Empfehlungen für CIO und die eigene SAP-Strategie

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Posted 15. April 2015 by Redaktion IT-Onlinemagazin in IT-Leiter

Wir interviewten Kurt Pikl, den ehemaligen CIO eines mittelständischen Marktführers in der Holzindustrie. Er blickt mit seinem Buch „Was ist denn nun mit der Henne und dem Ei?“ auf die SAP Fragen eines IT-Verantwortlichen, die CIO-Agenda und seine „lessons learnt“ zurück. Lesen Sie seine Erfahrungen zur Konsolidierung von IT-Landschaften, zu SAP Stammdaten, zu Innovationen und zum Umgang mit Hypes und Trends.

 

Herr Pikl, Sie waren 42 Jahre lang für die IT und damit auch für die SAP-Strategie bei Ihrem damaligen Arbeitgeber verantwortlich. Was waren die wichtigsten Herausforderungen für Sie?

Kurt PiklBei meinem Eintritt im Jahr 1966 hatte mein Dienstgeber ungefähr 100 Mitarbeiter an einem Standort – heute sind es 17 Standorte in Europa mit 7500 Mitarbeitern. Ich hatte also einerseits die Chance mit den Aufgaben zu wachsen – andererseits die Herausforderung, die vielen Neuerungen nicht zu verschlafen.

Als ich 1972 zum Programmierer ausgebildet wurde, war die IT-Welt doch sehr anders. Dieses Basiswissen ist mir aber bis zu meinem Pensionsantritt im Jahr 2008 immer zugutegekommen. Das war vermutlich auch die große Chance, gut funktionierende Prozesse aus der überschaubaren Umgebung in die Welt von SAP mitzunehmen beziehungsweise zu behalten.

Eine persönliche Herausforderung war sicher, in den 90er Jahren die selbst geschriebenen Cobol-Programme gegen ein umfassendes SAP-System zu ersetzen. Mauern zu überspringen ist nicht immer einfach – wenn man es jedoch schafft, ist es meist positiv. Ich habe daraus aber gelernt, mein Gegenüber zu verstehen, wenn es um die Diskussion von „ganz tollen Lösungen“ und „Change“ geht.

Aus dieser Anfangszeit kommt auch der Ansatz, dass Stammdaten (im weitesten Sinn) der „EDV gehören“ sollten. Die zweite ganz wichtige Lehre aus dieser Zeit ist, dass komplexe Prozesse dazu neigen, nicht zu funktionieren.

Das heißt: Die IT sollte nicht dazu benutzt werden, die Komplexität zu verwalten, sondern um die Komplexität zu verringern … was automatisch zur Überlegung von zentralen Strukturen führt. Der Ansatz gilt aber nicht nur für IT-Prozesse. Es gibt dazu eindeutige Management-Regeln: Was darf, was darf nicht zentralisiert werden? IT gehört definitiv dazu.

 

Wenn man über Jahre SAP Landschaften betreibt, stehen irgendwann Systemkonsolidierungen und Aufräumarbeiten an. Warum sind die für Sie wichtig und was haben Sie bei SAP-Konsolidierungen gelernt?

Die einfache Antwort dazu ist, dass es sich auszahlt: Fachlich, sachlich – aber und vor allem auch monetär. Die nicht ganz so einfache Antwort ist, dass Konsolidierung immer ein Beschneiden von Pfründen bedeutet. Ich hatte das Glück, das Vertrauen und den Rückhalt der Geschäftsführung zu bekommen, um eine Zentralisierung so umsetzen zu dürfen, wie es vermutlich nur ganz, ganz wenige CIOs machen dürfen und durften. Natürlich war das in einem Familienunternehmen und mit dem „Standing“ innerhalb der Firma ein wenig einfacher.

Gerade wenn es nun in Richtung SAP S/4HANA geht, wird es wohl wesentlich einfacher, neue Technologien zu nutzen, wenn bereits straff organisierte Prozess übernommen werden können. Echte Modifikationen waren und sind CIO-genehmigungspflichtig = werden nicht gemacht.

Ein provokanter Satz – zu dem ich aber nach wie vor stehe: „Wenn man sich für ein System wie SAP entscheidet, bestimmt die Software die Prozesse. Die Bandbreite in der man sich bewegen kann, ist ja ohnehin sehr groß. Wenn das nicht geht, hat man das falsche System gewählt!“

Nicht oder nur teilweise integrierte „Best-Practice“-Lösungen sind nur (sehr) selten einer integrierten Lösung im SAP und den nachfolgenden Systemen vorzuzuziehen. Der Integrationsaufwand steht (meist) in keinem Verhältnis zum Vorteil. Natürlich sind da die Fachabteilungen meist anderer Meinung …

 

Bitte ergänzen Sie diesen Satz: „Stammdaten sind für mich …“

Auch da wieder die einfache Antwort – Stammdaten sind die Basis aller Verarbeitungsschritte und vor allem der schlüssigen Auswertungen. Der Weg, die Stammdatenverwaltung als Teil des Angebotes der IT an die Organisation anzubieten, hat sich durchgängig bewährt.

Einerseits, weil Geschäftspartner und Materialstämme über die ganze Organisation gleich und eindeutig sind, andererseits weil die Expertise für stammdatenrelevante Anforderungen, wie Rechnungslegungsgesetz, SEPA, aber auch Stücklisten usw. aufgebaut wird.

Es ist für mich ja immer wieder erstaunlich, dass von CRM, SRM, zentralem Einkauf, Web-Shops gefaselt wird, ohne dass die Basisdaten systematisch und Dubletten-frei vorhanden sind.

Eine zentrale Entlastung der Systeme durch regelmäßiges Löschen der Karteileichen scheint mir wesentlich effizienter, als einfach nur Speicherplatz nachzuschieben und den unaufgeräumten Keller zu erweitern. Das muss aber zentral gesteuert, mit Stammdatenrichtlinien überwacht und mit den Fachabteilungen=Stammdatenverantwortlichen koordiniert werden.

Natürlich gibt es auch in diesem Bereich Diskussionen, es ist halt anstrengend, saubere Prozessschritte einzuhalten, die über einen Workflow auch noch nachvollziehbar sind.

 

Wenn Sie einen Blick in die Zukunft wagen, was kommt in den nächsten fünf bis zehn Jahren auf die SAP-Verantwortlichen zu?

Durch den Trend zu Mobilität, Cloud Computing und der generellen Erhöhung der Datenmengen, wird die Komplexität noch weiter erhöht. Wer noch nicht aufgeräumt hat, tut gut daran, diesen Prozess konsequent anzugehen und zu verfolgen.

Ein Umstieg auf SAP S/4HANA, SAP Fiori UX, Ariba, PLM, hybris Marketing und wie die schönen Dinge alle heißen, die in der „Pipeline“ sind, wird ja vermutlich nicht zu stemmen sein, wenn das mit nicht konsolidierten Systemen als Basis versucht werden soll. SAP HANA soll ja „Hasso Plattners new architecture“ heißen – es ist grundsätzlich gut, die R/3-Komponenten hinter sich zu lassen – das heißt, es wird wohl kein Weg daran vorbei führen.

Es ist richtig, dass IT „der Strom aus der Steckdose“ ist: sich um diesen Strom zu kümmern, sollte dem CIO kein Kopfzerbrechen mehr machen. Ob das Rechenzentrum selbst (on-premise), hybrid oder komplett in der Cloud betrieben werden soll, hängt wohl eher von der Firmengröße ab. Es wird aber nur funktionieren, wenn nicht erwartet wird, dass der Strom 285-287 V hat – die Standardspannung von 230 V +/- 10% muss den Umfang abdecken.

Die Herausforderung für die Führungskräfte in der IT ist, die Mitarbeiter der IT – mit dem Wissen um die Möglichkeit des eigenen Systems und dem zu erwerbenden Prozesswissen – für die Beratung der Fachabteilungen in der besseren Nutzung des SAP (aber auch anderer Systeme) – zu begeistern und notfalls umzuschulen. Das sündteure System SAP wird nach wie vor nicht so genutzt, dass der „ROI“ passt – da ist noch viel Potential für die Projekte unter der Leitung der IT. Das ist zwar eine allgemeine Aussage – dürfte aber wohl durchgängig passen.

Die Integration der EDV-Lösungen in der Produktion ist ein Bereich, der nach wie vor zu wenig Beachtung findet. Ob das nun Industrie 4.0 oder sonst irgendwie heißt, sollte nicht relevant sein. Die extrem wichtigen Produktionsdaten mit den administrativen Daten im SAP zu verbinden und über die Auswertung in Relation zu stellen, scheint mir eine wichtige Aufgabe zu sein. In diesem Bereich können auch die Mitarbeiter aus dem Support zeigen, was sie in der Strukturierung der administrativen EDV gelernt haben.

Produktion nach dem Prinzip der „Losgröße 1“ mit den Anlagen aus der Massenproduktion wird die Herausforderung werden, die nur mit effizienter EDV-Unterstützung der Produktion und Integration in die Planungsprozesse in SAP ermöglicht werden kann.

 

Abschlussfrage: Was empfehlen Sie IT-Leitern zum Umgang mit Innovation und Hypes?

Gemälde Konformismus copyright Kurt PiklAuch da wieder die einfache Antwort zuerst: Anschauen und evaluieren ja – das gehört zur Aufgabe – auf jeden Schmarrn aufspringen nein. Ich glaube es gilt, Prioritäten zu setzen – zuerst den Keller aufräumen, dann die bestehenden Systeme besser nutzen und sich erst dann den ganz tollen Dingen widmen, die es auf dem Markt gibt. Meines Wissens gibt es ja noch keine „Keller-Aufräum-App“ und die Hausaufgaben sind ganz traditionell zu machen.

Richtig allergisch reagiere ich aber auf den „Trend zur EDV der Fachabteilungen“! Ich finde, dass das der größte Unfug ist, den man uns einzureden versucht. Abgesehen davon, dass jemand, der den Geschirrspüler einräumen kann, noch lange kein Logistiker ist, kann von einer „Fachabteilung“ wohl nicht erwartet werden, dass er gute und schöne Dinge, die in seinem Bereich erfunden werden, auch anderen Ländern oder Abteilungen anbietet und die Umsetzung forciert. Die Integration in ein Gesamtsystem wird dem „Business“ wohl auch eher egal sein.

Ich befürchte aber, dass der Trend mehrere Ursachen hat – einerseits die personelle Ausdünnung der IT-Organisationen, um Kosten zu sparen – andererseits den Unwillen der IT-Verantwortlichen, von der „Erzeugung des Stroms“ auf die innovative Nutzung dieser Kraftquelle umzusteigen. Die Regel, dass es 10 – 12 Prozent der verfügbaren IT-Ressourcen für „Innovation“ geben soll, wird ja nicht mehr sehr heftig verfolgt. Ich habe nun das viel geschundene Wort der Innovation doch noch gebraucht – es würde aber zu weit führen, darüber zu philosophieren, was Innovation wirklich ist.

Es gilt also, als Dienstleister der Organisation das Angebot so zu gestalten, dass sich die „Fachabteilungen“ gut aufgehoben fühlen. Die Ressourcen in der IT müssen ausreichend sein, Projekte „in time“ und „in budget“ zu erfüllen, und um keine Frustrationen und Freiräume zu schaffen, die von der „Fachabteilung“ oder dem „Business“ genutzt werden und teilweise genutzt werden müssen, um in den geforderten Prozessen zu überleben.

Ich darf meinen ehemaligen Dienstgeber nach wie vor beraten – ich kann also bestätigen, dass der eingeschlagene Weg nachhaltig und das Gesamtkonzept schlüssig war und ist.

Vielleicht noch zum Abschluss – ich bin nun sechs Jahre in Pension. Bei den diversen Veranstaltungen diskutieren wir immer noch die gleichen Themen, wie vor zehn Jahren – eigentlich ein wenig deprimierend. Vielleicht passt da mein Leitspruch: „Wir müssen halt auch einmal schlucken – nicht immer nur kauen!“

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Das Interview führte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

 

Das Titelbild ist eine Gemälde von Kurt Pikl mit dem Titel „Konformismus“ – Vielen Dank für die freundliche Genehmigung zur Veröffentlichung – alle Rechte: Kurt Pikl.

 

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