Können EVU mit SAP Lösungen und Prozessdienstleistungen Kosten sparen und Vertrieb und Service optimieren?

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Posted 27. September 2013 by Redaktion IT-Onlinemagazin in Geschäftsführer

Interview mit Alexander Rockel, Experte für Prozessdienstleistungen und Geschäftsführer von EVU-Service 24 GmbH, über die aktuellen Herausforderungen in der Energiewirtschaft und mögliche Lösungen mit Hilfe von SAP Produkten.

Stadtwerke und andere regionale Energieversorger (EVU) haben in den letzten Jahren einen starken Wandel erlebt. Hatten sie früher eher ihre Tätigkeitsschwerpunkte rund um das Netz, kümmern sie sich heute vorrangig um Vertrieb und Servicedienstleistungen für die jeweiligen Angebote. Was bedeutet dieser Wandel für die Ausrichtung der Unternehmen? Lassen sich Kosten der Routineprozesse, zum Beispiel der Verbrauchsabrechnung, optimieren? Welche Prozesse eignen sich zur Abwicklung durch Shared Service Dienstleister? Ein Experte kommt zu Wort:

Warum stehen die kleinen und mittleren Energieversorgungsunternehmen und Stadtwerke unter hohem Kostendruck?

EVU Prozessdienstleistungen SAP Alexander RockelAlexander Rockel: Die gesamte Kommunikation zwischen den Netzbetreibern und den Energievertrieben wird von der Bundesnetzagentur (BNetzA) mit vorgegebenen Prozessen geregelt. Diese Prozesse unterliegen halbjährlichen Änderungen. Das führt in der Regel auch zu Systemanpassungen. Ferner kommen stetig neue Themenbereiche und Prozesse hinzu. Demzufolge sind Effizienzsteigerungen schwierig zu erzielen. Kombiniert mit zunehmenden Reporting Anforderungen der BNetzA bedeutet dies einen zusätzlichen Zeitaufwand. Hieraus resultiert gegebenenfalls ein Mehrbedarf an Mitarbeitern, was zu Kostensteigerungen führt. Und das in einem Marktumfeld, das von starkem Wettbewerb und somit stark abnehmenden Margen geprägt ist. Diese Kombination baut den Druck bei den Stadtwerken auf.

Arbeitsintensive Routineaufgaben bei allen Energieversorgungsunternehmen sind die Verbrauchsabrechnung und der Lieferantenwechsel. Welche Optimierungspotenziale sehen sie in diesen Bereichen?

Meine Erfahrungen haben gezeigt, dass eine Spezialisierung der Mitarbeiter auf einzelne Prozesse ein hohes Optimierungspotential birgt. Da die Mitarbeiter nicht zwischen den Prozessen wechseln müssen und diese sehr gut kennen, ist deren Abarbeitung in kürzest möglicher Zeit gewährleistet. Sich wiederholende Fehler müssen schnellstmöglich erkannt werden, um die Nachbearbeitung weitgehendst zu reduzieren. Dies muss durch ein entsprechendes Monitoring sicher gestellt sein. Des Weiteren ist zu prüfen, ob ein auf den ersten Blick teureres System mit einer höheren Prozessautomatisation, z.B. das SAP IS-U, wirtschaftlich insgesamt günstiger ist als ein Mehrbedarf an Personal bei weniger automatisierten Systemen.

Regionale Energieversorger versuchen, mit der Gründung eigener Abrechnungsgesellschaften oder dem Outsourcing ganzer Prozesse (BPO) die Kostensituation und Qualität zu verbessern. Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht?

Allgemein kann man sagen, dass Optimierungseffekte mit der Gründung solcher Gesellschaften nur erzeugt werden können, wenn die Anteilseigener sich auf einen gemeinsamen Weg verständigen und ihre Prozesse harmonisieren. Basis sollte ein Abrechnungssystem mit einem möglichst hohen Automatisierungsgrad für alle sein.

Durch das Outsourcing gesamter Prozessketten wird die Abwicklung der Prozesse vollständig auf einen Dienstleister übertragen, der auf diesem Gebiet Spezialist ist und somit Optimierungen und Kosteneinsparungen erzielen kann. Dies liegt darin begründet, dass die Anbieter von Abrechnungen und Prozessen höher automatisierte Systeme (Workflows) zur Verfügung haben, wodurch die IT-Kosten pro Zählpunkt gesenkt werden können. Die Kostensenkung, trotz teurerem System, ist in der hohen Anzahl der Zählpunkte begründet.

Was empfehlen Sie denn Versorgern, die sich Gedanken über das Outsourcing machen. Welche Prozesse eignen sich aus Ihrer Sicht besonders für das Business Process Outsourcing (BPO) bei Energieversorgern?

Outsourcingfähig sind im Prinzip alle Massenprozesse. Das sind beispielsweise die Stammdatenpflege im Netz und im Vertrieb, die gesamte Marktkommunikation, die Anlage von Neukunden, Geschäftspartnern und Geräten, die Abrechnung im Netz und Vertrieb, das Forderungsmanagement aber auch das Bearbeiten von unklaren Sachverhalten und die Beantwortung von Kunden- und Geschäftspartneranfragen. Im Vorfeld sollten die Versorger ihre detaillierten Anforderungen mit den Dienstleistern anstimmen. Auf dieser Basis kann ein tragfähiges Gesamtkonzept mit sämtlichen relevanten Geschäftsprozessen erarbeitet werden.

Welche Möglichkeiten zur Optimierung sehen Sie beim Vertrieb und der Kundenbetreuung?

Ich befürchte, dass der zunehmende Druck auf die Margen, die steigenden Prozesskosten und die kürzer werdenden Fristen es notwendig machen, die Angebote für die Kunden zu standardisieren. Sonderwünsche werden kurzfristig kaum noch darstellbar sein. Das führt dazu, dass auch diese Prozesse zunehmend outgesourct werden können. Letztendlich werden die Vertriebe sich zunehmend andere Produkte bzw. Produktkombinationen neben Strom und Gas suchen, die dem Endkunden einen Mehrwert liefern.

Alternativ kann es sinnvoll sein, dass sich die Energieversorger auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und die Massenprozesse an Spezialisten outsourcen. So bleibt ihnen genug Zeit für Neukundengewinnung und Kundenbindung.

Vielen Dank für das Interview.

Das Interview führte Helge Sanden.

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