Den Posteingang mit SAP Workflows und Cloud-Lösung optimieren?!

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Posted 16. April 2015 by Redaktion IT-Onlinemagazin in Geschäftsführer

Wir befragten Andreas Nowottka, Geschäftsführer der WMD Consulting GmbH, über die Möglichkeiten zur Optimierung und Automatisierung des Posteingangs, inklusive aller ankommenden E-Mails. Welche Vorgänge lassen sich mit definierten Regeln automatisch abarbeiten, welche SAP Prozesse kann man anstoßen und ab welchem täglichen Belegvolumen lohnt sich dieses Verfahren?

 

Herr Nowottka, der Posteingang, der immer häufiger auch per E-Mail erfolgt, ist für die meisten Unternehmen ein Horror. Die Bearbeitung der eingehenden Nachrichten erfordert viel Zeit und Aufwand. Was ist Ihre Idee, um das zu optimieren?

E-Mail Posteingang mit SAP WorkflowGenerell lassen sich eine Vielzahl dokumentenorientierter Vorgänge, insbesondere in den Kernprozessen eines Unternehmens, digital automatisieren. Zuvor ist es allerdings wichtig, alle Dokumente aus unterschiedlichen Quellen zentral zu erfassen und optimiert an die jeweiligen Zielsysteme weiterzuleiten. Mit unserer neuen Cloud-Lösung xSuite365 erfassen wir vom klassischen Papierdokument, über die E-Mail bis hin zum digitalen Datenaustausch alle Dokumente, analysieren diese inhaltlich und klassifizieren jedes Dokument.

So können die Dokumente nahezu vollautomatisch im Unternehmen zeitnah verteilt und anschließend weitere Vorgänge, die sich aus dem Dokument oder Nachricht ergeben, unverzüglich angestoßen werden. Das spart Zeit und beschleunigt viele unternehmenskritische Prozesse.

 

Für welche Arten von Nachrichten und Dokumente eignet sich Ihr Verfahren und wo sind die Grenzen?

Wir würden sagen, dass all die Dokumente für eine zentrale prozessorientierte Digitalisierung des Posteingangs interessant sind, hinter denen strukturierte Arbeitsabläufe stehen. Das sind in jedem Fall unternehmensrelevante Dokumente, die eine Bedeutung in den jeweiligen Kernprozessen des Unternehmens haben.

Dabei gibt es in jedem Unternehmen die typischen Dokumente aus der Buchhaltung, aber auch eine Vielzahl individueller oder auch branchenspezifischer Informationen und Dokumente.

 

Lässt sich auch gleich die weitere Bearbeitung im SAP System anstoßen?

Genau das ist ja die Motivation der xSuite 365, nämlich nicht nur Dokumente in der Cloud oder On-Premises zu erfassen und zu verteilen, sondern diese sofort in den nächsten Prozess-Schritt im Unternehmen zu übergeben oder diesen auch innerhalb von SAP zu steuern. Ein übersichtliches Monitoring sorgt zudem ständig für einen optimalen Überblick über Aufgaben, Prozesse und Status.

Ein typisches Beispiel ist der Rechnungsprozess, bei dem wir die zuvor komplett ausgelesene Rechnung an SAP übergeben, eine vorerfasste Rechnung erzeugen und den anschließenden Workflow regelbasiert innerhalb von SAP steuern. Ein anderes Szenario wäre beispielsweise das Auslesen eingehender Kundenbestellungen, bei denen anschließend im SAP SD-Modul die jeweiligen Aufträge angelegt werden.

Die xSuite365 ist dabei in der Lage nicht nur eigene digitale Prozesse abzuarbeiten, sondern auch mit bereits vorhandenen Workflow-Lösungen oder bestehenden ERP-Prozessen zu interagieren und somit nur den reinen Posteingang in bestehenden Lösungswelten zu automatisieren.

 

Ab welchem täglichen Volumen eingehender Nachrichten lohnt sich die Automatisierung … und warum bieten Sie auch eine Cloud-Lösung an?

In der Regel starten Kunden heute ab 15.000 – 20.000 Rechnungen im Jahr mit einer typischen Eingangsrechnungslösung. Es lässt sich dabei erahnen, dass die Anzahl aller Dokumente im Unternehmen wesentlich höher ausfällt. Diese Kunden werden unser System heute eher noch On-Premises oder in einem Hybrid Cloud-Szenario einsetzen.

Mit der xSuite365, unserer Lösung in der Cloud, wollen wir allerdings auch Kunden mit geringeren Belegaufkommen adressieren, die bis jetzt die vermeintlich zu hohen Einstiegskosten scheuen. Hierbei entfallen Anschaffungskosten für Hard- und Software als auch die Betriebskosten. Der Kunden zahlt lediglich die aktuelle Nutzung der Dokumentenverarbeitung und optimiert somit extrem kostengünstig seinen Posteingang – und viele seiner Prozesse, ohne hohe Anfangsinvestitionen und Folgekosten. Wir gehen aber davon aus, dass auch typische „On-Premises“-Unternehmen verstärkt in Zukunft zumindest Teillösungen wie xSuite365 aus einer gesicherten Cloud hinzubuchen werden.

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

 

 

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