SAP S/4HANA kommunal: Greenfield-Migration bei den Berliner Bäder Betrieben

Wie kann die S/4HANA-Migration im öffentlichen Sektor gelingen? Die Berliner Bäder Betriebe (BBB) haben darauf eine Antwort. Europas größter kommunaler Bäderbetrieb schaffte per Greenfield-Migration den Sprung in eine zukunftsfähige Finanzwelt.

IT-Konsolidierung bei Berliner Bäder Betrieben 

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung geht in Deutschland eher schleppend voran: Im EU-Ranking 2025 des Digitalverbands Bitkom schaffte es die Bundesrepublik beim E-Government gerade mal auf Rang 21 der 27 untersuchten Länder. Dass das Transformationstempo im kommunalen Sektor deutlich hinter dem der Privatwirtschaft zurückliegt, hat auch strukturelle Gründe: Komplexe Vergabepflichten, klamme Kassen und in die Jahre gekommenen IT-Landschaften bremsen die Modernisierung der Verwaltung vielerorts aus.

Probleme, die auch die Berliner Bäder Betriebe (BBB) beschäftigten. 1996 führte das Land Berlin die bislang dezentral geführten Bäder der Bundeshauptstadt in einer Anstalt öffentlichen Rechts zusammen. Als größter kommunaler Bäderbetrieb Europas betreiben die BBB heute 67 Schwimmbäder an 62 Standorten, beschäftigen rund 850 Mitarbeitende und verzeichnen jährlich rund sechs Millionen Badegäste. „Um ein so großes, kommunales Unternehmen erfolgreich zu steuern, braucht es verlässliche Daten sowie transparente Prozesse“, sagt Sylvia Eckert, Leiterin Finanzen bei den BBB.

Warum war der Umstieg auf SAP S/4HANA nötig?  

Die über Jahre gewachsene IT-Landschaft der BBB wurde dieser Anforderung zuletzt jedoch nur noch unzureichend gerecht, die Bäder Betriebe standen vor einer klassischen Altlast-Situation: drei Buchungskreise ohne gemeinsame Datenbasis, fragmentierte Prozesse, mangelnde Transparenz zwischen Finanzen, Einkauf und Haushaltsplanung. Und eine SAP-Landschaft, die seit 2019 nicht mehr weiterentwickelt worden war. „Das hieß: keine neuen Funktionalitäten, keine neuen Schnittstellen, eine klassische Workaround-Kultur“, bringt Eckert die Ausgangssituation auf den Punkt. Rechnungen wanderten in Papierform durch das Unternehmen, Finanzdaten wurden parallel in Excel gepflegt, Monatsabschlüsse lagen oft erst am 15. des Folgemonats vor.

Die organisatorischen und systemseitigen Rahmenbedingungen waren über viele Jahre gewachsen und entsprechend vielschichtig. Unterschiedliche Buchungs- und Steuerungslogiken, historisch entstandene Stammdatenstrukturen sowie ein umfangreiches Anlagevermögen prägten die Ausgangslage. „Das SAP-R/3-System wurde seinerzeit vor allem zur Unterstützung operativer Buchungsprozesse genutzt“, erinnert sich Sylvia Eckert. Integrierte Steuerungsstrukturen und standardisierte Prozesse befanden sich zu diesem Zeitpunkt noch in der Weiterentwicklung. Gleichzeitig war die IT-Landschaft durch zahlreiche gewachsene Einzellösungen und eine heterogene Infrastruktur gekennzeichnet.

Wie wurde die Entscheidung für S/4HANA getroffen?

Ein Zustand, der aus Sicht der BBB auf Dauer nicht haltbar war. 2022 fiel deshalb der Startschuss für eine umfassende Modernisierung der unternehmensweiten IT-Landschaft. Eine strukturierte Digital-Roadmap gab dafür den Takt vor: „Das erste und dringlichste Handlungsfeld war der Umstieg auf SAP S/4HANA“, blickt BBB-IT-Leiter Daniel Bernstein zurück.  Ob dieser per Brownfield oder Greenfield erfolgen sollte, war schnell geklärt: Eine reine Datenbankmigration hätte die strukturellen Probleme des kommunalen Dienstleisters konserviert. „Greenfield steht dagegen für einen Neustart auf einer stabilen Basis: Best Practices, saubere Daten und ein erfahrenes Team“, unterstreicht Projektleiter Stefan Mett vom Implementierungspartner COMLINE SE. Sein Tipp: Möglichst nah am Standard zu bleiben und zu schauen, was dieser bietet – und Eigenentwicklungen erst anschließend ins Auge zu nehmen.

Der Migrationsrahmen war also gesetzt. Blieb die Frage, wo anfangen? Die Antwort der BBB: Beim Geld. „Wir leben von der Berichterstattung an Aufsichtsrat und Abgeordnetenhaus, konnten den Mehrwert, den Finance für eine Organisation unter Kostendruck leisten muss, aber schlichtweg nicht erbringen“, so Finanzchefin Eckert. Denn in der Vergangenheit erfolgte das Reporting auf Basis manuell konsolidierter Exceltabellen und war entsprechend aufwendig und fehleranfällig. Das Motto „Finance First“ war für das Projektteam deshalb von Beginn an Programm.

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Was waren entscheidende Erfolgsfaktoren?

Der erste Schritt auf dem Weg zur zukunftsfähigen ERP-Landschaft bestand in einer konsequenten Stammdatenbereinigung. „Das Anlagevermögen wurde auf werthaltige Anlagen reduziert, die Kundendatei auf aktive Einträge konsolidiert, die Kostenstellen gekürzt“, beschreibt COMLINE-Projektleiter Mett.

Ein weiterer zentraler Faktor für den Projekterfolg war das Change Management. „Uns war wichtig, allen Mitarbeitern klarzumachen, dass der Umstieg auf SAP S/4HANA kein IT-Projekt ist, sondern unsere neue Arbeitswelt“, verdeutlicht Eckert. Deshalb wurden alle Betroffenen vom ersten Tag an aktiv ins Projekt involviert – von den Konzeptphasen, über Workshops bis hin zu den Systemschulungen. Trotzdem habe das Projektteam nicht jeden für die neue Welt begeistern können. „Dass es bei so einem Projekt immer auch Gegenwind gibt, muss einem klar sein“, so Eckert weiter.

Was hat die Migration konkret verändert?

Insgesamt sind die BBB mit dem Projektverlauf durchweg zufrieden: Das System ging termingerecht und im Budget in Betrieb. Abschlüsse, Zahlläufe, Berichte und Budgetauswertungen laufen inzwischen deutlich schneller. Alle Rechnungen sind an einem Ort gebündelt, Außenstände jederzeit abrufbar. „Wir haben jetzt integrierte End-to-End-Prozesse. Das ständige Abgleichen unterschiedlicher Datenquellen gehört damit der Vergangenheit an“, resümiert Finanzchefin Sylvia Eckert. Davon profitiere auch die Stimmung im Team spürbar.

Auch für den Implementierungspartner COMLINE SE ist das Projekt ein Beleg dafür, dass eine S/4HANA-Migration deutlich mehr ist als nur ein Technologiewechsel. „Sie schafft die Voraussetzungen für datengetriebene Steuerung und – mittelfristig – für KI-Nutzung“, unterstreicht COMLINE-Experte Eduard Kumbeiz. Denn Embedded Analytics, Clean Core und SAP Business Data Cloud seien nur auf einer bereinigten Datenbasis sinnvoll nutzbar. „Umso wichtiger, dass dieser Unterbau von Anfang an sauber gesetzt wird.“

Wie geht es in der neuen S/4HANA-Welt weiter?  

Mit dem Umstieg auf SAP S/4HANA haben die Berliner Bäder Betriebe den Schritt vom verwaltenden zum steuernden Finance gemeistert und ein Fundament für zukunftsorientierte Unternehmensprozesse gelegt. Die nächsten Handlungsfelder hat das Projektteam bereits im Visier: Planung, Budgetierung und Steuerungskonzept sollen integriert in SAP S/4HANA abgebildet werden.