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Die BORSIG GmbH hat ihr Alt-Archiv modernisiert und über 300.000 Archivdatensätze automatisiert migriert. Heute nutzt das Unternehmen nach eigenen Angaben eine wartungsarme und schlanke Lösung für SAP-bezogene Dokumente. Das Projekt wurde mit Produkten von KGS Software und gemeinsam mit der COMLINE AG durchgeführt.
Als die Storage-Landschaft bei BORSIG turnusgemäß eine Auffrischung erfuhr – neue Blade-Server wurden eingeführt und daran angeschlossen ein HP EVA 6350-System – wollte das Traditionsunternehmen in diesem Zug auch die SAP-Archivierung auf moderne Füße stellen. Die bisherige Archivsoftware IBM CommonStore for SAP übernahm als Middleware die Kommunikation zwischen SAP und dem Ablagesystem Tivoli Storage Manager (TSM). An SAP war das IBM-Archiv über ArchiveLink angebunden.
Reduzierung von Komplexität und Wartungsaufwand
Für die IT-Abteilung von BORSIG, die vor kurzem von vier auf drei Mitarbeiter reduziert worden war, wäre der weitere Betrieb dieser Archivlandschaft nach eigenen Angaben zu aufwändig gewesen. Bei jeder Systemänderung musste ein externer Dienstleister beauftragt werden.
„Ich möchte unsere IT-Systeme aber selbst beherrschen und auch kurzfristig auf Neuanforderungen eingehen können“, wünschte sich Axel Dunkhorst, IT-Leiter bei BORSIG. Eine schlanke und wartungsarme Lösung zur Archivierung der SAP-bezogenen Dokumente war deshalb gefragt.
Entscheidung für Middleware statt dediziertem Archivsystem
Externe Archivsysteme haben Vorteile, sind jedoch in der Regel teuer und benötigen eine externe Server- und Datenbankinfrastruktur. Diese Option schied aus, weil BORSIG eine IT-Verschlankung anstrebte. Stattdessen wurde eine Middleware gesucht, die zwischen dem SAP-System, der neuen HP EVA und der damit kombinierten iCAS Archiv- und Verschlüsselungssoftware von iTernity vermittelt.
Im Verlaufe dieser Überlegungen entschied sich BORSIG mit dem Datacenter Consulting ihres IT-Lösungspartners Comline AG für den Einsatz der Produkte der KGS als neue Archivierungslösung. Sie benötigt keinen eigenen Archivserver und externe Datenbanken und übernimmt die Funktionalitäten des bisherigen Archivs.
Geräuschlose Migration der ArchiveLink-Repositories
Den Wechsel zum neuen Archiv absolvierte BORSIG mit dem Migrationstool von KGS, das über ArchiveLink an das SAP-System angebunden war: per Weboberfläche konnte Axel Dunkhorst die Migration monitoren und entscheiden, welcher Dokumentenstapel als nächstes übertragen werden soll. Während der Migration entscheidet die Software, ob bei Recherchen noch auf Altdaten oder bereits migrierte Daten zugegriffen werden muss und liefert die Ergebnisse an SAP. Innerhalb einer Arbeitswoche wurden 300.000 Eingangsrechnungen aus CommonStore for SAP in die neue Archivlösung überführt.
Vertrauliche Personalunterlagen in eigener Instanz
Zusätzlich mussten 30.000 Personalakten migriert werden, die BORSIG aufgrund der Vertraulichkeit von Personalunterlagen sowohl im SAP-Umfeld und im Archiv getrennt von den Restdaten (Controlling, Logistik, Finanzwesen…) aufbewahrte. Auch in der neuen Landschaft wurde eine zweite Instanz angelegt und die Daten mit dem Migrationstool übertragen. Daneben gab es weitere Datenspeicher, u.a. für Zeichnungen, die BORSIG mit SAP-Bordmitteln für „Content Relocate“ überführte.
Dokumentenablage entlang der Geschäftsprozesse
Zur Vereinfachung der Geschäftsprozesse sollen Dokumente unterschiedlichster Quellen (Scan-, Fax-, E-Mail-, Filesysteme, externe Output-Management- oder Legacy-Systeme) in SAP nutzbar gemacht werden. Im ersten Schritt wurden zwei separate Eingangskanäle mit verschiedenen Scanlösungen abgedeckt: ein Prozess zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen und einer für Personaldokumente. Eine Routing-Software von KGS holt sich den Output der Scansysteme im Filesystem ab und archiviert ihn.
Weitere eingehende Dokumente sind Materialzeugnisse: Von seinen Lieferanten erhält BORSIG in großer Stückzahl Bescheinigungen über zugestellte Materialien, die archiviert werden sollen. Diese Dokumente werden gescannt und über Dokumenteninfosätze – mit der Materialnummer als Objektverknüpfung – an den SAP-Materialstamm angehängt. Auch Lieferantenzertifikate werden archiviert.
Ziel: Verzicht auf Papieroriginale
Die gesamte Archivlösung will BORSIG durch ihre Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG zertifizieren lassen. Dann will sich das Unternehmen auch von den Papieroriginalen trennen, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben bis zu zehn Jahre aufgehoben werden müssen und bislang noch die Regale füllen.
