SAP Einführung in Brasilien: Erfahrungen des Sensorherstellers SICK

0
Posted 23. September 2015 by Redaktion IT-Onlinemagazin in IT-Leiter

SAP Einführung Brasilien SICKDie SICK AG aus Deutschland, Hersteller von Sensoren für industrielle Automatisationslösungen, wollte an ihrem Standort in Brasilien mehrere SAP-Softwareapplikationen einsetzen. Neben SAP ERP wurden SAP GRC, SAP PI und SAP BI eingeführt. In diesem komplexen Kontext mussten unter anderem das globale SAP Template der SICK AG, die Übernahme von zwei unterschiedlichen Altsystemen in Brasilien, die Komplexität des brasilianischen Steuersystems und die Heranführung der Endanwender an die Benutzung des SAP-Systems berücksichtigt werden. Nach Abschluss des Projekts geben die Beteiligten einige Empfehlungen an Unternehmen, die ähnliche Vorhaben in Brasilien planen.

 

Die größten Herausforderungen: Beispiel SICK

SICK identifizierte zum Projektbeginn die größten Herausforderungen. Das Unternehmen schätzte ein, dass Brasilien eines der schwierigsten Länder zur SAP-Einführung wäre, weil das Steuersystem extrem facettenreich ist und zudem häufigen Änderungen unterliegt.

Ein zweiter wichtiger Faktor war die Sprachbarriere, die eine gute Projektarbeit erschweren oder unmöglich machen könnte. Deutsche sprechen selten portugiesisch, Brasilianer sprechen selten deutsch. Die Projektsprache sollte englisch sein und alle externen Berater sollten auch portugiesisch sprechen können. Dritte Schwierigkeit, und ebenfalls nicht unüblich für derartige Vorhaben: Das SICK-Team in Brasilien war zusätzlich zum Projekt im Tagesgeschäft eingebunden.

 

Verteiltes Projektteam an sieben Standorten in Brasilien, Deutschland und Österreich

Das Projekt fand hauptsächlich in Brasilien statt. Für die Umsetzung war jedoch ein verteiltes Projektteam erforderlich. Neben Beteiligten aus der Unternehmenszentrale in Waldkirch(Infrastruktur, SAP Basis, Template) kamen Teammitglieder aus den vier Standorten der brasilianischen Landesgesellschaft (fachliche Leitung) und dem SAP-Spezialisten für Brasilien-Rollouts Phoron (SAP Customizing und Entwicklung) in Sao Paulo, Wien und Stuttgart.

 

Erfolgsfaktoren: Projektkommunikation und Projektmanagement

Ulrich Habakuk SICK„Wichtige Erfolgsfaktoren waren viele Abstimmungsgespräche, intensiv geführte Diskussionen, viele persönliche Kontakte untereinander und trotz der Entfernung ein Zusammengehörigkeitsgefühl“, fasst Ulrich Habakuk, als IT Project Manager der SICK AG für das Projektmanagement und die Koordination des Projekts verantwortlich, zusammen.

„Die Steuerung eines Projekts mit Websessions, Telefonkonferenzen und E-Mails erfordert hohe Aufmerksamkeit und größeren Aufwand, als wenn man mal schnell ins Nebenzimmer gehen kann. Zudem lässt die Zeitverschiebung mit Brasilien nur ein kleines Zeitfenster für direkte Abstimmung“, so Habakuk weiter.

Jan Müller-Lucanus, als Phoron Co-Projektleiter auch für die Datenmigration WM und MM zuständig, hat folgende Erfahrung gemacht: „Problemfelder und mögliche Knackpunkte zu finden, zu diskutieren und zu lösen, erfordert in einem verteilten Projektteam mehr Aufwand. Zudem gibt es natürlich Kulturunterschiede zwischen Brasilien und Deutschland: beispielsweise muss ich ganz anders Kritik üben, wenn das mal erforderlich ist. Besonders positiv auf den Projektverlauf hat sich die hohe Motivation der Projektmitglieder ausgewirkt.“

 

Auswahlkriterien für einen SAP-Rollout Partner

Für den SAP-Rollout in Brasilien hatte sich SICK erstmalig entschieden, Unterstützung durch einen externen Partner in Anspruch zu nehmen. Bei der Auswahl des passenden Dienstleisters legten die Verantwortlichen bei SICK unter anderem Wert auf:

  1. Erfahrungen von Rollouts in Brasilien
  2. Übernahme des SAP-Supports für die Anwender in Brasilien nach Go-Live
  3. Brasilianische und europäische Berater und Entwickler, die portugiesisch sprechen
  4. Spezialisierung auf Brasilien
  5. Niederlassung in Brasilien

Für den ausgewählten SAP-Partner Phoron sprach nach Angaben von SICK zudem, dass Phoron eine Niederlassung und Mitarbeiter am Unternehmenssitz von SICK Brasilien in Sao Paulo hat. Durch die Möglichkeit, vor Ort ansässige Berater ins Projekt zu integrieren, waren weniger Reisekosten notwendig als bei einem rein europäischen Partner.

 

SAP Add-Ons für Brasilien können Aufwand reduzieren

SAP Zoll Import„Kostensparend wirkte sich zudem aus, dass Phoron spezielle Add-Ons anbietet, mit denen sich Besonderheiten in Brasilien leichter erfüllen lassen“, äußert sich Ulrich Habakuk gegenüber dem IT-Onlinemagazin.

Als Beispiele nannte er Tools, die die sonst aufwändige Pflege von SAP-Customizing Tabellen für Brasilien vereinfachen oder die den Import von Waren nach Brasilien und die Abwicklung mit den Steuerbehörden und dem Zoll-Lager im Hafen optimieren.

 

Vorgehensmodell für SAP Rollout in Brasilien

Das Vorgehensmodell des SAP-Partners Phoron sieht eine enge Zusammenarbeit der eigenen Mitarbeiter in Europa und Brasilien mit dem Kunden vor. Zunächst wird in der Konzernzentrale die Abbildung der brasilianischen Spezifika ins das globale Template mit den Leitern der Kompetenzfelder abgestimmt. Danach folgt ein ausführlicher Workshop in Brasilien, in dem mit den Modulverantwortlichen und dem Buchhaltungsexperten vor Ort die unternehmensspezifischen Besonderheiten und die Anforderungen an das Customizing besprochen werden. Nach Entwicklung und Customizing erfolgt die Übergabe an die eigenen brasilianischen Berater während des Funktionstests.

Dabei werden die Kernprozesse überwiegend durch die Phoron Berater getestet und den brasilianischen Key-Usern dabei erläutert. Vor dem Integrationstest findet eine Datenmigration statt. Die Key-User führen mit der Unterstützung der Phoron Berater die Tests mit Livedaten durch. Danach folgen die Nacharbeiten durch die Phoron Mitarbeiter in Brasilien, die Erstellung eines mit dem Projektplan des Kunden synchronisierten Cutover-Plans und dann die Freigabe des Go-lives durch die Verantwortlichen in Brasilien. Nach der Datenmigration ins Produktivsystem, erfolgt der Go-live und der Support durch Phoron, sofern der Kunde das wünscht.

 

Tipps der Projektleiter: Mehr Zeit in Brasilien verbringen

Rückblickend auf die eigenen Erfahrungen während des Projektverlaufs, fragten wir die beiden Projektleiter nach ihren Tipps für vergleichbare Projekte in Brasilien.

Jan Müller-Lucanus gibt folgende Empfehlungen: Sich genügend Vorlauf und Zeit für die Planung nehmen, Meilensteine definieren und ein gutes Controlling und Monitoring im Projektmanagement, um frühzeitig herauszufinden, wo es gegebenenfalls Hindernisse gibt. Ferner ist die soziale Komponente im Projektteam aus seiner Sicht ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Ulrich Habakuk nannte seine „lessons learned“: Viel in Schulung und Ausbildung am SAP System investieren und sowohl den Key-Usern und den Endanwendern ausreichend Freiräume einplanen, um sich mit der SAP-Umgebung vertraut zu machen. Er empfiehlt, die fachlichen und kulturellen Besonderheiten nicht zu unterschätzen und im Projektplan zu berücksichtigen. Allen, die wie er ein globales SAP Template für den Rollout nutzen, gibt er auf den Weg, dass Brasilien an vielen Stellen stark von den Anforderungen in anderen Ländern abweicht. Daher rät er, sich genügend Zeit zu nehmen, um die notwendigen Abweichungen und Auswirkungen zu diskutieren und festzulegen.

Abschließend fasst er zusammen: „Vor-Ort Präsenz ist durch nichts zu ersetzen. Sollte ich heute das Projekt erneut planen, würde ich noch mehr Zeit in Brasilien verbringen.“

 

 

Weiterführende Informationen:

Praxistag „Deutsche Unternehmen in Brasilien“
08. November 2015 – BMW Welt, München
Infos & Anmeldung

 

Weiterführende Infos zu SAP Einführung und Rollout in Brasilien

 

Wir danken der SICK AG für die Bereitstellung des Bildmaterials und die Erlaubnis zur Veröffentlichung.

 

Wir danken Ihnen, wenn Sie diesen Artikel jetzt weiterempfehlen:


Das IT-Onlinemagazin ist Medienpartner der DSAG Technologietage 2017:

Newsletter-Abo


Abonnieren Sie jetzt unseren IT-Onlinemagazin Newsletter.   Etwa zweimal pro Monat werden Sie kompakt und unterhaltsam mit wichtigen Nachrichten aus der SAP- und ERP-Community versorgt.