„Fiori First“ bei EWE NETZ: Auch die Oberfläche entscheidet über den S/4HANA-Erfolg mit

Viele SAP-S/4HANA-Projekte werden an Zeitplänen, Budgets und technischen Meilensteinen gemessen. Ob die Transformation im Alltag tatsächlich erfolgreich ist, entscheidet sich jedoch oft an einer anderen Stelle: Können Mitarbeitende ihre Aufgaben im neuen System schneller, einfacher und intuitiver erledigen als zuvor? Marco Grieger (BTC AG) zeigt anhand des Projekts beim Versorgungsunternehmen EWE NETZ auf,  warum SAP Fiori dabei weit mehr ist als eine moderne Oberfläche.

Regulatorischer Druck trifft gewachsene Systeme

Auslöser für die Transformation war einerseits die Gesetzgebung: der seit Juni 2025 für Stromanbieter verpflichtende 24-Stunden-Lieferantenwechsel setzte für EWE NETZ einen festen zeitlichen Rahmen für eine IT-seitige Umsetzung. Parallel wurde deutlich, dass die über Jahre gewachsene SAP-Branchenlösung für Versorgungsunternehmen (Industry Solution Utilities, IS-U) künftige Anforderungen nicht mehr zuverlässig würde abbilden können. EWE NETZ entschied sich deshalb für die Einführung von SAP S/4HANA Utilities. Weil der regulatorische Zeitplan den Go-live faktisch nicht verschiebbar machte, wurden mehrere Projektstränge parallel umgesetzt.

Unter diesen Bedingungen hätte es nahegelegen, sich zunächst auf die technische Migration zu konzentrieren. EWE NETZ wählte jedoch einen anderen Weg: Die tägliche Arbeit der Anwender wurde von Beginn an als wichtiger Teil der Transformation verstanden. Ziel war daher nicht nur der Umstieg auf ein neues Backend – sondern auch, den Mitarbeitenden einen ein klaren Zugang zu den tatsächlich benötigten Funktionen zu schaffen.

„Fiori First“ beginnt bei den Arbeitsabläufen

Seit seiner Einführung im Jahr 2013 hat sich SAP Fiori von einer App-Sammlung für ausgewählte Anwendungsfälle zu einem breit etablierten UX-Standard innerhalb der SAP-Welt entwickelt. Im Projekt mit EWE NETZ wurde SAP Fiori mit dem Fiori Launchpad zum zentralen Einstiegspunkt für rund 2.500 SAP-Anwender in sehr unterschiedlichen Rollen. Die klassische SAP GUI sollte nur noch in begründeten Ausnahmefällen genutzt werden.

Die Ausgangslage war typisch für langjährig gewachsene SAP-Landschaften: komplexe Menüstrukturen, viele Transaktionen und individuelle Favoritenbäume. Einige Anwender bei EWE NETZ hatten dort bis zu 70 Transaktionen hinterlegt. Für erfahrene Spezialisten und Spezialistinnen war das beherrschbar, für Gelegenheitsuser deutlich schwieriger.

Der Fiori-First-Ansatz setzte deshalb nicht bei der Frage an, welche Funktionen technisch verfügbar sind. Entscheidend war vielmehr: Welche Aufgaben hat eine Rolle tatsächlich? Welche Anwendungen werden dafür benötigt? Und in welcher Reihenfolge sollten sie sichtbar sein?

Die Anwender gestalten ihre Arbeitsoberfläche mit

Ab Mitte 2023 wurde die neue Oberfläche in enger Abstimmung mit den verschiedenen Anwendergruppen entwickelt. In Workshops und mit kollaborativen Werkzeugen wie Miro wurden Anforderungen an Kacheln, Seitenaufteilung und Priorisierung erhoben. So entstanden rollenbasierte Launchpads entlang realer Arbeitsabläufe.

Das ist besonders relevant, wenn sich im Unternehmen sehr unterschiedliche Nutzungsprofile finden. Mitarbeitende in der Buchhaltung beispielsweise nutzen das SAP-System bei EWE NETZ sehr umfassend, während Mitarbeitende in der Montage nur für einzelne Aufgaben darauf zugreifen. Umso wichtiger ist es für diese Gelegenheitsuser, schnell die richtige Funktion zu finden, ohne sich durch komplexe Menüs bewegen zu müssen.

In puncto Userzentrierung wollte EWE NETZ nicht jede individuelle Präferenz abbilden, sondern vielmehr eine gemeinsame Ausgangsbasis nach der 80-20-Regel schaffen: 80 Prozent der Anforderungen erfüllt die gemeinsam erarbeitete „Basis-Version“, die restlichen 20 Prozent kann jeder Anwender individuell anpassen. Dabei reduziert eine gute Userführung die Auswahl dort, wo sie nicht benötigt wird. Rollenbasierte Oberflächen helfen, Komplexität aus dem sichtbaren Arbeitsbereich zu nehmen und Orientierung zu schaffen.

Oberfläche und Berechtigungen gehören zusammen

Eine übersichtliche Oberfläche allein reicht jedoch nicht aus. Was nützt eine klar strukturierte Kachel, wenn die dahinterliegende Anwendung nicht geöffnet werden darf? EWE NETZ entschied sich deshalb folgerichtig, parallel zum Fiori-Design auch das historisch gewachsene Berechtigungskonzept neu aufzusetzen. Dabei wurde die zuvor sehr feingranulare und konfliktträchtige Logik vereinfacht und an die neue Fiori-Welt angepasst. Ziel war, den Anwendern genau diejenigen Rechte zur Verfügung zu stellen, die sie für ihre Aufgaben benötigen, ohne unnötige Hürden im Arbeitsablauf zu erzeugen.

Hier zeigte sich eine zentrale Lehre des Projekts: Oberfläche und Berechtigung bestimmen gemeinsam, was die User sehen oder tatsächlich tun können. Werden beide Themen getrennt geplant, können Brüche entstehen – beispielsweise Funktionen ohne entsprechenden Zugriff, zusätzliche Supportfälle oder Frustration unmittelbar nach dem Go-live.

Change Management beginnt vor dem Go-live

Mit SAP Fiori hat sich bei EWE NETZ für viele Mitarbeitende auch die Art und Weise geändert, wie sie durch Prozesse navigieren und Anwendungen aufrufen. Change Management spielte deshalb eine zentrale Rolle im Projekt, schon frühzeitig wurden die Fachbereiche mit eingebunden und Feedback in kurzen Zyklen aufgenommen.

Gleichzeitig gab es zum Projektstart offene Supporttermine, um Zugriffs- und Berechtigungsprobleme schnell zu klären. Diese Nähe zu den Anwendern war besonders wichtig, weil regulatorischer Zeitdruck und hoher Testaufwand wenig Spielraum für lange Korrekturschleifen ließen.

Best Practice für weitere Transformationen

Fazit: Akzeptanz entsteht nicht erst durch eine Schulung kurz vor dem Start. Sie wächst bereits dann, wenn Mitarbeitende erkennen, dass ihre Arbeitsrealität bei der Gestaltung des neuen Systems berücksichtigt wird. Oder anders formuliert: Ein technisch funktionierendes System ist noch kein erfolgreich eingeführtes System.

Bei EWE NETZ gilt der Fiori-First-Ansatz inzwischen als Best Practice für weitere Transformationen, da das Projekt termingerecht, im vorgesehenen Budget und in der angestrebten Qualität umgesetzt werden konnte. Gleichzeitig endet die Transformation nicht mit dem Go-live: Fiori muss sich im Arbeitsalltag weiter etablieren und lässt sich schrittweise optimieren. Perspektivisch können darauf auch neue Funktionen wie der KI-Assistent SAP Joule aufsetzen.

Learning:  Aus der Oberfläche wird ein Transformationsfaktor

Aus der erfolgreichen SAP S/4HANA-Einführung bei EWE NETZ lassen sich drei auf andere Unternehmen übertragbare Prinzipien ableiten:

• Die Useroberfläche sollte nicht als nachgelagerte Designfrage behandelt werden, sondern als Bestandteil der Transformation.
• Rollen, Anwendungen und Berechtigungen müssen gemeinsam entwickelt werden.
• Ein Fiori-First-Ansatz braucht frühe Kommunikation und kontinuierliches Feedback.

Für Unternehmen bedeutet das einen Perspektivwechsel. Wer SAP Fiori erst am Ende eines S/4HANA-Projekts betrachtet, verschenkt Potenzial. Wird die Anwenderperspektive dagegen früh mit Rollenmodell, Berechtigungen und Change Management verknüpft, wird aus einer neuen Oberfläche ein wichtiger Bestandteil der Transformation.