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Die Wichtigkeit von Projektmanagement Standards und Qualifikationsmaßnahmen ist mittlerweile in den IT-Abteilungen vieler Unternehmen angekommen. Ein durchgängiges Anforderungs- und Änderungsmanagement wird in IT Projekten jedoch noch vergleichsweise selten gelebt.
Eine Ursache könnte sein, dass der finanzierende Fachbereich das Durchgriffsrecht für situative Prioritätsänderungen in seinen Projekten behalten will. Dadurch wird das Schießen auf „bewegliche Ziele“ möglich, was den wirtschaftlichen Erfolg von Projekten jedoch in der Regel gefährdet. Aber die Gründe für den Verzicht auf Anforderungs- und Änderungsmanagement sind sicherlich vielschichtig.
Agiles Projektmanagement erzeugt Illusion
Anforderungen klar und verbindlich zu definieren, kostet Zeit und wird als unattraktive Arbeit gerne vernachlässigt. Agiles Projektmanagement kommt in dieser Hinsicht vielen Auftraggebern wie gerufen, weil sie einerseits an die Hand genommen werden und gleichzeitig meinen, das lästige Thema „wegdelegieren“ zu können. Was sie dabei jedoch gerne vergessen: Trotzdem müssen sie eine klare Linie verfolgen, Zeit und Interesse investieren, aktiv im Projekt mitarbeiten und Entscheidungen treffen – und wissen was sie wollen. Bei häufigen Anforderungsänderungen oder Widersprüchlichkeiten sind beidseitige Enttäuschungen und Schuldzuweisungen vorprogrammiert.
Erfolgsfaktoren: Strategischer Umgang mit Anforderungen und Änderungen in IT-Projekten
Patentrezepte für einen Projekterfolg gibt es nicht, denn gerade der Umgang mit Anforderungen und Änderungen ist unter anderem von der Projektorganisation und dem politischen Umfeld abhängig. Es haben sich jedoch einige Erfolgsfaktoren herauskristallisiert:
Dokumentation der Anforderungen
Da haben wir es wieder: Um diese Arbeit kommt man leider nicht herum. Kann ich nicht formulieren, welche Prozesse durch die zu schaffende Lösung unterstützt werden sollen, welche Dokumente, Daten und Informationen einfließen und was ich von einer Lösung erwarte, ist niemand in der Lage, sie zu verstehen, den Aufwand abzuschätzen und sie zu bauen. Nochmal: Das ist unabhängig davon, ob ich ein Projekt agil oder klassisch manage.
Entscheidungen treffen und Entscheidungskriterien dokumentieren
Je größer das Unternehmen ist, desto schwieriger wird es, die Hierarchieebenen zu einer Entscheidung zu bewegen. Die wertvolle Projektzeit läuft währenddessen jedoch weiter und unangenehme Entscheidungen verursachen politische Absicherungen, Konflikte und kosten Geld. In kleinen Organisationen geht das einfacher, hier wird einfach entschieden und dann gemacht. In beiden Fällen ist es wichtig, die Entscheidungen und die Kriterien zu dokumentieren, warum etwas so oder so entschieden wurde. Das macht die Entscheidungen verständlich für die Betroffenen, die eine Anforderung gestellt haben oder später mit der Entscheidung in ihrer täglichen Arbeit leben müssen.
Änderungen von Anforderungen beobachten und systematisch verfolgen
Viele Projekte dauern so lange, dass sich zwischen Auftragsvergabe und Fertigstellung die Anforderungen bereits geändert haben. Bei komplexen Projekten ist das die Regel. Umso wichtiger ist es, die Auswirkungen geänderter Rahmenbedingungen, Voraussetzungen, Annahmen oder Anforderungen zu bemerken und zu bewerten. Das setzt Erfahrungen, systemisches Denken und einen definierten Prozess voraus, den man bisher in wenigen Unternehmen vorfinden kann. Dieser Prozess sollte mindestens die Schritte Identifikation, Bewertung und Maßnahmenempfehlungen beinhalten.
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„Das aktive Management von Anforderungen und Änderungen in IT Projekten ist oft unterrepräsentiert. Mit höherer Aufmerksamkeit und einem festen Prozess kann man bessere Projekte realisieren und zufriedene Auftraggeber erleben. Wenn Sie Qualifizierungsmaßnahmen für sich oder Ihr Projektteam planen oder immer wieder Projektkrisen bewältigen müssen, nehmen Sie gerne mit mir Kontakt auf. Projektteams und IT-Organisationen können von erprobten Qualifizierungskonzepten und praxisnaher Ausbildung profitieren“, fasst Projektmanagement-Trainer und -Coach Helge Sanden seine Erfahrungen zusammen.
Kontaktdaten:
Sanden Unternehmensberatung GmbH – Helge Sanden
Tel. 05121 2889674 oder info [at] sanden.de [/box_light]
