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„Wie gut ist unsere Human Resources Software für künftige Anforderungen gewappnet?“ Eine Frage, die viele Unternehmen beschäftigen dürfte. Eine Schweizer Mediengruppe fand es mit externer Unterstützung in einem „Health Check“ heraus.
Digitalisierung und Wachstum kennzeichnen die Entwicklung bei der Mediengruppe Tamedia, der größten privaten Mediengruppe der Schweiz, in den letzten Jahren. Lag ursprünglich der Fokus auf Print- und Verlagsservices, so erweitert sich das Geschäftsfeld zunehmend in Richtung digitaler Dienstleistungen wie Anzeigen- und Searchportale oder Stellenplattformen.
Für das Personalwesen des 3.400 Mitarbeiter starken Unternehmens bedeutet diese digitale Transformation nicht nur, dass nun auch Fachleute mit anderen als den bisherigen Qualifikationen gesucht wurden, es ändern sich auch die Anforderungen an die Organisation – was auch eine geeignete IT-Infrastruktur nötig macht.
Historisch gewachsene IT – fit für die Zukunft?
Die IT-Systemlandschaft im HR-Umfeld ist bei Tamedia historisch gewachsen. Das führende personalwirtschaftliche System stellt das SAP ERP Human Capitel Management (HCM) dar, welches nach und nach durch mehrere Satelliten-Systeme ergänzt wurde. Diese basieren zum Teil auf on-premise Lösungen, zum Teil auch auf Cloudanwendungen unterschiedlichster Softwareanbieter. So gibt es eine eigene Anwendung für das Bewerbermanagement oder Individualentwicklungen zur Abbildung von Prozessen zu Zielvereinbarungen (e-Bonus) und Leistungsbeurteilung (e-Dialog). Hinter jedem dieser Systeme stehen konzeptionelle Überlegungen, Projekte, Zeit und Mühe, doch mit jeder weiteren Integration von Geschäftsbereichen oder Prozessen wurde es auch schwieriger, das Gesamtsystem stabil zu halten. Viele Schnittstellen machten es fehleranfälliger, Medienbrüche und dadurch bedingte manuelle Zwischenschritte beeinträchtigten die Effizienz. Auch ließ die sog. User Experience (UX), also das Benutzererlebnis des Endanwenders, über die Vielzahl unterschiedlicher Lösungen hinweg zu wünschen übrig.
Neben der operativen Unsicherheit beschäftigte die IT-Verantwortlichen vielmehr noch eine andere Frage: Bestehen bei Tamedia gegenwärtig die Grundlagen, um auch in Zukunft unter neuen, sich ändernden Marktanforderungen zu bestehen? „Wir wollten wissen, was mit unseren bestehenden Systemen möglich ist und was nicht, wie wir uns für die Zukunft aufstellen sollten“, verdeutlicht Andreas Böttcher, Business & IT Application Manager HCM bei Tamedia. Um das herauszufinden, wollte man die eigene HR-IT einem Health Check durch einen externen Partner unterziehen.
Health Check soll Klarheit bringen
In internen Diskussionen und Workshops stimmten sich alle Beteiligten bei Tamedia zunächst über Anforderungen und Umfang des Health Checks ab. Basierend auf dieser Vorarbeit – rückblickend war es die längste Phase des Projekts – konnten auch die Anforderungen an den Dienstleister konkretisiert werden: Natürlich die nötige Sachkompetenz und Erfahrung, aufgrund der sensitiven Informationen auch eine hohe Vertrauenswürdigkeit. Ebenso wichtig waren ein sehr sachliches, partnerschaftliches Herangehen und die Fähigkeit, auch in emotional aufgeladenen Situationen ruhig, offen und auf Augenhöhe zu kommunizieren.
Unter den Ausschreibungsteilnehmern der engeren Wahl entschied man sich für projekt0708, einen IT-Dienstleister aus München, der die geforderten Voraussetzungen schon in früheren gemeinsamen Projekten nachweisen konnte.
Entlang der Roadmap: Vorbereitung – Workshopserie – Nachbereitung – Handlungsempfehlung
projekt0708-Geschäftsführer Michael Scheffler, der das Projekt von der externen Seite leitete, ging nach einer erprobten Projektmethodik vor: Zunächst wurden alle verfügbaren Unterlagen wie Systemdokumentationen, Entwicklerrichtlinien, Handbücher, usw. gesichtet und die benötigten Informationen anhand selbstentwickelter, umfangreicher Fragebögen erhoben. Hierbei wurde strikt in fachliche Anforderungen und technische Aspekte unterschieden. So vorbereitet, begann man mit einer Reihe von Workshops, um den Ist-Zustand zu ermitteln. Dabei wurden bestimmte Themen, wie etwa abteilungsübergreifende Prozessabläufe, in größerer Runde diskutiert oder in Einzelgesprächen mit den zuständigen Experten besprochen (z. B. konkrete Schnittstellen zwischen den IT-Systemen). Details, die in diesen Terminen noch nicht geklärt werden konnten, wurden jeweils als „Hausaufgabe“ intern bis zum Folgeworkshop erarbeitet.
Die anschließende Nachbereitungsphase beinhaltete nach eigenen Angaben:
- Aufbereitung und Dokumentation der Workshops durch projekt0708
- Technische Detailanalyse des SAP ERP HCM Systems und der eingesetzten Teilmodule anhand eines bereitgestellten Systemzugangs
- Zusammenfassende Darstellung und Handlungsempfehlungen
Die Ergebnisse wurden in einem über 60-seitigen Ergebnisbericht zusammengefasst und dem entsprechenden Lenkungsausschuss bei Tamedia final präsentiert.
Im Ergebnis erhielt das Medienunternehmen eine genaue Analyse, wie die einzelnen Teilbereiche der HR Systemlandschaft ineinandergreifen, was bereits effizient funktioniert und wo aktuell oder in Zukunft Verwerfungen oder Engpässe möglich sind. Zudem wurden Handlungsempfehlungen erarbeitet und nach Wichtigkeit, Dringlichkeit und voraussichtlichen Kosten gewichtet.
Nächste Aufgaben: HR- / IT-Strategie und SAP Organisationsmanagement
Als besonders wichtiger Faktor stellte sich das SAP Organisationsmanagement (OM) heraus, da es gleichsam das integrative Fundament für viele weitere Funktionen bildet. Ein SAP OM Re-Design gehört deshalb zu den priorisierten Handlungsempfehlungen, bei deren Umsetzung projekt0708 unterstützen wird. Neben dem gemeinsamen Projekt nimmt sich Tamedia aus eigener Kraft die zweite der im Health Check priorisierten Aufgaben vor: Die Entwicklung und Umsetzung einer HR-/IT-Gesamtstrategie.
Wir danken Nicola Hauptmann (WORDFINDER PR) für diesen Anwenderbericht.
Bildrechte: ©Tamedia / Fotograf: Yves Bachmann
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