SEPA Umstellung rechtzeitig beginnen

Ab 1. Februar 2014 tritt der einheitliche, europaweite Euro-Zahlungsverkehrsraum, Single Euro Payments Area (SEPA), in eine nächste Phase: SEPA-Zahlungsformate lösen nationale Zahlungsformate ab, Bankleitzahl und Kontonummer werden durch IBAN und BIC ersetzt. Auf den ersten Blick ist dies eine Erleichterung, denn die Umstellung soll europaweite Geldtransfers so einfach gestalten wie Überweisungen im Inland. Bei genauerem Hinsehen offenbaren sich aber große Herausforderungen für Unternehmen hinsichtlich ihrer Geschäftsprozesse und IT-Organisation. Die Unternehmenssoftware muss auf die neuen Anforderungen vorbereitet werden.

SEPA betrifft nicht nur Finanzbuchhaltung 

In erster Linie wird von der Umstellung die Finanzbuchhaltung betroffen sein, da diese Abteilung den Bankverkehr abwickelt. So muss beispielsweise das Zahlungsverkehrsprogramm angepasst werden, um die neuen SEPA-XML-Zahlungsformate verarbeiten zu können. Die Auswirkungen erstrecken sich ferner auf die Abteilungen, die die Kunden- und Lieferstammdaten pflegen. Neu angelegte Stammsätze sind in den Bankadressen mit IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifier Code) zu versorgen; vorhandene Bankadressen können mit maschineller Unterstützung konvertiert werden. Nicht zu unterschätzen sind auch die Auswirkungen auf den Schriftverkehr mit Kunden (Mandatsverwaltung oder Vorab-Ankündigung des Lastschrifteinzugs), denn – und das ist ganz wesentlich – SEPA ist kein reines IT-Projekt. Fachbereich und IT-Abteilung sollten daher so früh wie möglich aktiv werden und eine Betroffenheitsanalyse durchführen. Aus dieser lässt sich dann ein Projektplan für die individuelle Umstellung ableiten.

DSAG: SAP Softwareanpassung bis Frühjahr 2013 erforderlich

Die Themengruppe SEPA der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG) e. V. beschäftigt sich schon länger – in enger Zusammenarbeit mit SAP – mit den Auswirkungen von SEPA. Beide Seiten raten, SEPA-Projekte frühzeitig zu starten, um den Zahlungsverkehr nicht zu gefährden. „Ein erster Blick auf die SAP-Funktionen hat gezeigt, dass der Durchdringungsgrad der Module mit SEPA-Funktionen unterschiedlich groß ist“, weiß Rainer Böhle, Sprecher der DSAG-Themengruppe SEPA. Die notwendigen Abrundungen wurden von DSAG und SAP gemeinsam beschrieben und priorisiert. Die Anpassung der SAP-Software sollte daraufhin im Rahmen der gesetzlichen Änderungen erfolgen, so die Erwartungshaltung der DSAG. Die benötigte Funktionalität sollte dabei spätestens im Frühjahr 2013 vorliegen, mahnt die DSAG. Zwar ist bis Anfang 2014 noch Zeit, aber einige Branchen mit Jahreszyklen bei der Rechnungsstellung müssen entsprechende Projekte früher beginnen und sind darauf angewiesen, SEPA-Funktionen nutzen zu können.