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Das Beratungsunternehmen BearingPoint wollte die Komplexität im Finanzbereich reduzieren, denn die Niederlassungen in 17 Ländern arbeiteten mit mehr als 120 unterschiedlichen Bankkonten bei über 30 Finanzinstituten. Dadurch war die Konsolidierung der Finanzdaten zeitaufwändig, die Durchsetzung der Compliance-Vorgaben schwierig und die Fehlerrate bei den Zahlungen – aufgrund vieler manueller Prozesse – hoch.
BearingPoint entschied sich für den Einsatz des Bank Transaction Managers des Walldorfer Anbieters Treasury Intelligence Solutions (TIS), die als Bindeglied zwischen dem SAP-System und den verschiedenen Banken fungiert. Das webbasierte SaaS-Produkt erlaubt – nach Angaben von BearingPoint – eine transparente Darstellung des Zahlungsverkehrs in Echtzeit. Die Verfolgung von Zahlungen ist ein übersichtlicher und effizienter Prozess geworden und es konnte ferner ein Maximum an Compliance-Konformität erreicht werden.
Ziel: Mehr Transparenz im Finanzbereich
Die liberalen Finanzregeln von BearingPoint erlaubte den lokalen Büros in 17 Ländern weitgehend eigenständig über die Art der Abwicklung ihrer Finanztransaktionen zu entscheiden. Das führte zu mehr als 120 unterschiedlichen Bankkonten bei über 30 Finanzinstituten. Aufgrund vieler manueller Prozesse rund um die Zahlungen war die Fehlerrate relativ hoch und man konnte nicht sicher sein, ob sich alle Niederlassungen an die Compliance-Vorgaben hielten, also ob beispielsweise das Vier-Augen-Prinzip konsequent eingehalten wurde.
Eveline Stam, Leiterin der Finanzabteilung in der Amsterdamer BearingPoint Zentrale: „Vor diesem Hintergrund war es sowohl zeitaufwändig, alle Finanzdaten zu konsolidieren, als auch schwierig nachzuvollziehen, welche Mitarbeiter berechtigt waren, Zahlungen bis zu welcher Höhe abzuwickeln.“
Skalierbare SaaS-Lösung statt Investition in IT
BearingPoint definierte Vorgaben für die Zusammenarbeit mit verschiedenen Banken und suchte nach einer SEPA-konformen Zahlungslösung, die als Bindeglied zwischen dem SAP-System und den verschiedenen Banken fungieren sollte. Technische Vorgaben für die Softwarelösung waren die Skalierbarkeit, die schnelle Verfügbarkeit und der Einsatz innerhalb der bestehenden Infrastruktur, da man keine umfangreichen Investitionen in eigenes IT-Equipment vornehmen wollte.
Die Wahl fiel auf den Bank Transaction Manager und TIS als Partner. Wichtige Entscheidungskriterien sollen Kenntnisse im Zusammenspiel mit SAP-Systemen und ein Verzicht auf eigene IT-Investitionen gewesen sein, da das SaaS-Produkt webbasiert arbeitet.
Organisatorische Änderungen
BearingPoint straffte zur Vorbereitung zunächst die internen Richtlinien, und legte fest, dass jede Niederlassung mit maximal zwei Banken zusammenarbeiten sollte – dem präferierten Institut und einer lokalen Bank. Ferner wurde definiert, welche Mitarbeiter über die Autorisierung für Zahlungen verfügen.
Danach wurde der Bank Transaction Manager dementsprechend eingerichtet, und die Systemeinführung phasenweise durchgeführt, also nicht in allen Niederlassungen gleichzeitig, sondern nach und nach.
Höhe Transparenz, bessere Compliance und weniger manuelle Zahlungen
Die Ergebnisse können sich – nach BearingPoint Angaben – sehen lassen: durch eine signifikante Reduzierung manuell vorgenommener Zahlungen soll die Fehlerrate deutlich verringert worden sein. Der gesamte Zahlungsverkehr lässt sich in Echtzeit transparent machen und es konnte demnach auch ein Maximum an Compliance-Konformität erzielt werden.
Weiterführende Informationen:
TIS Best Practice Evening: Liquidität, Compliance, Sicherheit, Treasury und Zahlungsverkehr
07.06. in Düsseldorf
09.06. in München
22.06. in Amsterdam
14.07. in Stuttgart
