Praxisbericht: Bohrenfeldt optimiert KANBAN Logistik Service mit eEvolution

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Posted 16. August 2013 by Redaktion IT-Onlinemagazin in Geschäftsführer

Schrauben BohrenfeldtDie BV Bohrenfeldt GmbH mit Sitz in Jena vertreibt seit 1997 Verbindungselemente, wie Schrauben und Normteile in Edelstahl, Stahl, Messing, Polyamid, Titan und Holz, und ist ein wichtiger Lieferant für Industrie und Handwerk in der Region. Das Sortiment umfasst rund 120.000 Artikel, darunter auch Sonderanfertigungen in kleiner Stückzahl für die Hightech-Industrie. Neben einem umfangreichen und hochwertigen Sortiment ist dem Inhaber Jörg Bohrenfeldt insbesondere die Zuverlässigkeit, Fachkompetenz und Kundenzufriedenheit wichtig.

Das zeigt sich in den Serviceangeboten für die mittelständischen Kunden. Seit der Unternehmensgründung entwickelt das Handelsunternehmen seine Einkaufs- und Kundenprozesse mit dem Dresdener Softwarehaus CUSH und der Unternehmenssoftware eEvolution weiter und optimiert sie vorrangig aus Kundensicht. Einen besonders hohen wirtschaftlichen Nutzen liefert die IT-Lösung nach Aussage Bohrenfeldts bei der Unterstützung eines KANBAN Lieferservices für die Kunden aus der Maschinenbau Industrie und bei der automatischen Ablage der Lieferscheine in der Kundenakte.

Unternehmenssoftware eEvolution unterstützt die KANBAN Belieferung

Bohrenfeldt bietet seinen Industriekunden Möglichkeiten zur Optimierung und Kostensenkung in ihren Produktionsprozessen, indem es die Lagerung und das Management der C-Teile, verbunden mit einer „just-in-time“ Lieferung „auf Abruf“ für seine Kunden übernimmt. Dieses Prinzip nennt man KANBAN. Das Handelsunternehmen stellt seinen Kunden dafür KANBAN-Regale zur Verfügung und füllt diese genau dann mit Schrauben, Muttern und anderen Normteilen, wenn sie für die Produktion benötigt werden.

Die Lagerkosten werden auf den Zulieferer übertragen, der die Beschaffung, die Qualitätssicherung und das Handling übernimmt. Was so einfach klingt, erfordert straffe Prozesse und ein leistungsfähiges IT-System, da das vom Kunden abgerufene Material in der Regel bereits am nächsten Tag im Produktionsprozess benötigt wird.

Kurze Lieferzeit erfordert hohe Automatisierung bei der Bestellung

Einige Bohrenfeldt Kunden melden Ihren Materialbedarf mittels Handscannern: Sie scannen den Artikelnummer-Barcode der benötigten Produkte, passen gegebenenfalls die Liefermenge von Hand an und übermitteln die Bestelldaten dann automatisch an die eEvolution Lösung. Dort wird sofort ein Auftrag angelegt und bereits wenige Sekunden später kann die Kommissionierung beginnen. Im Idealfall ist bereits wenige Minuten danach die Lieferung – samt Lieferschein – versandfertig zusammengestellt. DPD übernimmt den Transport zum Kunden, der spätestens am nächsten Tag die bestellte Ware geliefert bekommt und sofort in der Produktion verwenden kann. Andere Kunden haben direkten Zugriff auf das Lagersystem und können darin Bestellungen für das benötigte C-Material auslösen. Auch hier werden dann automatisch Aufträge angelegt und der gleiche Prozess angestoßen, wie zuvor beschrieben.

Außendienst übernimmt die Bestellung für den Kunden

KANBAN Logistik mit UnternehmenssoftwareAls dritte Möglichkeit stellt Bohrenfeldt seinen Kunden Regale und Sichtlagerkästen zur Verfügung, die vom eigenen Außendienst bestückt werden. Bei den regelmäßigen Kundenbesuchen wird der Materialbedarf mittels Handscanner am KANBAN Regal für den Kunden erfasst. Dabei kommen in der Regel zwischen 250 und 350 Bestellpositionen zusammen, die bei der Rückkehr ins Unternehmen automatisch von der IT verarbeitet werden. Nachdem die Stückzahlen auch hier gegebenenfalls manuell angepasst wurden, erfolgt die automatische Bearbeitung, die üblicherweise mit der Auslieferung durch den Außendienst und der Einsortierung ins Regal endet.

„Diese drei Bestellmöglichkeiten werden von unseren Kunden geschätzt. Sie tragen zu einer hohen Kundenbindung bei und die KANBAN Prozesse haben wir über die letzten Jahren mit CUSH und der eEvolution Lösung kontinuierlich optimiert“, freut sich Jörg Bohrenfeldt, Gründer und Geschäftsführer des gleichnamigen Unternehmens.

Automatische Ablage von Lieferscheinen in der Kundenakte

Auch die internen Prozesse wurden in der Vergangenheit permanent optimiert. Besonders elegant ist die Ablage der Lieferscheine gelöst. Während der Auftragsbearbeitung wird die Auftragsnummer als Barcode auf den Lieferschein gedruckt. Bei der Auslieferung werden die Lieferscheine von den Kunden unterschrieben und später im Unternehmen an zentraler Stelle gescannt. Durch den Barcode kann jeder Lieferschein automatisch der jeweiligen elektronischen Kundenakte zugeordnet werden und steht damit allen Mitarbeitern für spätere Informationszwecke zur Verfügung. Bei rund 1.600 bis 1.700 Lieferscheinen pro Monat ist die Nutzung dieses Verfahrens, laut Aussage von Jörg Bohrenfeldt, eine große Hilfe und spart Kosten.

Schnelle telefonische Auskunftsfähigkeit und Auftragsannahme

Die Kunden und der Vertriebsinnendienst profitieren ferner von einer Anbindung der Telefonanlage an die eEvolution Lösung: Ruft ein Kunde an, wird beim Sachbearbeiter automatisch dessen Kundenakte am Bildschirm geöffnet. Die dadurch gesparte Suchzeit kann für die sofortige Beratung oder Auftragsannahme genutzt werden. Bohrenfeldt hat zusätzlich seine Bildschirmmasken in der Auftragsbearbeitung so optimiert, dass eine besonders schnelle Angebotserstellung und Auftragsannahme möglich ist. Für diese Maskenoptimierung wird der eEvolution iCustomizer genutzt.

Barverkauf am Tresen

Jörg Bohrenfeldt

Jörg Bohrenfeldt

Unser Service hat sich herumgesprochen, denn die Barverkäufe am Tresen an Handwerker und Privatkunden haben in den letzten Jahren stark zugenommen“, berichtet Jörg Bohrenfeldt. Natürlich ist auch dort die Unternehmenssoftware eEvolution im Einsatz, denn die Rechnungsstellung erfolgt mit der zentralen IT-Lösung. Für alle 120.000 Artikel erfolgt die Bedarfsplanung und die Wiederbeschaffung mit eEvolution. Für die Prozesse im Einkauf und beim Wareneingang deutet Jörg Bohrenfeldt bereits seine nächsten Optimierungsideen an und bringt es auf den Punkt: „Der Kunde, die Servicequalität und die Geschwindigkeit stehen im Mittelpunkt sämtlicher Optimierungsbemühungen.“

© aller Fotos: BV Bohrenfeldt GmbH – Vielen Dank für die Bereitstellung des Bildmaterials.

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