Persönliches Zeitmanagement trotz Smartphone und Social Media

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Posted 15. August 2012 by Redaktion IT-Onlinemagazin in Projektleiter

Wie hole ich das Optimum aus meiner Arbeitszeit heraus? Diese Frage zum persönlichen Zeitmanagement stellen wir uns spätestens dann, wenn wir mal wieder einen vollen Schreibtisch, einen unbearbeiteten Posteingang und eigentlich schon Feierabend haben.

Unsere Ablenkungsmöglichkeiten sind dank Social Media und Smartphones noch vielfältiger geworden, so dass neben Meetings und Telefonkonferenzen eigentlich kaum noch Arbeitszeit übrig bleibt, um die eigentlich wichtigen Dinge zu erledigen.

Erfolgsfaktoren Zeitmanagement

Erfolgsentscheidend für ein gutes Zeitmanagement ist:

  • Fokus behalten und nicht verzetteln
  • Prioritäten festlegen: dringend – wichtig – delegieren
  • Qualitätsanspruch festlegen: erstklassig – gut – delegieren
  • Wichtige Aufgaben konzentriert am Stück bearbeiten
  • „sometimes-off“ statt „always-on“: Eigene Kernarbeitszeiten schaffen
  • Mit Monats-, Quartals- oder Jahresplan langfristige Aufgaben nicht aus den Augen verlieren
  • Bei der Erledigung der wichtigen Aufgaben durch nichts ablenken lassen

Arbeitstag intelligent strukturieren

Gutes Zeitmanagement für Führungskräfte wichtigAuf dieser Basis skizzieren wir einen Vorschlag für einen intelligent strukturierten Arbeitstag:

8:00 – 9:30 Uhr: Erste Kernarbeitszeit für wichtige Aufgaben
In dieser Zeit sind noch nicht alle Kollegen und Kunden im Büro. Telefone, E-Mail und alles was ablenken könnte: ausschalten. Auch die Bürotür bleibt zu. Sie arbeiten 60-90 Minuten am Stück an einer oder zwei wichtigsten Aufgaben. Danach prüfen Sie Ihren Posteingang und lesen die wichtigsten E-Mails.

9:30 – 9:45 Uhr: Smalltalk
Zeit für einen Kaffee und im persönlichen Gespräch mit Kollegen, beim Surfen oder per XING, Facebook oder Google + kommen Sie Ihren „sozialen“ Bedürfnissen nach.

9:45 – 11:00 Uhr: E-Mail, Telefonate und Managementaufgaben
Bearbeiten Sie Ihre E-Mails, delegieren Sie Aufgaben an Kollegen, rufen Sie ihre Kunden an, holen Sie den Status von Kollegen ein, räumen Sie Steine aus dem Weg, machen Sie alles, was für eine bessere Zusammenarbeit und den Erfolg Ihres Teams, Projekts oder Unternehmens notwendig ist.

11:00 – 12:00 Uhr: Regeltermine zur Abstimmung
Der Vormittag ist fast um, und jetzt reicht die Energie gerade noch für regelmäßige Meetings und Abstimmungstermine. Legen Sie die Sitzungen vor die Mittagspause, denn das beginnende Hungergefühl sorgt für ein natürliches Ende des Meetings.

12:00 – 13:00 Uhr: Mittagspause
Mit einem Mittagessen außerhalb der Firma sorgen Sie für eine unbewusste Erholungsphase. Das Mobiltelefon ist lautlos und E-Mails werden nicht abgerufen. Andere Menschen, andere Eindrücke und andere Emotionen lassen Sie abschalten und sorgen für geistige Erholung. Sofern möglich ergänzt ein kurzer Spaziergang die Mittagspause um körperliche Bewegung.

13:00 – 14:00 Uhr: E-Mails und Routineaufgaben
Seit 11:00 Uhr sind sicher einige neue E-Mails eingetroffen und viele andere noch nicht bearbeitet. Jetzt ist die Zeit für deren Bearbeitung und es gilt Routineaufgaben zu erledigen, denn für Kreativität ist nach der Mittagspause bei vielen Menschen kein Platz.

14:00 – 14:45 Uhr: Zeit für Gespräche, Abstimmungen und Telefonate
Je nach Aufgabengebiet müssen Sie sich jetzt um weitere Abstimmungen, Telefonate, Kontaktpflege und Recherchen kümmern. Hier ist auch wieder Platz für die „sozialen“ Netzwerke.

14:45 – 15:00 Kaffee oder frische Luft für die Zielgerade
Zeit für einen „Boxenstopp“ kurz vor der Zielgeraden. Holen Sie sich einen letzten Energieschub mit einer kurzen Auszeit. Kurz auf den Balkon oder vor die Tür. Ein privates Telefonat oder ein privater Plausch unter Kollegen schafft Abstand und macht den Kopf frei, denn jetzt können Sie noch einmal „Gas geben“!

15:00 – kurz vor Arbeitsende
Erledigen Sie in dieser zweiten Kernarbeitszeit die kurzen Aufgaben des heutigen Tages. Alles was noch dringend fertig werden muss, die schnell abzuschließenden Aufgaben oder Entscheidungen.

Stellen Sie hier länger dauernde Aufgaben fest, entscheiden Sie, ob sie diese morgen früh in Ruhe bearbeiten können und schaffen Sie jetzt lieber die kurzen Aufgaben, damit nicht so viel für morgen übrig bleibt und Sie das Gefühl haben, heute fast alles geschafft zu haben. Das ist Psychologie: Eine Aufgabe die eine Stunde dauert, belastet nicht so viel wie zehn Aufgaben, die in Summe eine Stunde dauern.

Arbeitsende
Zum Ende des Arbeitstages planen Sie die wichtigen Aufgaben, die sie morgen erledigen wollen. Gucken Sie auch auf Ihre langfristigen Aufgaben und entscheiden, wozu Sie morgen am besten Ihre wertvolle Zeit einsetzen wollen. Legen Sie sich alles was Sie morgen dafür benötigen schon bereit. Damit schließen Sie den Tag. Auf dem Weg nach Hause schalten Sie ab und freuen sich auf den verdienten Feierabend.

 

Unsere Fragen an Sie:

Wie organisieren Sie Ihre Arbeitszeit?
Bleibt Ihr Smartphone nach Feierabend aus?
Was hat sich bei Ihnen bewährt?

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