Praxisbericht: Microsoft Dynamics NAV Workflows automatisieren Routineaufgaben

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Posted 10. April 2012 by Redaktion IT-Onlinemagazin in IT-Leiter

Seit mehr als 10 Jahren ist bei der Kaba GmbH Microsoft Dynamics NAV im Einsatz. Workflows unterstützen die Mitarbeiter unternehmensweit bei der Erledigung ihrer Routinetätigkeiten. Die Belegfluss-Automatisierung reduziert manche administrative Aufgaben auf einen einzigen Knopfdruck. Auch im Vertrieb und Service profitieren die Mitarbeiter von den prozessunterstützenden Funktionen der Software. Zusätzlich strukturiert die Branchenlösung amProject sämtliche Projektprozesse im Unternehmen. Die hochintegrierte Lösung, in die das CRM-Modul und eine Schnittstelle zum SAP-System der Unternehmensgruppe integriert sind, wird von amball business-software aus Nürnberg betreut und kontinuierlich weiterentwickelt.

Die Kaba GmbH gehört zur börsennotierten Kaba Gruppe und damit zu einem der weltweit führenden Anbieter der Sicherheitsindustrie. Die international tätige Kaba Gruppe beschäftigt rund 9.000 Mitarbeiter in mehr als 60 Ländern und Gesellschaften. Das Unternehmen ist wichtiger Know-how-Träger und Technologieführer bei verschiedenen Sicherheitslösungen und blickt auf eine über 145-jährige Tradition zurück. Die Kernkompetenzen der deutschen Marktorganisation, der Kaba GmbH, liegen in den Bereichen Zutritts- und Schließsysteme, Sicherheits- und Automatiktüren und in der Unternehmensdatenerfassung. Die Produktpalette erstreckt sich von der Lieferung qualitativ hochwertiger Komponenten bis hin zu komplexen, integrierten Sicherheitssystemen. Um den Bedürfnissen der Kunden gerecht zu werden, wird der Markt mit einem Multi-Channel-Konzept und einem breiten Spektrum von Partnern bedient. Etwa 200 Mitarbeiter in der deutschen Vertriebs- und Servicegesellschaft schaffen ganzheitliche Lösungen für Sicherheit, Komfort und Organisation bei Zutritt zu Gebäuden, sowie beim Zugriff auf Informationen.

Belegflussautomatisierung hat sich nach kurzer Zeit amortisiert

Besondere Erleichterung für die Kaba-Mitarbeiter schafft – nach eigenen Angaben – die Automatisierung der Belegflüsse. Damit werden die notwendigen administrativen Tätigkeiten auf einen Knopfdruck reduziert: Auf einen Schlag lassen sich beispielsweise sämtliche Mahnungen elektronisch per E-Mail oder Fax versenden und die Dokumente automatisch bei den Kunden hinterlegen. Auch bei Projektangeboten, Aufträgen und Bestellungen wird so vorgegangen. Alle versendeten Dokumente werden mit Zeitstempel versehen und direkt beim Projekt oder der Bestellung abgelegt. Werden beispielsweise Zeiterfassungsterminals bei einem der eigenen Werke bestellt, sendet die amball-Lösung automatisch XML-Datei per E-Mail an dessen SAP Business Connector. Innerhalb weniger Minuten wird eine Bestätigung des Produktionsauftrags oder eine Fehlerbeschreibung per E-Mail zurückgesendet. Etwa 15.000 Dokumente wurden in weniger als einem Jahr mit dem System automatisch versendet und das genutzte Optimierungspotenzial ist gewaltig.

Workflows steuern die Zusammenarbeit

Weitere Optimierungen werden durch die Automatisierung zahlreicher Routineprozesse mittels Workflows ermöglicht. Auf diese Weise wird die Zusammenarbeit der unterschiedlichen Unternehmensbereiche zielgerichtet gesteuert. Statt E-Mails weiterzuleiten und diese mit Notizen anzureichern, werden die Informationen strukturiert in Microsoft Dynamics NAV gespeichert und entlang der definierten Prozessketten automatisch weitergeleitet. Der Informationsfluss wird sichergestellt und nicht dem Zufall überlassen. Das zahlt sich beispielsweise im Krankheitsfall oder bei Vertretungen aus, da der Bearbeitungsstatus von Vorgängen jederzeit ersichtlich ist. Wichtige Vorgänge geraten auch dann nicht ins Stocken, wenn Mitarbeiter längere Zeit ausfallen sollten.

Vollautomatische Prozesse im Vertriebsinnendienst

Die Optimierungen bekommt man auch im Vertrieb zu spüren. Wenn die Kaba GmbH als Aussteller auf einer Messe vertreten ist, werden die Besuchsberichte in einer Excel-Tabelle erfasst. Diese Liste wird am Abend vollautomatisch verarbeitet und in das CRM-Modul importiert: Kontakte werden angelegt und Benachrichtigungen an die jeweiligen Vertriebsmitarbeiter versendet. Somit kann schon am nächsten Tag mit der Erledigung der ersten Aktivitäten und der Bearbeitung von Verkaufschancen begonnen werden. Erstellt der Innendienst ein Angebot, erhält der verantwortliche Vertriebsmitarbeiter eine eigene Aufgabe zugewiesen, damit er das Angebot zeitnah weiterverfolgt und zu einem Auftrag machen kann. Wird ein Auftrag angenommen, informiert die Softwarelösung den Vertriebsverantwortlichen automatisch. Sogar Rechnungen und Lieferscheine werden automatisiert eingelesen, durch besondere Logik geeigneten Mitarbeitern zur Bearbeitung zugewiesen und der passende Bearbeitungsworkflow angestoßen.

Automatisierte Serviceprozesse reduzieren Administrationsaufwand

Auch im Service profitieren die Mitarbeiter von den prozessunterstützenden Funktionen der Lösung: Für die Servicetechniker wird direkt aus einem Serviceauftrag ein Arbeitsschein erzeugt, aus dem die durchzuführenden Arbeiten abzulesen sind. Nach Erledigung der Servicearbeiten wird aus dem Arbeitsschein ein digital signierter Leistungsnachweis für den Kunden erzeugt. Arbeitsnachweise und Stundenzettel werden in die amball-Lösung importiert und zum Teil automatisch gebucht. Für die Optimierung der Serviceaufgaben wurde auch eine Seriennummernverwaltung implementiert. Mit ihrer Hilfe können etwaige Serienfehler ermittelt und auch zugehörige Serviceinformationen einfach verwaltet werden. Typische Fragen wann die Gewährleistung endet, welche Reaktions- und Wiederherstellzeiten vereinbart sind und ob für das gestörte System ein Servicevertrag abgeschlossen wurde, lassen sich dadurch schnell und sicher beantworten.

amProject vereinheitlicht die Projektprozesse

Jeder Auftrag wird bei der Kaba GmbH als Projekt betrachtet. Von der Kalkulation bis zur Abwicklung werden immer die gleichen Prozesse angewendet, unabhängig davon, ob es sich um eine Bestellung von fünf Euro oder einer Million Euro handelt. Nur die Detailtiefe und Ausprägung wird dem Auftragswert angepasst. Softwareunterstützung liefert die amball-Branchenlösung amProject, die für alle Unternehmen mit hohem Projektanteil geeignet ist. Sie überwacht die Kosten, Termine, Ressourcen und steuert die Logistik. In den Baba-Kundenprojekten werden Materialkosten, Frachtkosten, Eigenleistungen und Fremdleistungen aufgeschlüsselt, um eine solide Kalkulationsgrundlage für alle Vorgänge zu haben. Kostenseitige Auswertungen werden während der Projektbearbeitung regelmäßig aus vielerlei Blickwinkeln durchgeführt.

Kundenbindungsprogramm mit virtueller Währung

Besonders raffiniert nutzt Kaba die Mehrwährungsfunktionen von Microsoft Dynamics NAV für sein Kundenbindungsprogramm. In einer virtuellen Währung „DITS“ werden den Handelspartnern monatsweise Guthaben gutgeschrieben, sofern sie eine bestimmten Umsatz erreichen. DITS können sie für Werbeartikel oder Schulungen verwenden. Über den Währungscode werden diese Bestellungen gesteuert und abgerechnet. Auch in vielen anderen Bereichen sind pfiffige Lösungen entstanden. Das Angebotslayout wurde angepasst und ist jetzt, nach Angaben von Kaba, sehr variabel nutzbar: Angebote können individuell erzeugt werden, indem man jeweils entscheidet, ob Bilder, Rabatte oder andere Angaben ein oder ausgeblendet werden sollen.

Integriertes Gesamtsystem ermöglicht vielfältige Auswertungen

„Unsere Unternehmenslösung zeichnet sich durch einen hohen Automatisierungsgrad bei Routineaufgaben aus. Die integrierte Lösung von ERP und CRM ermöglicht uns darüber hinaus eine ganzheitliche Sicht auf Kunden und Projekte. Informationen sind genau einmal in unserer EDV und nicht mehrfach an unterschiedlichen Stellen“, fasst Prozessoptimierer Matthias Wohlfarth die Vorteile zusammen. Diese umfassende Sicht weiß der kaufmännische Leiter Werner Thum zu schätzen: „Ich kann mir auf einfache Weise eigene Auswertungen auf Basis von Microsoft Office Excel erzeugen. Zukünftig sollen auch Analysemöglichkeiten mittels BI (Business Intelligence) genutzt werden.“ Auch die Integration eines Onlineshop in die Unternehmenssoftware ist bereits geplant. „Wir verfolgen die Strategie eines hochintegrativen Ansatzes und wollen dabei möglichst nah am Standardprodukt bleiben. Mit unserer amball-Lösung sind wir sehr zufrieden“, resümiert Werner Thum.
Früher hatten wir zwei voneinander getrennte Systeme ohne Schnittstelle im Einsatz. Daten mussten doppelt gepflegt werden. Heute haben wir eine integrierte Lösung und die Nutzer merken nicht einmal, ob sie gerade im ERP- oder im CRM-System arbeiten. Das ist super.“

Matthias Wohlfarth, Leiter Customer Service Center, Kaba GmbH

© aller Fotos: Kaba

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