S/4HANA: Warum analoge Aktenarchive zum Migrationsrisiko werden können

S/4HANA-Migrationen werden in den meisten Unternehmen als IT- oder Prozessprojekt aufgesetzt: Datenmodelle, Customizing, Cutover-Strategie, Testkonzepte. Die analoge Welt – physische Belege, papierbasierte Archive, dezentrale Aktenlager – fällt aus diesem Scope heraus. Damit entsteht eine Lücke – denn wer im neuen System einen Geschäftsvorfall bearbeiten will, findet zwar den Stammdatensatz, aber nicht das zugehörige Dokument. Das Original liegt im Ordner, nicht in der Belegliste.

Welche Dokumente betroffen sind

Der Umfang dieses analogen Bestands wird regelmäßig unterschätzt. In nahezu jedem mittelständischen Unternehmen – und in vielen Konzernen – finden sich noch viele laufende Meter an Aktenarchiv: Eingangsrechnungen aus der Zeit vor dem digitalen Rechnungseingang, Lieferantenakten und Kreditorenkorrespondenz, Verträge aller Art (Miet-, Wartungs-, Lizenz-, Kunden- und Personalverträge), Personalakten älterer Beschäftigungsverhältnisse, technische Dokumentation und Konstruktionsunterlagen oder steuerlich relevante Belege innerhalb der laufenden Aufbewahrungsfrist. Warum diese Akten „übersehen“ wurden, hat fast nie strategische oder durchdachte Gründe. Vielleicht haben frühere Systemwechsel diesen Bereich ausgeklammert, ein Wechsel der Archivverantwortung wurde aufgeschoben oder der schiere Aufwand schreckte ab.

Risiken, die erst nach Go-live sichtbar werden

Allerdings gilt: wer diesen Bestand im Migrationsprojekt ignoriert, verschiebt das Problem nicht – er vergrößert es. Operativ entsteht eine Doppelwelt: Anwender recherchieren parallel im neuen System und im alten Aktenschrank. Compliance-seitig wird die GoBD-Konformität schwer nachweisbar, weil Belege in einem unklaren Zwischenzustand zwischen physisch, ad-hoc gescannt und ungesichert digitalisiert vorliegen. Bei steuerlichen Außenprüfungen oder Wirtschaftsprüfungen kann das zur Nachforderung umfangreicher Bereitstellungen führen. Hinzu kommt ein subtileres Risiko: Anwender etablieren eigene Workarounds, scannen Dokumente unsystematisch ab und legen sie auf Netzlaufwerken oder in privaten Ordnern ab. So entsteht eine Schatten-Archivlandschaft, die jede spätere Bereinigung erschwert.

Bestandsaufnahme vor Projektstart

Eine strukturierte Bestandsaufnahme gehört in die Vorprojektphase, nicht in eine Folgephase. Sie umfasst typischerweise vier Schritte:

1. Die physische Erfassung aller Standorte (Hauptarchiv, dezentrale Lager, Niederlassungen, Außenstellen).

2. Eine Inventarisierung nach Dokumenttyp, gesetzlicher Aufbewahrungspflicht und operativer Relevanz.

3. Eine Klassifizierung: Welche Bestände müssen in SAP S/4HANA verknüpfbar sein, welche genügen einer rechtssicheren Aufbewahrung außerhalb des ERP, welche können nach Ablauf der Frist regulär kassiert werden?

3. Ein Mengengerüst und eine Aufwandsschätzung. Erst auf dieser Basis lässt sich entscheiden, welcher Anteil tatsächlich digitalisiert werden muss. Erfahrungsgemäß ist das deutlich weniger als ursprünglich angenommen.

GoBD-konformes Scannen im SAP-Kontext

Sobald digitalisiert wird, stellt sich die Frage der Rechtskonformität. Das ersetzende Scannen erlaubt nach den GoBD die Vernichtung der Originale, setzt aber einen geregelten Prozess voraus: eine schriftliche Verfahrensdokumentation, definierte Verantwortlichkeiten, sichergestellte Vollständigkeit und Lesbarkeit, Unveränderbarkeit der Digitalisate sowie Nachvollziehbarkeit aller Verfahrensschritte. Im SAP-Kontext kommt eine zusätzliche Anforderung hinzu: Die digitalisierten Dokumente müssen über eine eindeutige Indexierung mit dem zugehörigen SAP-Datensatz verknüpft werden, typischerweise über SAP ArchiveLink oder ein angebundenes Dokumentenmanagementsystem. Diese Schnittstellen-Logik wird in vielen Projekten erst spät bedacht, gehört aber bereits in die Konzeptionsphase. Andernfalls entstehen Digitalisate, die zwar GoBD-konform vorgehalten werden, im operativen System aber nicht auffindbar sind.

Typische Fehler — und wie sie zu vermeiden sind

Drei Muster wiederholen sich in der Praxis:

1. Das Thema wird auf eine Phase nach Go-live vertagt, was die ohnehin angespannten Ressourcen weiter strapaziert und die Doppelwelt verfestigt.

2. Pauschal wird „alles“ digitalisiert, ohne vorherige Klassifizierung – mit dem Ergebnis, dass erhebliche Budgets in Bestände fließen, die in Kürze ohnehin kassiert werden könnten.

3. Die Verfahrensdokumentation fehlt oder ist nicht auf den tatsächlichen Prozess abgestimmt, wodurch der formale Nachweis der Ordnungsmäßigkeit später nur mit Aufwand nachgezogen werden kann.

Vermeiden lassen sich diese Fehler durch eine frühe Bestandsanalyse, eine ehrliche Klassifizierung mit den Fachbereichen und eine konsequente Verzahnung von Scan-Prozess, Verfahrensdokumentation und SAP-Indexierung.

Fazit: Datenqualität beginnt im Aktenschrank

SAP-S/4HANA-Migrationen sollten nicht an etwas scheitern, dass nie im SAP-(Alt)System enthalten war. Wer Datenqualität als Erfolgsfaktor also ernst nimmt, kann den analogen Altbestand nicht ausklammern. Die Investition in eine strukturierte Vorbereitung zahlt sich an mehreren Stellen aus: in einem reibungsärmeren Cutover, in einer belastbaren Compliance-Position, in höherer Akzeptanz bei den Anwendern und in einem ERP-System, das die operative Realität des Unternehmens vollständig abbildet und nicht nur deren digitalisierte Spitze.