E-Rechnung mit SAP: Unter Zeitdruck starten, über die Pflicht hinausdenken

Viele Unternehmen haben die Einführung der E-Rechnung lange aufgeschoben. Jetzt wird die Zeit für eine umfassende Umsetzung knapp. Eine Übergangslösung kann den Einstieg sichern. Warum es bei der Entscheidung für die endgültige Lösung um mehr geht als das passende Rechnungsformat, schildert Alex Wiefel (mindsquare) in einem Gastbeitrag für das IT-OnlineMagazin. So spielen beispielsweise internationale Anforderungen und Meldeverfahren, das Betriebsmodell oder strukturierter Daten eine wichtige Rolle für den langfristigen Nutzen der Einführung.

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Die E-Rechnung steht seit Langem auf der Agenda. Trotzdem beginnt für manche Unternehmen die praktische Umsetzung erst jetzt. Andere Projekte hatten Vorrang, die Übergangsfristen ließen scheinbar genügend Spielraum. Inzwischen rückt der Termin näher und aus einer planbaren Einführung wird ein Projekt unter Zeitdruck.

Dabei hatten Unternehmen in Deutschland vergleichsweise großzügige Übergangsregelungen. Während die strukturierte E-Rechnung für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze in Belgien bereits seit Januar 2026 verpflichtend ist, läuft hierzulande die allgemeine Übergangsfrist für die Ausstellung erst Ende 2026 aus. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro sowie bestimmte EDI-Verfahren gelten Regelungen bis Ende 2027.

Der zeitliche Spielraum hat allerdings nicht überall zu einem frühen Projektstart geführt. In Beratungsgesprächen steht inzwischen häufig eine dringliche Frage im Mittelpunkt: Wie lässt sich die E-Rechnung rechtzeitig auf den Weg bringen?

Wenn für die vollständige Einführung die Zeit fehlt

Eine E-Rechnungslösung ist nicht allein mit der Installation einer Software eingeführt. Stammdaten müssen stimmen, Schnittstellen eingerichtet und unterschiedliche Rechnungsarten getestet werden. Hinzu kommt die Abstimmung zwischen IT, Buchhaltung und den beteiligten Fachbereichen.

Ein Projekt mit SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC), dauert typischerweise drei bis fünf Monate. Je nach Systemstand und Prozesskomplexität kann die Umsetzung auch deutlich mehr Zeit benötigen. Bei einem Start wenige Wochen vor dem Jahreswechsel bleibt deshalb häufig zunächst nur Zeit für eine Übergangslösung.

Ein möglicher Weg ist eine Webanwendung, in die bestehende PDF-Rechnungen hochgeladen und in strukturierte E-Rechnungen überführt werden. Anschließend werden die Ergebnisse geprüft und versendet. Das lässt sich kurzfristig bereitstellen, verlangt aber zunächst manuelle Arbeit.

Für ein geringes Rechnungsaufkommen oder ein bald abzulösendes Altsystem kann dieser Ablauf ausreichen. Mit wachsendem Volumen wird dagegen die Automatisierung wichtig. Lassen sich Rechnungsdaten direkt aus SAP übergeben, etwa über IDocs, entfällt der Umweg über das Auslesen eines PDFs.

Die Übergangslösung beantwortet damit zunächst die Terminfrage. Welche Lösung dauerhaft passt, muss jedoch anhand des gesamten Rechnungsprozesses entschieden werden.

Welche Lösung zu welchem Unternehmen passt

Grundsätzlich kommt eine umfassende SAP-Standardlösung, ein Add-on im bestehenden System oder ein externer Dienst infrage.

SAP DRC kann sich anbieten, wenn Unternehmen ihre Rechnungsprozesse eng mit SAP verbinden und Anforderungen mehrerer Länder in einem gemeinsamen Rahmen bearbeiten möchten. Ein Add-on kann bei einem begrenzten Anwendungsumfang genügen, sofern es die benötigten Rechnungsarten, Formate und Übertragungswege abdeckt.

Externe Dienste übernehmen Daten aus den Quellsystemen, erzeugen Rechnungsformate und unterstützen je nach Leistungsumfang auch den Versand oder die Anbindung an staatliche Portale. Das kann interessant sein, wenn mehrere ERP-Systeme zusammengeführt werden sollen.

Für die Auswahl sind vor allem vier Kriterien entscheidend:

1. Internationale Ausrichtung: Welche Länder müssen heute und künftig unterstützt werden? Ein passendes Rechnungsformat allein genügt nicht, wenn zusätzlich bestimmte Übertragungswege oder Meldeverfahren vorgeschrieben sind.
   
2. Systemlandschaft und Integration: Welche technischen Voraussetzungen bestehen? Gerade ältere Systeme oder besondere Module können zusätzliche Anpassungen erfordern. Auch die Rückmeldung von Fehlern und Versandstatus muss in den Arbeitsablauf passen.
   
3. Rechnungsvolumen und Varianten: Wie viele Dokumente entstehen, und wie komplex sind sie? Anzahlungen, Teilabrechnungen oder individuelle Preiskonditionen können mehr Anpassungsaufwand verursachen als eine hohe Zahl einfacher Rechnungen.
   
4. Kosten und Lizenzmodell: Neben den Lizenzpreisen zählen Einführung, Schnittstellen, Wartung und laufende Bearbeitung.  Viele Anbieter rechnen nach Volumen ab. Unternehmen sollten daher prüfen, welche Rechnungen tatsächlich als E-Rechnung ausgestellt werden müssen und welche Dokumente der Anbieter abrechnet. Dabei sollte auch geklärt werden, ob Gutschriften und Stornos zum kostenpflichtigen Volumen zählen. Weitere Kosten können für Länderanbindungen, Gesellschaften oder Übertragungsdienste entstehen.

Belastbar wird der Vergleich erst durch Tests mit echten Rechnungen. Dabei zeigt sich, ob die Lösung auch Sonderfälle verarbeitet und wie häufig Beschäftigte manuell eingreifen müssen.

Wie ein Chemieunternehmen die Entscheidung getroffen hat

Ein von mindsquare begleitetes Unternehmen aus der Chemiebranche zeigt, wie diese Kriterien zusammenspielen. Der Kunde arbeitete bereits mit RISE with SAP auf einem aktuellen, standardnahen Systemstand. Neben Deutschland sollten Frankreich und Belgien berücksichtigt werden.

Gesucht war deshalb eine SAP-nahe Lösung, mit der sich die Anforderungen mehrerer Länder gemeinsam bearbeiten lassen. Die Entscheidung fiel auf SAP DRC. Ausschlaggebend waren die vorhandene Systembasis, die internationale Aufstellung und der gewünschte Prozessumfang sowie die im Lizenzumfang enthaltene Wartung durch SAP, die Anpassungen über SAP Notes bereitstellt.

Die gemeinsame Plattform nahm dem Unternehmen allerdings nicht die Umsetzung je Land ab. Konfiguration, fachliche Abstimmung und Tests blieben für die jeweiligen Verfahren erforderlich. Hinzu kamen unterschiedliche regulatorische Vorgaben. So müssen etwa in Belgien Unternehmen bereits heute Peppol-konforme Rechnungen empfangen und versenden, in Frankreich kommen Anforderungen zum E-Invoicing sowie das E-Reporting an die Finanzbehörden hinzu. Der Vorteil lag im gemeinsamen Rahmen, in dem diese Aufgaben organisiert werden konnten.

Das gewählte Beispiel aus der Chemiebranche macht daher deutlich,  warum die deutsche Ausstellungspflicht allein als Auswahlkriterium zu kurz greift – denn für diesen Kunden musste die Lösung von Anfang an über den deutschen Prozess hinausreichen.

Hinter der Pflicht steht eine größere Entwicklung

Unter dem aktuellen Zeitdruck wird die E-Rechnung häufig vor allem als zusätzliche Vorgabe behandelt. Im Mittelpunkt steht dann, ein gültiges Dokument zu erzeugen und fristgerecht zu versenden. Das ist für den Einstieg verständlich, schöpft das Potenzial aber nur teilweise aus.

Der internationale Blick zeigt, wie eng Rechnungsstellung und steuerliche Kontrolle bereits verbunden sein können. In Italien gilt die B2B-E-Rechnungspflicht grundsätzlich seit 2019. Der Austausch erfolgt über das staatliche Sistema di Interscambio, kurz SdI. Die strukturierte Rechnung ist dort Teil der digitalen Steuerprozesse.

Auch auf EU-Ebene geht die Entwicklung weiter. Mit VAT in the Digital Age, kurz ViDA, greifen ab dem 1. Juli 2030 digitale Meldeanforderungen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU. Daraus folgt eine allgemeine Meldepflicht für sämtliche Rechnungen zu diesem Termin. Für international tätige Unternehmen wird jedoch deutlich: Die heutige Einführung ist ein Schritt in Richtung weiterer digitaler Compliance-Prozesse.

Bei der Lösungswahl sollte deshalb auch geprüft werden, wie zusätzliche Meldeverfahren angebunden und regulatorische Änderungen umgesetzt werden können. Dazu gehören klare Verantwortlichkeiten für die Weiterentwicklung und transparente Kosten.

Rechnungsdaten für die eigenen Abläufe nutzen

Neben der Compliance liegt ein weiterer Nutzen in den Daten selbst. Eine strukturierte Rechnung enthält Informationen, die sich ohne erneute Erfassung weiterverarbeiten lassen.

Auf Empfängerseite können Bestellbezüge und Positionsdaten den Abgleich mit Bestellung und Wareneingang erleichtern. Stimmen Datenqualität und Prüfregeln, lassen sich darauf aufbauend weitere Verarbeitungsschritte automatisieren. Beschäftigte können sich stärker auf Abweichungen und Klärungsfälle konzentrieren.

Wer Rechnungsdaten mit internen Stamm- und Prozessdaten verknüpft, kann zudem Auswertungen nach Lieferanten, Kostenarten oder Fälligkeiten verbessern. Voraussetzung ist, dass die benötigten Informationen vollständig übernommen und über geeignete Schnittstellen weitergegeben werden.

Damit verändert sich auch die Frage an eine E-Rechnungslösung: Neben der korrekten Ausstellung zählt, wie gut sie die weitere Verarbeitung der Daten unterstützt.

Den Einstieg zum Ausgangspunkt machen

Wer jetzt unter Zeitdruck steht, braucht zuerst einen verlässlichen Weg zur E-Rechnung. Eine Übergangslösung kann dafür sinnvoll sein. Mit ihrem Start sollte zugleich feststehen, wann und anhand welcher Kriterien über den dauerhaften Betrieb entschieden wird.

So erhält die kurzfristige Umsetzung eine klare Perspektive: weniger manuelle Arbeit, anschlussfähige Compliance-Prozesse und besser nutzbare Rechnungsdaten. Die Frist setzt den Anlass. Welchen Nutzen die Einführung langfristig bringt, entscheidet die Gestaltung des Prozesses.