die Software sollte in einem gemeinsamen Projekt zunächst in Coburg eingeführt werden.

 

Der Weg zum neuen Projektmanagement: Erst umdenken, dann umstellen

Bei der Umstellung ging es um weit mehr als nur die Implementierung einer neuen Software. Zunächst wurden ausgewählte Projekte modelliert und optimiert. Dabei setzte man bewusst nicht sofort auf IT-Software, sondern begleitete den Prozess mit Excel und „Paperwork“. Wie frühere Erfahrungen bei der Einführung anderer Systeme, wie z.B. der SAP-Netzplantechnik, gezeigt hatten, ließ sich so die Optimierung in der Anfangsphase einfacher gestalten.

Die wohl größte Herausforderung aber bestand darin, ein Umdenken bei den Mitarbeitern zu bewirken – die Veränderungen mussten also zunächst im Kopf stattfinden. Es ging um die die Abkehr von den gewohnten Methoden des klassischen Projektmanagements wie Terminpläne, Prioritätslisten oder Meilensteine. Voraussetzung für die CCPM-Methodik ist es, dass die einzelnen Zeitpuffer entfallen. Stattdessen wird ein Gesamtpuffer an das Ende des Projektes gestellt, aus dem sich dann alle beteiligten Stellen bei Bedarf bedienen können. Die einzelnen Abteilungen mussten davon überzeugt werden, dass die neue Methode sicher und schneller zum Ziel führt, damit sie ihre als Sicherheit empfundenen, implizit im Terminplan enthaltenen Puffer aufgeben.

Pufferindex

Pufferindex

Neben dieser Bildung eines Gesamtpuffers ist ein zweiter Grundsatz der CCPM-Methode die Vermeidung von schädlichem Multitasking: Ein Projektschritt soll nicht zum frühestmöglichen Termin begonnen werden, sondern erst, nachdem sichergestellt ist, dass er unterbrechungsfrei abgearbeitet werden kann. Anhand der Bedienungsoberfläche der MILLIARUM Software kann der Anwender direkt erkennen, ob alle notwendigen Daten für den Start des nächsten Vorgangs vorliegen (Full Set). Auch für die jeweiligen Arbeitsschritte innerhalb der Fachabteilung gelten nicht mehr wie früher im Vorfeld festgesetzte Termine, sondern der Beginn wird kurzfristig nach Projektfortschritt und Pufferverbrauch gesteuert (Pufferindex).

 

Optimiertes Projektmanagement mit der CCPM MILLIARUM Software

Die Implementierung der neuen Software erfolgte nach einem ersten Kickoff im Rahmen von sechs jeweils zweitägigen Workshops, dazwischen fanden ein bis zwei WebEx-Meetings statt. Anschließend war das Kernteam in der Lage, die Endanwender eigenständig zu schulen. Gegenwärtig nutzen sieben Power-User und 30 Endanwender die neue Software; geplant ist, die Nutzung auf etwa 100 Mitarbeiter auszuweiten.

Der Support verbleibt vereinbarungsgemäß beim Softwareentwickler. Dessen Mitarbeiter loggen sich bei Meldung eines Problems direkt ins System ein, analysieren und beheben die Störung in kurzer Zeit. Einzelne Fragen zur Anwendung oder Konfiguration werden zügig per E-Mail oder auch telefonisch beantwortet, ohne dass eine umfassende kostenpflichtige Beratung anfällt.

Die Software ist mit den integrierten und automatisch aktualisierten CCPM-Fiebercharts inzwischen zum festen Bestandteil in der Projektsteuerung geworden. Es ist gelungen, schädliches Multitasking und somit auch die Überlastungen durch die Bearbeitung von zu vielen Projekten gleichzeitig zu vermeiden, dadurch verringert sich der Workload.

Die angestrebten Ziele konnten erreicht werden: Die Durchlaufzeiten wurden verkürzt, die Abwicklung der Projekte deutlich vereinfacht; das entlastet alle Abteilungen.

Für die Führungsebene geben die Ampelfarben der Projekte einen schnellen Überblick und zeigen auf, wo akutes Handeln notwendig ist. „Mit MILLIARUM und dem Multi-Projekt-Management-Chart sind wir in der Lage, für das Management einen aktuellen Gesamtstatus aus der Vogelperspektive abzubilden“, erläutert Albert Fischer. Nach seiner Einschätzung eignen sich die Lösungen von MILLIARUM vor allem für Unternehmen, die CCPM einführen wollen und dabei SAP-PS und Netzplantechnik bereits im Einsatz haben oder künftig einsetzen wollen – zumal MILLIARUM auch Expertise in diesen beiden Anwendungen mit einbringen kann: „Durch die Integration in SAP nutzt man alle Vorteile des SAP-PS und bekommt die Leichtigkeit der Bedienung mittels Web-Oberfläche dazu“, so Fischer.

Bei der KAPP NILES Gruppe soll die Software neben Coburg zunächst am Standort Berlin und später auch für weitere Bereiche, beispielsweise in der Produktentwicklung, eingesetzt werden.

 

Wir danken Anne Holmok (WORDFINDER PR) für diesen Anwenderbericht.

 

 

Weiterführende Informationen:       

www.kapp-niles.com
www.milliarum.com

 

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