Gelangensbestätigung: 39% der SAP Anwender noch ohne Lösung

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Posted 17. Juni 2015 by Redaktion IT-Onlinemagazin in IT-Leiter

Eine “Gelangensbestätigung” muss für alle ins EU-Ausland gelieferten Waren nachgewiesen werden. Stand Mai 2015 haben 61% der SAP-Anwenderunternehmen die verbindlichen Anforderungen umgesetzt. 39% der Unternehmen haben noch keine Lösung gefunden – ihnen droht im schlimmsten Fall die Streichung des Vorsteuerabzugs für diese Lieferungen. Wir fragten nach Hindernissen, Lösungsmöglichkeiten, Kommentaren und wer dieses Thema in den Unternehmen treibt. 105 Mitglieder der SAP-Community nahmen an der Onlineumfrage teil und machten folgende Aussagen:

 

SAP Gelangensbestätigung

 

Gelangensbestätigung: SAP Integration bevorzugt

Etwas mehr als die Hälfte der Unternehmen (51 Prozent) hat eine Lösung im Einsatz, die in SAP integriert ist. Der Rest hilft sich fast zu gleichen Anteilen mit Nachweisen durch Speditionen oder Logistikdienstleister (17%), manuelle Nachverfolgung (16%) oder eine Softwarelösung ohne SAP Integration (16%).

 

Wie setzen SAP-Anwender die Gelangensbestätigung um?

Bei 44% der Unternehmen wird die Bestätigung automatisch mit den Lieferpapieren erzeugt. 33% der Unternehmen übermitteln die Bestätigung auf elektronischem Weg (EDI, XML). 5% nutzen eine Cloud-Lösung und 18% wenden eine andere Methode an.

Die Vielfalt der anderen Lösungsansätze ist sehr groß. Sie reicht von manuellen Ausdrucken und Formularen, PDF-Dokumenten, E-Mail Bestätigungen über periodenbezogenen Aufstellungen der Lieferungen pro Kunde in Form von Sammelbelegen.

Elektronisch generierte Dokumente ohne Unterschrift und Stempel mit allen Wareneingängen des Lieferanten und eine Bestätigung aus den abgerechneten Rechnungspositionen, die im Dialog verwaltet werden können, werden ebenfalls genutzt.

Holger Behrens, Vorstand des SAP Partners cormeta ag, empfiehlt: „Wir können hier nur raten, den zusätzlichen Aufwand so gering wie möglich zu halten und den Prozess wie auch die Dokumentation automatisiert und prüfsicher im SAP System integriert abzubilden.“ cormeta hat die IT-Onlinemagazin Umfrage fachlich unterstützt und gesponsert.

 

Was hindert SAP-Anwenderunternehmen die Gelangensbestätigung umzusetzen?

Knapp ein Drittel (32%) der Befragten konnte keine Angaben machen, was die Umsetzung der Gelangensbestätigung bisher verhindert hat. Fehlende Kapazität waren bei 21% der Teilnehmer der Haupthinderungsgrund, 20% hatten andere Prioritäten und weitere 20% noch keine passende Lösung gefunden. Die restlichen 7% gaben sich mit Workarounds zufrieden oder halten die Frachtpapiere für ausreichend.

 

Wie weit sind die Planungen fortgeschritten?

Unternehmen ohne Gelangensbestätigung-Lösung scheinen es nicht eilig zu haben, um das zu ändern. 39% sind aktuell in der Recherchephase und stellen erste Überlegungen an, 27% haben derzeit nichts geplant, 20% der Teilnehmer konnten zum Status der Planungen keine Aussage treffen. Jeweils 7% der Unternehmen sind mitten in der Realisierung oder haben bereits eine konkrete Umsetzungsplanung mit Terminen.

 

Unklare Zuständigkeit bei der Gelangensbestätigung

SAP Versand GelangensbestätigungWir fragten die Unternehmen, wer das Thema Gelangensbestätigung in den Unternehmen treibt. 9% wussten nicht, wer das Thema treibt, bei 11% der Unternehmen trieb es keiner voran. Bei je 26% kamen die Treiber aus „Logistik / Versand“ und der „IT“. Bei 28% der Teilnehmer hatte die „Finanzwesen / Kaufmännischer Bereich / Geschäftsführung“ den Hut für das Thema auf.

Ein Teilnehmer der Umfrage unterstrich dies mit seinem Kommentar: „Es gab bei uns viele Diskussionen um die Zuständigkeit – Fachbereich Finanzen oder Zollabteilung.“

Bei den Unternehmen, die bereits eine Lösung integriert haben, war die IT mit 36% die treibende Kraft des Vorhabens.

 

Was halten SAP-Anwender von der Gelangensbestätigung?

Die Emotionen kochen bei diesem Thema hoch. Sinnhaftigkeit und Aufwand werden beklagt. Wir haben einige Kommentare zu unserer Aufforderung „Was ich schon immer einmal zur Gelangensbestätigung sagen wollte …“ ausgewählt:

Einerseits ist die Unsicherheit hoch und die Bewertung der Dringlichkeit sehr unterschiedlich:

  • „Sie ist weiterhin nicht notwendig.“
  • „Es gibt irgendwie kein keine rechtsverbindliche Aussage, wie die Gelangensbestätigung umgesetzt werden muss“
  • „Hätte eine Lösung im Standard von SAP erwartet.“
  • „SAP Standard bietet die Lieferempfangsbestätigung zur Lösung des Problems.“
  • „Ich wünsche mir die Zollabwicklung zurück. Inzwischen ist der Export ins Drittland einfacher und die Prozesse sind sicherer.“

Einigkeit herrscht beim Missmut zur Regelung und beim hohen Umsetzungsaufwand:

  • „Bürokratischer Unsinn. Rücklauf nicht zufriedenstellend!“
  • „Das Verfahren erzeugt erheblichen Mehraufwand im Unternehmen, ohne einen wirtschaftlichen Nutzen gegenüber der alten Regelung zu erhalten. Zudem ist im Ausland diese „deutsche“ Regelung meist nicht bekannt und erzeugt dort oft Misstrauen.“
  • „Trotz einiger Erleichterungen verstärkter Administrationsaufwand und inhaltlich in der Realität weiterhin unpraktikabel.“

 

Bewertung der Ergebnisse

Helge Sanden, IT-Onlinemagazin Chefredakteur, bewertet die Situation in der SAP-Community so: „Die Gelangensbestätigung ist für SAP-Anwenderunternehmen eine lästige Pflichtaufgabe. Da sie keinen Nutzen bringt, wollen Unternehmen die Anforderungen möglichst einfach umsetzen und trotzdem bei der nächsten Umsatzsteuerprüfung auf der sicheren Seite sein.

Mich wundert, dass rund zwei Drittel der Unternehmen, die noch keine passende Lösung haben, nichts planen oder gerade erst recherchieren. Das wirtschaftliche Risiko könnte für viele Unternehmen hoch sein, wenn sie das Thema aussitzen wollen. Kritisch könnte es auch für die eingesetzten Workaround und eigene Verfahren werden, wenn sie im Prüfungsfall nicht von den Finanzbehörden akzeptiert werden. Zusätzlich ist hinderlich, dass die Zuständigkeit für viele Unternehmen offenbar nicht auf der Hand liegt.“

 

Empfehlung für SAP-Anwenderunternehmen

Ralf Weinmann, Leiter Marketing & PR der cormeta ag, kommentiert die Umfrageergebnisse wie folgt: „Mindestens für die 39 % SAP-Anwenderunternehmen ohne Lösung besteht schon für den Jahresabschluss 2015 die Gefahr von Steuernachzahlungen. Da die technische Umsetzung der Gelangensbestätigung immer auch das SAP-System betreffen wird, empfehlen wir IT-Verantwortlichen die Kommunikation und den Entscheidungsprozess im eigenen Unternehmen zu initiieren, die Verantwortlichkeiten gemeinsam zu definieren und die Umsetzung dann fachlich zu unterstützen.

Wenn man die am Markt erhältlichen Lösungen unter den Aspekten SAP-Integration, Realisierungsaufwand und Rechtssicherheit evaluiert, wird man Unterschiede feststellen. Es gibt tief integrierte Lösungen, die mit sehr wenig Aufwand realisierbar sind. Als IT-Verantwortlicher kann man damit elegant einen positiven Beitrag für das Unternehmen leisten.“

 

 

Weiterführende Informationen:

Gelangensbestätigung für SAP-Anwenderunternehmen (cormeta)

 

 

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