IT-Onlinemagazin
Unter steigendem Kostendruck und zunehmender Komplexität von SAP-Systemen ist es für Unternehmen früher oder später eine Option, sich an ein externes Beratungsunternehmen zu wenden, um die Systemlandschaft effizienter zu machen und Kosten einzusparen.
Im Fokus von SAP-Analysen stehen Fragestellungen wie: Werden Eigenentwicklungen von den Fachbereichen überhaupt noch genutzt? Oder wurden sie jemals genutzt? Viele Background Jobs laufen tagtäglich auf den Systemen – wer hat diese Jobs eingeplant? Sind regelmäßig eingeplante Jobs überhaupt noch notwendig? Handelt es sich um Geister-Jobs, deren Ergebnisse niemand mehr benötigt und die das System unnötig belasten? Nutzen die Anwender in den Fachbereichen das System noch wie ursprünglich geplant und konzipiert? Oder haben sie eigene Wege im System gefunden, haben sich Workarounds geschaffen, bearbeiten Prozessschritte außerhalb von SAP mit Excel und geben die Ergebnisse dann nach erfolgter Bearbeitung manuell in das SAP-System ein?
Trotz aller IT-Experten in den Unternehmensabteilungen sind die Prozesse häufig so verstrickt, dass das Entwirren der Workarounds Zeit und Ressourcen benötigt, die oft nicht mit internen Mitarbeitern abzudecken sind. Ein Blick von außen kann zudem zusätzliche Neutralität bedeuten.
Kostentreiber bei SAP-Systemen
Wollen SAP-Verantwortliche die Kosten von SAP-Systemen senken und die Produktivität steigern, so müssen sie sich zunächst fragen, was neben den Lizenzkosten und der jährlichen SAP Wartung die Kosten von SAP-Systemen in die Höhe treibt.
Es sind hier auf der IT-Seite zu nennen:
- Die Entwicklung und Pflege von Eigenentwicklungen
- Beeinträchtigungen im Betrieb durch nicht performante Programme und Belastungsspitzen des SAP-Systems – verursacht durch zahlreiche nahezu gleichzeitig gestartete ressourcenintensive Hintergrund Jobs
- Eine komplexe, meist historisch gewachsene Systemlandschaft – viele Systeme könnten zu einem System konsolidiert werden.
- Hohe Kosten für Outsourcing-Dienstleistungen
- Meist unbeabsichtigt durch Anwender verursachte Fehler, die auf ein lückenhaftes Rollen- und Berechtigungskonzept zurückzuführen sind
Häufig beklagt die Fachseite, dass die in den SAP-Systemen abgebildeten Geschäftsprozesse nach Änderungen im geschäftlichen Umfeld nicht mehr zu den tatsächlichen Erfordernissen des Geschäfts passen. Dadurch werden viele Workarounds notwendig, die Prozesskosten in die Höhe treiben und zu Unmut bei den Anwendern führen können.
Vorgehen und Methodik: Analyse von Log-Dateien
Ein Unternehmen, das sich auf die Optimierung der Wertschöpfung von SAP-Systemen spezialisiert hat, ist die Firma West Trax. Das Beratungsunternehmen hat ein Vorgehensmodell entwickelt, das im ersten Schritt keinen Zugriff auf die SAP Landschaft des Kunden benötigt. Stattdessen werden unkritische Daten aus den Logdateien des SAP-Systems analysiert. Erst für eine detaillierte Analyse der Geschäftsprozesse, bis auf Ebene einzelner Belegflüsse, Analysen von HCM-Systemen und die Messung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen werden auch Bewegungs- und Stammdaten aus den SAP-Systemen benötigt. Laut West Trax werden alle Schritte im Vorfeld abgestimmt und ein vertraulicher Umgang mit den Daten durch entsprechende Erklärungen gesichert.
Die Informationen aus den Logdateien des SAP-Systems werden im ersten Bearbeitungsschritt mit einem statistischen Algorithmus auf ein Geschäftsprozessmodell abgebildet, das alle Geschäftsprozesse beinhaltet, die SAP im Standard unterstützen kann, also die von der SAP vorgedachten Best Practice-Prozesse. Für jeden Typ von SAP-System (ERP, CRM, SRM, HCM, SCM, Branchenlösung, …) sind bei dieser Analyse unterschiedliche Geschäftsprozessmodelle vorhanden.
Alle Geschäftsprozessmodelle sind auf fünf Ebenen hierarchisch gegliedert: Unternehmensbereiche, Kerngeschäftsprozesse, Geschäftsprozessgruppen, Elementarprozesse und Transaktionen/Reports. Als Ergebnis der Abbildung wird sichtbar, wo die von dem untersuchten SAP-System unterstützten Geschäftsprozesse dem SAP-Standard folgen und wo sie abweichen, z.B. durch Nutzung von Eigenentwicklungen, Software von Drittanbietern oder durch über Schnittstellen angesprochene externe Systeme.
Nutzung der Analyseergebnisse
Wie lässt sich die individuelle Analyse in der IT nutzen?
Exakte Dokumentation: Das individuelle Geschäftsprozessmodell stellt eine exakte Dokumentation des SAP-Systems und der darauf abgebildeten Geschäftsprozesse dar. Damit ist es gut als Kommunikations- und Planungsgrundlage bei Outsourcing, Insourcing, Zentralisierung und Dezentralisierung der Verantwortung für SAP-Systeme geeignet. Anbieter von Outsourcing-Dienstleistungen können mit der exakten Dokumentation genauer kalkulieren, was zu günstigeren Verträgen für das SAP-Anwenderunternehmen führen kann.
Verschlankung und Erhöhung der Systemsicherheit: Alle nicht mehr genutzten RICEFW-Objekte (Reports, Interfaces, Conversions, Extensions, Forms und Workflows) werden erkannt und können archiviert und vom Produktivsystem gelöscht werden. Nutzen für das SAP-Anwenderunternehmen: Die nicht mehr genutzten Objekte werden nicht weiter (irrtümlich) gepflegt; Tests bei Installation von Enhancement- und Support Packages und Patches müssen die gelöschten Objekte nicht mehr berücksichtigen und werden dadurch schlanker; die Systemsicherheit wird erhöht – jede Transaktion und jeder Report sind ein potenzielles Sicherheitsrisiko, solange sie auf dem SAP-System vorhanden sind.
Standardisierung: Insbesondere selten genutzte Eigenentwicklungen bieten sich häufig für eine Überführung in den SAP-Standard an. Mit den Ergebnissen des ABAP-Parsers und dem individuellen Geschäftsprozessmodell werden diese Eigenentwicklungen identifiziert und es wird sichtbar, welche SAP-Standards anstatt der Eigenentwicklung eingesetzt werden können. Dadurch wird das vorhandene und bereits bezahlte Standardpotenzial des SAP-Systems besser ausgenutzt; die Pflegekosten für die durch SAP-Standard ersetzten Eigenentwicklungen können entfallen.
Erhöhung der Betriebsqualität: Wenig performante Eigenentwicklungen und eine ungünstige Verteilung von Background Jobs auf Zeiten und Server werden erkannt und können gezielt verbessert werden. Die Betriebsqualität steigt, das SAP-System hat bessere Antwortzeiten und läuft stabiler, der Benutzerservice wird von Calls entlastet.
Konsolidierung: Die SAP-Systemlandschaft ist häufig historisch gewachsen. Viele Systeme wurden deshalb aufgesetzt, weil die Hardware in der Vergangenheit zu leistungsschwach war, um alle Benutzer mit einem SAP-System zu bedienen. Andere SAP-Systeme sind durch Aufkäufe von Unternehmen oder durch Fusionen hinzugekommen.
Werden zwei oder mehrere SAP-Systeme analysiert, so lassen sich die individuellen Geschäftsprozessmodelle der Systeme für Vergleiche benutzen. Auf Basis dieser Vergleiche lässt sich schnell und effizient feststellen, wo die verschiedenen SAP-Systeme ähnlich genutzt werden und konsolidiert werden können und wo dies nicht der Fall ist. Die Hindernisse für eine Konsolidierung werden transparent und können gezielt angegangen und beseitigt werden. Eine konsolidierte SAP-Systemlandschaft führt zu deutlich geringeren Kosten für das SAP-Anwenderunternehmen.
Process Mining und die Fachseite
Aus ausgewählten Bewegungs- und Stammdaten des SAP-Systems erweitern Anbieter von SAP-Analysen das in fünf Hierarchiestufen strukturierte individuelle Geschäftsprozessmodell des Systems um weitere Verfeinerungsstufen. Für Belege gibt es Vorgänger-/Nachfolger-Relationen – eine Rechnung gehört zum Beispiel zu einer Auftragsbestätigung, die ihrerseits aus einem Angebot hervorgegangen sein kann. Eine Mahnung bezieht sich immer auf eine oder mehrere Rechnungen. Wird dieser Belegfluss für einzelne Geschäftsvorfälle analysiert, so wird transparent, wie einzelne Geschäftsvorfälle die Elementarprozesse des individuellen Geschäftsprozessmodells durchlaufen. West Trax beispielsweise offeriert, mit seiner Process Mining-Lösung, die Geschäftsvorfälle den Elementarprozessen zuzuordnen und die Varianten im Belegfluss der Geschäftsvorfälle transparent zu machen.
So lassen sich riskante Varianten in den Elementarprozessen sichtbar machen, zum Beispiel wo Lieferantenrechnungen bezahlt werden, bevor die Ware eingegangen ist oder wo bei einer Bank bereits Vertriebsprovisionen für Kreditverträge gezahlt werden, die vom Kunden noch storniert werden können. Ebenso werden Workarounds transparent, die sich Benutzer geschaffen haben, um Schwächen in den auf dem System abgebildeten Geschäftsprozessen zu umgehen. Die Geschäftsprozesse können mit diesem Wissen gezielt verbessert werden.
Nutzen für IT- und Fachseite?
West Trax Sales Manager Frank Brockmann fasst den Nutzen so zusammen: „Erfahrungswerte aus vergangenen Projekten zeigten beispielsweise: Die IT konnte durch Umsetzung der – auf Basis der Analyseergebnisse – empfohlenen Maßnahmen zwischen 200 T€ und über einer Million € pro Jahr bei Anwendungsentwicklung, Betrieb und Outsourcing-Dienstleistungen einsparen. Die Ersparnisse der Fachseite durch Optimierung der Geschäftsprozesse waren deutlich höher. Das Verhältnis der Einsparungen auf IT-Seite hat zu den Einsparungen auf der Fachseite bei durchschnittlich 30:70 gelegen.“
