Die Neuregelung der Umsatzsteuer Durchführungsverordnung (UStDV) bringt ab dem 1. Oktober 2013 einige Herausforderungen für Unternehmen, die Waren an andere Unternehmen in EU-Mitgliedsstaaten befördern oder versenden. Nur wenn nachgewiesen werden kann, dass die Waren tatsächlich zu einem Empfänger in einem anderen EU-Staat gelangt sind, kann die Lieferung umsatzsteuerfrei erfolgen.

Übergangsregelung gilt ab 1.10. 2013 nicht mehr

Bislang beanstandeten die Finanzbehörden nicht, wenn der Belegnachweis nach den bis 2011 geltenden Vorschriften geführt wurden. Ab Oktober 2013 wird der Nachweis an verschiedene, zum Teil neue Kriterien geknüpft. Besonderes Risiko dabei: Kann das „Gelangen in einen anderen EU-Staat“ nicht mit den von der Finanzbehörde anerkannten Belegen nachgewiesen werden, so ist unter Umständen die Umsatzsteuer in voller Höhe nachzuzahlen.

Beförderung von Waren ins Ausland

Wenn Verkäufer oder Käufer die Waren mit eigenen Transportmitteln transportieren, gilt als Nachweis ausschließlich die Gelangensbestätigung.

Versand von Waren ins Ausland

Typischerweise gelangen Waren über einen Spediteur, Kurier oder Paketdienst, der den Transport durchführt, zum Empfänger. In dieser Konstellation können als Nachweis benutzt werden:

• Frachtbrief / CMR
• Spediteursbescheinigung der erfolgten Lieferung
• Konnossement
• Bestätigung der Entgegennahme der Postsendung an den Abnehmer und der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung
• Gelangensbestätigung

Bei KEP-Sendungen (Kurier, Express, Paketdienst) sollen die vollständigen Tracking-Daten als Nachweise ausreichen.

Pflichtangaben zur Gelangensbestätigung / Gelangensbescheinigung

Ein Nachweis der erfolgten Lieferung an einen Kunden muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Absenders
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware
• Ort und Monat der Ankunft der Ware
• Ausstellungsdatum
• Unterschrift des Abnehmers (Käufer oder beauftragter Empfänger, nicht bei elektronischer Übermittlung)

Die Gelangensbestätigung ist grundsätzlich durch den Empfänger der Lieferung auszustellen. Es genügt nicht mehr, dass der Versender oder Spediteur den Versand der Waren quittiert.

Bei regelmäßigen Lieferungen kann der Nachweis durch eine Sammelbestätigung geschehen, in der die Lieferungen eines Quartals zusammengefasst werden.

Risiken durch Gelangensbestätigung

Die Gelangensbestätigung ist ein rein deutscher Nachweis und daher in der restlichen EU in der Regel unbekannt. Abnehmer sind also nicht zu einer Unterschrift verpflichtet, die Nachweispflicht verbleibt beim Lieferanten. Das ist insbesondere bei einmaligen oder seltenen Transaktionen problematisch.

Bei Selbstabholung (FAC-Versendungen) oder unfreier Versendung (EXW-Versendung) besteht kein Vertragsverhältnis zwischen Verkäufer und Spediteur. Die Beschaffung von Nachweisen kann sich als schwierig erweisen. Transporteure im internationalen Verkehr werden in der Regel mit deutschen fiskalischen Anforderungen nicht vertraut sein.

Die Aufzeichnungen werden von Spediteuren in der Regel nur 2 Monate lang gespeichert. Der Verkäufer muss aus steuerrechtlichen Gründen die Nachweise 10 Jahre lang aufbewahren.

Software Lösungen für Gelangensbestätigung / Gelangensbescheinigung

Bei einigen wenigen Sendungen und Empfängern werden die Unternehmen die zusätzliche Bürokratie manuell bewältigen können. Wird der Verwaltungsaufwand zu hoch, bieten sich Softwarelösungen für die Dokumentation der erfolgreichen Gelangensbestätigung an.

Diese übernehmen die Kommunikation mit den Warenempfängern und überwachen den Status jeder benötigten Gelangenheitsbestätigung. Sie versenden Mahnungen und automatisieren die Prozesse der Rückläufe.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ab wann ist die Gelangenbestätigung verpflichtend?
Unter gewissen Umständen ab 1. Oktober 2013 (siehe oben)

Kann ich mit Trackingdaten das Gelangen bestätigen?
Ja, wenn sie vollständig sind, soll das bei KEP-Sendungen genügen (siehe oben)

Es soll eine „Gnadenfrist“ vom BMF bis zum 01.01.2014 geben – wie ist die zu bewerten?
Ein Prüfer des BMF könnte selbst entscheiden, ob er bereits ab 1.10. oder ab 1.1. die Nachweise gemäß der neuen UStDV verlangt. Rechtlich abgesichert ist die Duldung nach Expertenmeinung nicht. Wir empfehlen Unternehmen daher nicht, sich auf diese mögliche Gnadenfrist zu verlassen.

Weiterführende Links:

Online-Check Gelangensbestätigung: Ihr Umsatzsteuer Risiko ermitteln

Bitte prüfen Sie für Ihre Situation den individuellen Sachverhalt und die Nachweismöglichkeiten. Eine Haftung für die Richtigkeit der Angaben können wir – wie bei allen anderen Artikeln auch – leider nicht übernehmen.