SAP-Berechtigungen und Arbeitsmittel an Mitarbeiter vergeben

Wir fragten Thomas Latajka, Leiter Business Development der realtime AG, wie Unternehmen ihre Genehmigungsprozesse rund um die Ausstattung neuer Mitarbeiter mit SAP-Rollen, SAP-Berechtigungen und Arbeitsmitteln (Laptop, Zugangschip, Arbeitsplatz) organisieren und revisionssicher dokumentieren können.

Herr Latajka, welche Herausforderungen haben Unternehmen beim Onboarding neuer Mitarbeiter oder wenn sich Rollen oder Verantwortungsbereiche von Mitarbeitern ändern?

Thomas Latajka: Durch das Onboarding neuer Mitarbeiter entsteht oftmals noch ein hoher manueller Aufwand in unterschiedlichen Fachbereichen eines Unternehmens. Diesen gilt es zu strukturieren und zeitgerecht abzuarbeiten.

Mitarbeiter, die ein Onboarding oder eine Änderung eines bestehenden SAP-Users beantragen, stehen einer unübersichtlichen Masse an möglichen SAP-Berechtigungen und Arbeitsmitteln gegenüber.

Fehleranfällige Excel-Listen oder papierbasierte Formulare erschweren die Arbeit. Hier setzen wir mit unserer Lösung apm identifier an. Wir bilden sämtliche Prozesse in einem transparenten Genehmigungsworkflow ab.

Wie kann man diese Prozesse automatisieren und sicher machen, also Funktionstrennungskonflikte oder Unsicherheiten bei der Ausstattung vermeiden?

Durch die Abbildung eines Benutzerantrags in SAP können wir direkt zielgruppenspezifische Vorschläge für die Ausstattung eines Mitarbeiters mit Arbeitsmitteln und SAP-Berechtigungen erzeugen. Der sich daraus ergebende Genehmigungsprozess wird komplett über den SAP Workflow abgebildet.

Da alle Informationen zur Rollenzuordnung bereits im vorgelagerten Benutzerantrag enthalten sind, lassen sich SoD-Konflikte (SoD = segregation of duties = Funktionstrennung) direkt erkennen und vermeiden.
 

Was sind die Besonderheiten Ihrer Lösung und ab welcher Mitarbeiterzahl kann sich der Einsatz lohnen?

Der große Mehrwert unserer Lösung ist die zielgruppengerechte Vorkonfiguration eines Benutzerantrags. Das macht das bisher oftmals mühsame Erstellen eines Benutzerantrags zu einem standardisierten, einfachen Prozess, der zusätzlich jederzeit revisionssicher dokumentiert ist. Die Fehleranfälligkeit wird auf ein Minimum reduziert.

Außerdem bleibt das Thema Arbeitsmittel für Mitarbeiter nicht länger außen vor: Der apm identifier bildet diese über die Konfiguration direkt in SAP ab. Egal ob Notebook, Zugangschip oder Office-Software – neue Mitarbeiter lassen sich über den Workflow jetzt auch mit Dingen ausstatten, die nicht direkt mit SAP im Zusammenhang stehen. Gleichzeitig erhöhen wir die Sicherheit bei der Berechtigungsvergabe: SoD-Konflikte werden sichtbar, bevor sie im System Schaden anrichten können.

Unsere Lösung lässt sich problemlos in jede bestehende SAP-Umgebung integrieren. Sie ist damit in Sachen Benutzerantrag eine echte Alternative zu komplexen IdM-Lösungen (IdM = Identity Management = Identitätsmanagement) und eignet sich nicht nur für Großunternehmen, sondern vor allem auch für den Mittelstand.

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.