Wie lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren und mobil steuern?

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Posted 16. April 2014 by Redaktion IT-Onlinemagazin in Geschäftsführer

Wir interviewten Andreas Karge, den Geschäftsführer und Co-Gründer des Software- und Systemhauses WMD Vertrieb GmbH aus Ahrensburg. WMD ist auf die Prozessgestaltung im ECM- und SAP-Umfeld spezialisiert. Das Unternehmen feiert in diesem Jahr sein zwanzigjähriges Jubiläum, beschäftigt 130 Mitarbeiter/innen in Europa und Asien und erwirtschaftete 2013 einen Umsatz von über 22,5 Mio. Euro.

IT-Onlinemagazin: Herr Karge, welche Vorteile hat die Einbettung von Geschäftsprozessen in die SAP-Landschaft aus der Anwendersicht?

Automatisierung Geschäftsprozesse Andreas KargeAndreas Karge: Erstens hat man eine bessere, weil einheitliche Übersicht auf Geschäftsvorfälle, und zweitens weniger Reibungsverluste durch automatische Übergänge und den Wegfall doppelter Eingaben.

Am Beispiel vorerfasster Eingangsrechnungen lässt sich dies veranschaulichen: Wird ein Freigabeworkflow für eine Rechnung gestartet, ohne dass der Beleg in SAP vorerfasst wurde, ist er im ERP-System nicht sichtbar.

Die Finanzbuchhaltung möchte aber schon bei Eintreffen der Rechnung im Unternehmen eine Übersicht aller Verbindlichkeiten haben. Startet das Arbeiten mit der Rechnung in SAP schon bei der Erfassung, also bevor der eigentliche Workflow startet, kann der Mitarbeiter im Rechnungswesen die ausgelesenen Dokumenteninhalte vollständig innerhalb von SAP validieren. Er bekommt die Ergebnisse gleichzeitig in SAP und direkt auf dem archivierten Rechnungsbeleg angezeigt. Inhalte kann er auf diese Weise bequem vom Image in den SAP-Beleg übernehmen.

So werden Daten aktuell vorgehalten und fehlende Informationen, wie das Anlegen neuer Kreditoren, müssen nicht umständlich und mit Zeitverzug nachträglich hinzugefügt werden.

Lassen sich solche Aufgaben auch mit dem SAP-eigenen Business Workflow bewerkstelligen?

Bei diesem handelt es sich zwar um ein durchaus mächtiges Tool zur Prozessgestaltung, seine Bedienung ist aber für Endanwender meist zu komplex. Wir haben daher auf Basis des SAP Business Workflows mit der xSuite eine eigene generische Lösung entwickelt, die SAP-Standards einhält und dokumentenbasierte Prozesse automatisiert innerhalb von SAP abbildet. Grundlage ist das Basis-Workflowsystem „xFlow“.

Der Nutzer kann damit verschiedene Best-Practice-Szenarien realisieren, von Bestellvorgängen über die Lieferantenverwaltung bis zur Rechnungsbearbeitung. Beispielhaft für eine Verbindung einzelner Arbeitsschritte im Unternehmen zu durchgängigen Prozessen stehen Procure to Pay, also Bestellen und Bezahlen, sowie Order to Cash, das heißt Auftragseingang und Zahlungseingang.

Welche Anforderungen haben SAP-Anwender an die Arbeit mit Geschäftsprozessen?

SAP-Anwender wünschen flexible Benutzeroberflächen, die sich an die individuelle Aufgabenstellung, typischen Arbeitsschritte und eigenen Vorlieben anpassen lassen. Zudem sollen sie sich mit Browser, Tablet und Smartphone gleichermaßen gut bedienen lassen. Die Darstellung workflowgestützter Geschäftsprozesse wie Rechnungs-, Auftrags- und Bestellbearbeitung muss übersichtlich, durchgängig und jederzeit nachvollziehbar sein – mit einer Technologie, die jeden Browser und die individuelle Gestaltung der Benutzeroberfläche zulässt.

Ein weiteres stark nachgefragtes Thema ist derzeit der mobile Zugriff. Genauso wie Geschäftsreisende von unterwegs aus mit dem Smartphone ihre E-Mails abrufen und im Web arbeiten, wollen sie auch auf weitere Geschäftsanwendungen, eben im SAP-Bereich, mobil zugreifen können. In Kundenbefragungen zur mobilen Infrastruktur haben wir herausgefunden, dass es vor allem schnell zu erledigende Freigaben sind, die sich die Anwender von einem mobilen SAP-Zugriff z.B. per iPad oder Smartphone wünschen.

Hauptanwendungsgebiet für den mobilen Zugriff sind demnach Workflows, über die sich schnell und unkompliziert Freigaben erteilen lassen. Dies können zum einen Eingangsrechnungen sein, aber auch Beschaffungsanträge eines Mitarbeiters, die der Vorgesetzte auf diese Weise – etwa auf Reisen – einsehen und abzeichnen möchte. So bleiben dringende Vorgänge nicht liegen und Prozesse geraten durch die Abwesenheit des Verantwortlichen nicht ins Stocken.

Wie realisieren Sie dies technologisch?

Browserbasierte Ansätze stehen hier den bekannten Business-Apps gegenüber. Wir haben uns für die erstere, flexiblere Variante entschieden – zu deren Vorteilen die Unabhängigkeit vom eingesetzten mobilen Endgerät gehört – und dazu das Modul xFlow Mobile entwickelt, das sich in die xSuite-Produktfamilie integriert.

Anders als die typische iPad-App funktioniert die Lösung mit allen gängigen mobilen Endgeräten wie Blackberry, iPhone, Smartphone oder eben auch iPad. Diese müssen lediglich die Anforderungen an moderne Browsertechnologien (HTML5) erfüllen und benötigen eine schnelle Internetverbindung. Mit dem Einsatz der SAPUI5-Technologie erreichen wir zudem die gewünschte Flexibilität für die browserunabhängige, individuelle Gestaltung der Benutzeroberflächen.

Vielen Dank für das Gespräch.

 

 

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