KGS ZADOC: SAP-übergreifende Dokumentensuche und -archivierung

Die KGS Software GmbH & Co. KG hat ihre 2013 vorgestellte Lösung KGS ZADOC jetzt ausgebaut. Zu den neuen Features zählen ein Web-Client, die ZADOC Remote API-Schnittstelle zur externen Verwendung von Funktionen wie Verknüpfung und Verschlagwortung, Ablage, Suche und Dokument­zugriff) sowie ein Attributeditor. Die neueste ZADOC-Version ermöglicht eine Dokumentsuche mit belegobjekt- oder attributorientiertem Einstieg.

ECM-/DMS Funktionen für SAP-Systeme

KGS ZADOC setzt auf den SAP-Standardkomponenten ArchiveLink und DVS auf und ist komplett in die SAP-Systemlandschaft integriert. Das Softwarepaket ergänzt SAP-basierte Dokumentenablage- und Recherchevorgänge um Funktionen, die der SAP-Standard nicht bietet und über die klassischerweise nur dedizierte ECM-/DMS-Systeme verfügen.

Es kann „stand alone“ oder als Erweiterung des KGS ContentServer4Storage, dem speicherbasierten System der KGS Software für Dokumentenverwaltung und Archivierung in SAP betrieben werden.

Customizing unternehmensspezifischer Szenarien

SAP-gestützte Szenarien zur Dokumentenarchivierung sollen sich mit KGS ZADOC über einfach zu bedienende Customizing-Werkzeuge flexibel aufbauen lassen. SAP-Nutzer können ERP-bezogene Ein- und Ausgangsdokumente einsehen – wahlweise über ihre SAP-Oberfläche oder über die Anwendungsoberflächen, die ZADOC dazu eigens zur Verfügung stellt. Neben den umfassenden Suchfunktionen stehen auch erweiterte Ablageszenarien zur Verfügung. Highlights sind nach Herstellerangaben eine automatisierte Verknüpfung von Dokumenten an mehrere SAP-Businessobjekte, deren Versionierung ohne Nutzung von SAP DVS und die Verwaltung von Dokumenten ohne SAP-Bezug.

Schutz vor unberechtigtem Zugriff

Die konkreten Daten und Dokumente in KGS ZADOC werden mithilfe eines eigenen SAP-Berechtigungsobjekts vor unberechtigten Zugriffen geschützt. Auf diese Weise lässt sich die Berechtigungsvergabe und -Einschränkung für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen auch im Falle von Szenarien mit Non-SAP-Dokumenten, wie üblich auf Basis des SAP-Berechtigungskonzepts durch Vergabe von Benutzerrollen regeln. Da sämtliche Customizing-Einstellungen in das SAP-Transportwesen eingebunden sind, können Anwender ZADOC-Szenarien eigenständig aufbauen, testen und anschließend in den Produktivbetrieb bringen.