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Die moderne HR-Abteilung als Servicepartner für die Beschäftigten – in kleinen Unternehmen mag das mit Papierakten und Insellösungen noch funktionieren. Steigt die Komplexität des Personalmanagements und werden die Datenmengen unübersichtlich, braucht es jedoch eine Digitalisierung des Personalwesens, wie André Schröder, Customer Cloud Success bei NTT DATA Business Solutions (Foto), in seinem Gastbeitrag erläutert. Anhand von SAP SuccessFactors skizziert er typische HR-Fragestellungen und Lösungsansätze.
Eine durchgehende Digitalisierung des Fachbereichs HR ist spätestens notwendig, seit der digitale Wandel neue Prozesse, Geschäftsmodelle und Märkte für das eigene Unternehmen eröffnet. Darauf muss das Personalwesen adäquat reagieren: mit neuen Recruiting-Methoden, einfach zugänglichen Weiterbildungsmaßnahmen und mehr Self-Services für die Mitarbeitenden – schwierig bei knapper Personaldecke, Papierumlaufmappen und manuellem Eintragen von Lohnsteuerklassen in vorgefertigte Listen.
Wie reduziert SAP SuccessFactors den Verwaltungsaufwand?
Die HR-Softwarelösung SAP SuccessFactors sammelt und ordnet deshalb die relevanten Daten, reduziert operative und administrative Aufwände und schafft Transparenz. Neue Freiräume für Personalverantwortliche entstehen, die ihre Rolle strategischer und kreativer ausfüllen, in enger Zusammenarbeit mit dem Management. Verantwortliche erhalten einen 360-Grad-Blick auf die gesamte Belegschaft, vom Onboarding bis zum Austritt, von der Ausbildungsstelle bis zur Führungsposition.
Gleichzeitig behält die HR-Abteilung den Nutzen für (angehende) Mitarbeitende im Blick, inklusive ihrer inzwischen hohen Anforderungen an Bewerbungs-, Onboarding-, Weiterbildungs- und Administrationsprozesse.
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In Zeiten des Fachkräftemangels kommt es aufs Recruiting an
Talente finden, gewinnen, schnell einarbeiten und dauerhaft halten: Darum geht es in Zeiten, in denen sich junge qualifizierte Fachkräfte ihre Arbeitgeber aussuchen können. Mit SAP SuccessFactors Recruiting legen Führungskräfte Stellenausschreibungen an und publizieren sie mit wenigen Klicks in passenden Jobbörsen. Das Modul ermittelt die besonders geeigneten Kanäle und hilft beim Optimieren der Texte.
Direkt über SAP SuccessFactors Recruiting kann die HR-Abteilung Karriereseiten einrichten, über die sich Bewerber mit ihrem aktuellen Profil (zum Beispiel aus LinkedIn) anmelden. In Dashboards und Grafiken lassen sich die Bewerbungen im Anschluss einfach und objektiv bewerten; zeitnah kann das System in der Folge das Jobangebot versenden. So muss das Gegenüber nicht lange warten, für eine positive Experience kann vom ersten Moment an gesorgt werden.
Eine spezielle Ergänzung zum Modul ermöglicht auch Schnellbewerbungen und setzt somit die Hürde für Bewerber noch einmal niedriger. Nach dem Onboarding lassen sich mit dem Modul Performance & Goal Management zudem individuelle Ziele für die Mitarbeitenden organisieren sowie transparent und nachverfolgbar machen.
Unterstützung klassischer HR-Kernprozesse
Die bürokratischen und administrativen Anforderungen in den Unternehmen wachsen ständig. Da passen eingefahrene Strukturen und Abläufe einfach nicht mehr. Mittels Excel-Tabellen und Insellösungen in den HR-Kernprozessen (Stammdaten, Entgeltabrechnung/Payroll und Zeitwirtschaft) den Überblick zu behalten, wird immer schwieriger und führt zu Fehleranfälligkeit und Reibungsverlusten.
Mit SAP SuccessFactors Employee Central können Unternehmen Routineaufgaben automatisieren oder durch Self Services ersetzen – und zwar auch mobilfähig über die SuccessFactors-App. Sie können standardisierte HR-Workflows aufbauen (etwa Genehmigungsprozesse) und detaillierte Analysen zur schnellen Entscheidungsfindung durchführen. Zusätzliche Add-ons können dabei alle Aspekte eines effizienten Dokumentenmanagements abdecken, ein HR-Zeitmanagement-Add-on verschafft Überblick über sämtliche SAP S/4HANA HCM-Zeitsalden und -Zeitnachweise in SuccessFactors.
Wie lassen sich Compliance und Datenschutz einhalten?
Gerade in gewachsenen Systemen sind beispielsweise die Regeln der DSGVO schwer umsetzbar, da die Daten der Beschäftigten auf verschiedene Orte verteilt sind. Das erschwert den Schutz vor dem Zugriff Unbefugter. Auch wenn jemand ausscheidet, ist oft unklar, wo und wann persönliche Daten gelöscht werden müssen.
Die Cloud-Architektur von SAP SuccessFactors schafft hier Rechtssicherheit. Denn die Personaldaten sind an einem zentralen Ort abgelegt und können nur mit entsprechenden Genehmigungen abgerufen werden. Mit integrierten Werkzeugen unterstützt die Software das DSGVO-konforme Löschen von nicht mehr relevanten Daten. Es herrscht Transparenz, wer personenbezogene Daten erstellt/geändert/gelöscht und wer auf sensible personenbezogene Daten zugegriffen hat.
Wie hilft SAP SuccessFactors beim Talentmanagement?
Die Wechselbereitschaft unter guten Leuten war schon immer hoch, der hohe Anteil an Remote Work nagt zusätzlich an der Loyalität. Hinzu kommen die besonderen Ansprüche der Generation Z. Wie motiviert und belohnt man leistungsgerecht, wie entwickelt man ein Verständnis für die Bedürfnisse seiner Mitarbeitenden? Es geht um Talententwicklung und -management, individuelle Weiterbildung und Karriereplanung, Identifizierung von Führungspotenzial und das Erkennen zukünftiger Fachkräfte.
Mit SAP SuccessFactors Succession & Development lassen sich diese Prozesse systematisieren und standardisieren. In Entwicklungsplänen können Mitarbeitende, Führungskräfte und HR die Entwicklungsziele zusammen abstimmen, über Career Worksheets und Paths werden verfügbare Stellen und die damit verbundenen Kompetenzen transparent. Mobile E-Learning-, Aus- und Weiterbildungsangebote schaffen Entwicklungsmöglichkeiten, wie sie ohne eine moderne HR-Software nur schwer umzusetzen wären.
Warum sich Medienbrüche nur mit einer Komplettlösung beseitigen lassen
Selbst wenn sich bisher manuelle Prozesse schon durch Software unterstützen lassen: Viele HR-Programme bilden die Unternehmensprozesse eben doch nicht vollständig ab. In der Folge beginnen die Mitarbeitenden, eigene Workarounds zu nutzen. Das schafft neue Probleme, weil Medienbrüche entlang der einzelnen Programme entstehen, daraus Fehler resultieren und Kolleginnen und Kollegen die Abläufe nicht nachvollziehen können. Im schlimmsten Fall etabliert sich sogar eine Schatten-IT mit unsicheren und ineffizienten Systemen.
Die SAP SuccessFactors HCM Suite versteht sich daher als Komplettlösung für alle Anwender im Unternehmen: HR-Abteilung, Mitarbeitende, Fachbereiche, Führungsebene und Jobinteressierte.
HR-Digitalisierung: Prozesse und Software passgenau verzahnen
Die Software ist das eine, nun muss sie noch richtig implementiert werden. Nur wenn Softwarelösungen und Prozesse exakt auf die eigene Organisation zugeschnitten sind, profitieren Mitarbeitende, Managementebene und die HR-Abteilung gleichermaßen. Ein Partner, der vorgefertigte Good-Practice-Prozesse und abgestimmte Konfigurationen mitbringt, garantiert damit erst eine später erfolgreiche Arbeit mit SAP SuccessFactors.
Weiterführende Informationen:
SAP-Partner NTT DATA Business Solutions hat in einem E-Book mit typischen HR-Fragestellungen und Lösungsansätzen von SAP SuccessFactors zusammengestellt.
