Praxisbericht: Elektronische Rechnung optimiert Rechnungswesen

Wie man seine Rechnungsprozesse optimieren kann, zeigt das Praxisbeispiel der schweizerischen Granol AG. Die Granol-Kunden erhalten versandfertige Rechnungen für ihre Baustellenabrechnungen. Als besonderen Kundenservice und zwecks engerer Kundenbindung versendet das Unternehmen elektronische Rechnungen / Onlinerechnungen an seine Kunden und reduziert die eigenen Druck- und Bearbeitungskosten. Granol produziert Verputzmaterialien und vertreibt das Trockenbau-System der Marke Knauf. Geschäftspartner sind Gipser- und Malergeschäfte, Bau- und Generalunternehmungen, Planungsbüros sowie der Schweizerische Baumaterialhandel.

Rechnungserstellung durch Online Rechnung optimiert

In der Schweiz gibt es eine Besonderheit: jede Rechnung hat eine eindeutige Referenznummer. Bei der Rechnungserstellung muss man sie erzeugen, im gesamten Bezahlprozess wird sie verwendet, beispielsweise auf einem Einzahlungsschein, einer Überweisung oder auf dem Kontoauszug. Dieses Verfahren erlaubt eine Automatisierung von Buchungsvorgängen. Doch Granol geht noch weiter, um seinen Kunden einen besseren Service zu bieten und die Kundenbindung zu erhöhen.

Bauhändler können elektronische Rechnung anfordern und damit auch ihre eigenen Prozesse vereinfachen. Beispielsweise importiert ein Bauhändler die von Granol gesendeten Rechnungen direkt in sein SAP-System. An diesem Abwicklungsprozess ist auch die PostFinance, ein Geschäftsbereich der Schweizerischen Post, beteiligt. Sie nimmt die Rechnung entgegen, konvertiert die elektronische Rechnung in ein Format das SAP versteht und leitet es an den Bauhändler weiter.

Dort kann die Rechnung mit der Bestellung (SAP PO – Purchase Order) abgeglichen werden. Bezahlt der Bauhändler, erhält Granol die Referenznummer der Rechnung von der Bank mitgeteilt. Die Schweizer haben damit ein standardisiertes Verfahren, das Bearbeitungsprozesse automatisiert und damit Kosten sparen kann.

Kundenservice im Rechnungswesen

„Wir benötigen kein Papier, keine Umschläge und kein Porto mehr und wir sparen Bearbeitungszeit. Wichtiger jedoch ist die Erhöhung der Kundenbindung“, erläutert Martin Birri, Leiter Finanzen, Personal und Informatik bei Granol, seine Strategie. „Wir erstellen dem Bauhändler die fertige Rechnung für seinen Warenempfänger. Diese ist mit allen Auftragspositionen, mit Baustellenbezeichnung und weiteren wichtigen Informationen versehen“, fährt Birri fort.

Diese Rechnungen können ohne Änderung vom Baustoffhändler weiterfakturiert werden. Dadurch spart auch er Bearbeitungszeit, was sich bei 60-70 Rechnungen pro Woche bezahlt macht. Der Händler bekommt im Nachgang – unter Berücksichtigung seiner Rabattstufe – automatisch eine Gutschrift. „Durch unseren Service können wir neben Durchlaufposten auch Lagerware beim Bauhandel positionieren. Wir sind die ersten in unserer Branche, die das tun“, so Martin Birri. Realisiert wurde die Lösung vom Systemhaus Wato-Soft aus der Schweiz.