SEPA Umstellung 2014 – Was nach dem Stichtag zu beachten ist

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Posted 17. April 2014 by Redaktion IT-Onlinemagazin in Geschäftsführer

Die verbindliche SEPA Einführung steht nach der Verschiebung nun zum 1. August 2014 bevor. Erol Bozak, der CTO der TIS, Anbieter einer ganzheitlichen Cloud-Plattform für Zahlungsverkehr, Liquiditätsmanagement und Bankbeziehungsmanagement, sieht auch nach dem Stichtag zahlreiche Aufgaben auf die Finanzabteilungen zukommen.

Lesen Sie, was er für wichtig hält und was aus seiner Sicht zu beachten ist.

 

Gastbeitrag von Erol Bozak

Beyond SEPA – Auf Cash Manager warten nach dem Stichtag weitere Aufgaben

SEPA Umstellung 2014 Aufgaben nach Stichtag Erol BozakFür Cash Manager größerer Unternehmen hat das Thema SEPA in der letzten Zeit quasi wöchentlich an Brisanz zugenommen. Es drängt nun alles auf den 1. August 2014 zu, den neuen Stichtag der Umstellung. Trotz der Verschiebung bleibt zu erwarten, dass einige Unternehmen auch bis zur neuen Deadline gar nicht vollständig SEPA-ready sein werden; sie haben schlicht zu spät mit der Vorbereitung begonnen.

Was ist dann zu tun? Zunächst: Es gibt nicht nur schwarz und weiß. Auch mit Zwischenlösungen, so genannten Workarounds, kann man sich behelfen, um die SEPA-Anforderungen fürs erste zumindest behelfsmäßig zu erfüllen. Diese Workarounds kann das Unternehmen dann nach und nach optimieren beziehungsweise in eine ideale Lösung überführen.

SEPA Überweisung: Formatierungsservices nicht immer einsetzbar

An der Umstellung der Stammdaten auf IBAN und BIC kommt niemand herum, hier bleibt kein Spielraum für kleine Lösungen. Beim Zahlungsverkehr gilt es zu unterscheiden zwischen Credit Transfer und Direct Debits (Lastschriften). Die Zwischenlösung für erstere ist verhältnismäßig einfach: Das Unternehmen nimmt Formatierungsservices in Anspruch. Mangels passender Lösungen werden viele Unternehmen nicht in der Lage sein, den Banken von sich aus die geforderten SEPA-Zahlungsformate zu liefern. Theoretisch können sie dann Konvertierungsservices der Banken nutzen – so hat der Gesetzgeber alle Banken verpflichtet, Notfallmaßnahmen für unzureichend vorbereitete Kunden anbieten zu können. So einfach ist es jedoch nicht. Denn zum Einen wird deren Nutzung schnell teurer. Vor allem aber dürfen die Banken Altformate ab dem neuen Stichtag 1.8.2014 gar nicht mehr annehmen. In dieser ‚Zwickmühle‘ haben die Banken derzeit verschiedene Optionen, mit einem recht breiten Spektrum, was sowohl die Umsetzung (und damit auch rechtliche Bewertung), die Preise als auch die praktische Nutzung angeht. Die Ankündigung der Commerzbank bereits Mitte 2013, Konvertierungsservices anzubieten, hat das Thema bei anderen Banken und im Markt in den Fokus gerückt. Nichtsdestotrotz bleiben Konvertierungsservices eine Übergangslösung, die mit dem Stichtag 1.8. obsolet wird.

SEPA Überweisung: Hohe Gebühren bei Konvertierung

Ebenso möglich und kostspielig ist es, auch nach dem Stichtag einfach weiter die lokalen Formate zu schicken und erst später in die eigene Formatierung einzuschwenken. Banken werden die alten Formate durchaus noch nach dem Stichtag 1. August entgegennehmen und als SEPA-Zahldateien ausführen. Auch dies jedoch nur gegen empfindliche Gebühren. Bei beiden Alternativen bleibt das Unternehmen unter SEPA handlungsfähig in punkto neuer Formate, muss aber erhöhte Kosten einkalkulieren.

Generell muss geprüft werden, ob eine Konvertierung überhaupt semantisch möglich ist und sich die bestehenden Formate 1:1 in SEPA-Formate umsetzen lassen. Ist dies nicht der Fall, verwendet das Unternehmen keine IBAN/BIC und produziert folglich Formate, die diese nicht beinhalten, gibt es ein Stammdatenproblem; die Stammdaten müssten folglich zunächst SEPA-fähig gemacht werden, anderenfalls ist ein Konvertierungsservice nicht nutzbar.

Nationale Zahlungsverkehrsformate sind in der Regel in das ISO XML-Format konvertierbar. Kern des Problems ist jedoch nicht die Formatkonvertierung selbst, sondern sind die zahlreichen Unterschiede zwischen dem jeweiligen nationalen und dem SEPA-Regelwerk. Beispielsweise ist für SEPA die Adressierung mittels IBAN und BIC verpflichtend, während nationale Regelwerke in der Regel auf der Verwendung von Kontonummer und BLZ beruhen. Darüber hinaus gibt es Verfahrensunterschiede vor allem im Bereich Lastschriften (Direct Debits), die nicht ohne Anreicherung der Stammdaten darstellbar sind (Beispiel: SEPA Direct Debit Mandate). Ein Konvertierungsservice kann keine Daten generieren, wo keine Ursprungsdaten vorliegen. Der Weg zur Ideallösung im Formatumfeld führt hier über das schrittweise Nachjustieren Bank für Bank oder Format für Format.

SEPA Lastschrift: Verwaltung der Mandate ist anspruchsvoll

Schon bei Überweisungen zeigt sich damit, dass Zwischenlösungen nur unter bestimmten Voraussetzungen funktionieren. Anspruchsvoller wird der Umstellungsprozess beim Lastschriftverkehr. Hier kommt als zusätzlicher Prozess die Verwaltung der Mandate für die Kunden bzw. Partner hinzu, also das Management der erteilten Einzugsermächtigungen. SEPA stellt daran künftig weitaus höhere Anforderungen als es bei den bisherigen Lastschriftverfahren der Fall war.

Hier kommen verschiedene Möglichkeiten in Betracht. Wo es nur ein homogenes aktuelles ERP gibt – SAP im neuesten Release mit integriertem Zahlungsverkehr und integrierter Mandatsverwaltung –, spricht alles dafür, die Mandate auch dort zu belassen. Häufiger anzutreffen sind allerdings heterogene ERP-Landschaften. Die Verwaltung der Mandate sollte dann auf möglichst wenige ERP-Systeme fokussiert werden. Auch damit nimmt man Ineffizienzen in Kauf, ist aber zumindest handlungsfähig, was das Mandatsmanagement angeht – für risikoscheue Unternehmen, die noch keine klare SEPA-Strategie haben, ist ein solch operatives Vorgehen sicherlich die kurzfristig probateste Handlungsoption. Eine einfache und kostengünstigste Zwischenlösung wäre es, die Mandate in einem separaten System zu verwalten, losgelöst vom Zahlungsverkehr. Der Nachteil: Jede SEPA-Zahldatei muss, notfalls manuell, mit den Mandatsinformationen angereichert und anschließend in die eBanking-Lösung geladen werden.

Mandatsverwaltung: SAP integrierte Zahlungsverkehrslösung bietet Vorteile

Am effizientesten ist es sicherlich, die Mandatsverwaltung in einer Zahlungsverkehrslösung zu bündeln, in der sie als zentraler Prozess gesteuert wird. Ist die Zahlungsverkehrslösung zudem SAP-integriert, sind auch die Kundendaten aus dem Accounting jederzeit aktuell verfügbar. Das Unternehmen ist unabhängig von ERP-Release-Ständen und verfügt über eine flexible und skalierbare Lösung zur Verwaltung seiner Einzugsermächtigungen.

Neben Workarounds zur behelfsmäßigen Erfüllung der SEPA-Anforderungen gibt es weitere Themen, mit denen sich Treasurer schon jetzt gedanklich beschäftigen, sie aber angesichts der SEPA-Problematik bislang zurückstellen. Mit dem Bank Fee Management, also der Bankgebührenkontrolle, und Electronic Bank Account Management (eBAM), dem vollständig elektronischen Datenaustausch mit der Bank warten schon die nächsten Herausforderungen auf Cash Manager. Weitere strategische Überlegungen gehen in Richtung des Ausbaus bestehender Inhouse-Bank-Systeme zu Payment Factories.

Bankgebührenkontrolle birgt Einsparpotenzial

Seit langem ist die Intransparenz der Banken bei ihren Gebührenrechnungen für Cash Management Abteilungen ein großes Ärgernis. Banken stellen ihren Firmenkunden die Bankgebühren bisher über intransparente, manuelle Prozesse mit zahlreichen unterschiedlichen Preispunkten in Rechnung. Die Probleme dabei: Oft werden nicht alle Geschäftsarten ausgewiesen. Analysen sind in der Regel nur manuell möglich und sehr zeitintensiv. So bleiben fehlerhafte Abrechnungen unentdeckt. Bei großen Unternehmen liegen die jährlichen Bankgebühren oft im sechsstelligen Bereich.

Deshalb gibt es bereits innerhalb der TWIST-Initiative (Transaction Workflow Innovation Standards Team) Bestrebungen, den Einsatz des von TWIST entwickelten BSB-Standard (Bank Services Billing) voranzutreiben. Dieser XML-Standard definiert Leistungsberichte (Reports, Statements), die Finanzinsti­tu­tio­nen an ihre Kunden senden können. Längst nicht alle Banken nutzen diesen Standard allerdings schon. Alternativ bietet sich der Einsatz von Controlling-Lösungen wie dem Bank Fee Manager der TIS an. Im Auftrag des Kunden sammeln sie neue, elektronische Gebührenabrechnungen direkt von den Banken ein und prüfen diese komplett automatisiert. Damit lassen sich ohne manuelles Zutun fehlerhafte Beträge aufdecken; es ergibt sich ein Einsparpotenzial von jährlich bis zu 15 % der Bankgebühren.

Weiteres Zukunftsthema: Electronic Bank Account Management (eBAM)

Ein weiteres Topthema „beyond SEPA“ lautet Electronic Bank Account Management (eBAM). Von Bankenseite aus wird das Thema seit längerem heftig propagiert, doch längst nicht alle Institute bieten heute bereits entsprechende Schnittstellen für den vollständig elektronischen Datenaustausch mit ihren Kunden an. Überhaupt betrifft eBAM nur das Messaging an sich. Was voran gehen sollte, sind eine Konsolidierung und Zentralisierung der (Genehmigungs-)Prozesse und eine effiziente Inventarisierung der Zahlungsverkehrsdaten im Unternehmen selbst. Erst wenn das interne Bank Account Management derart strukturiert ist und mehr Banken den Standard unterstützen, empfiehlt sich der weitere Schritt zum eBAM.

 

Erol Bozak, CTO TIS GmbH

Weiterführende Informationen zum Gastautor Erol Bozak:

Dipl.-Informatiker Erol Bozak, MBA, ist Mitgründer der TIS (Treasury Intelligence Solutions GmbH) in Walldorf und als CTO verantwortlich für den Bereich Forschung und Entwicklung. Als früherer Direktor in der Technologie-Entwicklung der SAP AG besitzt er umfassende Erfahrungen im Design und der Erstellung von Management-Systemen, einschließlich Virtualisierung und Cloud Computing. In diesen Bereichen hält Erol Bozak zahlreiche nationale und internationale Patente.

Fotos: Mit freundlicher Genehmigung der TIS

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