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Die Vorteile von Excel und SAP miteinander verbinden: Das soll xls2erp erledigen. Nach Angaben des Herstellers Maack, Kaufmann & Partner GmbH ist es ein universell einsetzbares Werkzeug für Buchungen ins SAP FI Modul. Das Excel Add-in wurde zur Erstellung intelligenter Buchungsbelege, dezentralen Datenerfassung und als Import-Schnittstelle ins SAP-System (SAP Financials) entwickelt.
Zum Einsatz kommt es bei SAP-Anwendern in vielfältigen Szenarien und verschiedenen Abteilungen. Nicht nur in der Buchhaltung, sondern beispielsweise auch in der Personalabteilung zur Verbuchung der Personalkosten oder an Standorten ohne SAP Zugang, die Daten in die Zentrale liefern müssen.
Excel Dateien in SAP importieren und in SAP FI buchen
Das Prinzip ist einfach: xls2erp erzeugt aus Excel Dokumenten SAP Buchungsbelege. Entweder werden Excel Dokumente durch Export aus anderen Lösungen gefüllt, oder die zu verbuchenden Daten liegen bereits in Excel-Dateien vor. Vor dem SAP Import kann in der Vorverarbeitung die volle Funktionalität von Excel genutzt werden.
Bestehende Dateien müssen lediglich um xls2erp-Formeln ergänzt werden. Somit kann aus jeder Excel-Datei ein Buchungsbeleg erzeugt werden. Das Optimierungspotenzial klingt vielversprechend: Daten werden nur noch einmal erfasst und bestehende Dateien können weiterverwendet werden. Dadurch kann man Zeit einsparen und Fehlerquellen eliminieren.
SAP Excel Import: als SAP Schnittstelle nutzbar
Auf Nachfrage teilte uns der Schweizer Hersteller MKPG mit, dass Excel-Tabellen im Praxiseinsatz oft automatisch von Vorsystemen gefüllt werden. Das Add-in xls2erp fungiert dann als Schnittstelle. „Kunden lesen beispielsweise Kassen-Daten aus Frontsystemen oder Kreditkarten-Gutschriften in Excel ein, reichern sie dort an oder bereiten sie mit Formeln oder Makros auf und verbuchen Sie dann direkt ins SAP-System“, erläutert MKPG-Geschäftsführer Georg Kaufmann und ergänzt: „Auf das SAP-Customizing kann so in vielen Fällen verzichtet werden.“ Selbstverständlich durchläuft xls2erp die Standard-SAP-Berechtigungsprüfung. Buchungen sind damit nur möglich, wenn der Mitarbeiter dazu autorisiert ist.
Excel: Datenerfassung ohne SAP-Lizenz und offline
Ein weiterer Vorteil der Lösung dürfte sein, dass man für die Erfassung von Daten nur Excel benötigt. Eine SAP-Lizenz und die Verbindung zum SAP-System werden erst bei der Verbuchung benötigt.
Neben den Berechnungsmöglichkeiten mit Formeln, lassen sich mit Excel auch schnell Daten kopieren, bearbeiten und aufbereiten. Verarbeitet man Massendaten kann das einen großen Vorteil darstellen, beispielsweise wenn man Spesenbelege, Telefonrechnungen oder sonstige Betriebskosten auf Kostenstellen verteilen möchte. Die Vorerfassung kann dezentral durch Mitarbeiter ohne SAP-Knowhow erfolgen. Die Buchhaltung erzeugt mit diesen Daten direkt SAP FI Buchungsbelege.
SAP Export in Excel Dateien
Daneben bietet xls2erp – laut MKPG – noch weitere Funktionen, die das Leben des Buchhalters erleichtern sollen: Es können zum Beispiel Kontostammdaten, Kontosaldi, aber auch Einzelposten direkt aus SAP ins Excel exportiert werden und dort für Berechnungen und Auswertungen weiterverwendet werden.
Erleichterung der Arbeit in Fachabteilungen
Tools, die man variabel und in vielen Situationen einsetzen kann, sind im Allgemeinen schwer für eigene Einsatzmöglichkeiten zu bewerten. Deshalb baten wir den Anbieter um die Angabe von Szenarien, die sich auf andere SAP-Kunden und Fachabteilungen übertragen lassen. Genutzt wird xls2erp demnach beispielsweise als Modell zur Verwaltung der Abgrenzungsbelege mit automatischer Verbuchung, zur Übernahme von Eröffnungssaldo bei SAP Einführungen, für die Umsatzverbuchung von Außenstellen oder zur Berechnung von Urlaubsrückstellungen und deren Verbuchung. Auch sehr große Buchungsmengen mit mehreren tausend Buchungszeilen können verarbeitet werden. Dabei werden die Buchungszeilen automatisch auf mehrere Belege verteilt.
Um einen Praxisbericht zu erhalten, haben wir einen Referenzkunden nach seinen Einsatzgründen und dem betriebswirtschaftlichen Nutzen befragt. „Wir verwenden dieses Excel Add-in, um Massendaten in SAP zu erfassen. Die tägliche Erfassung der Umsätze, Banken oder Kreditkartenabrechnungen benötigt nur wenige Minuten. Eine manuelle Erfassung würde mehrere Stunden dauern. Diese Methode eignet sich für alle Transaktionen, welche im Excel verfügbar sind: so werden auch Kassen, Abgrenzungen etc. mittels xls2sap gebucht.
Durch den Upload von Daten aus bestehenden Excel Dokumenten ins SAP haben wir eine wesentliche Zeiteinsparung erzielt, was sich selbstverständlich auf die Personalkosten auswirkt. Zusätzlich konnte die Fehlerquote stark reduziert werden, da wir weniger manuell buchen müssen.
Uns gefällt besonders, dass bei uns jeder Buchhalter ad-hoc ein Upload File erstellen kann – und das in wenigen Minuten. Man braucht dazu keine speziellen Excel-Kenntnisse. Das Excel File lässt sich mit dem Upload gleichzeitig als Anhang zur Buchung im SAP hinterlegen – so hat man jederzeit den Buchungsnachweis zur Hand. Und es müssen weniger SAP Buchungsbelege erstellt werden, denn bestehende Excel Files können einfach übernommen werden“, fasst Salvatore Randazzo, Financial Controller Switzerland bei Mövenpick Hotels & Resorts, den Nutzen von xls2erp zusammen.
„Wenn das Tool einmal installiert ist, sind die Kunden innerhalb von Stunden produktiv. Auf Unterstützung von uns sind sie in der Regel nicht mehr angewiesen. Beim Austausch mit
unseren Kunden werden wir immer wieder selbst überrascht, wie vielfältig und intensiv unsere Kunden das Tool nutzen“, ergänzt Geschäftsführer Michael Maack.
Weiterführende Informationen:
EXCEL Informationen in SAP FI buchen: Produktbeschreibung xls2erp
