Wie die SBB die Dokumentenerstellung aus SAP effizient gestalten

Kleider machen Leute: Ein Sprichwort, das – im übertragenen Sinn – auch für den geschäftlichen Schriftverkehr gilt. Denn professionelle gestaltete Vertragsunterlagen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen im Corporate Design tragen sowohl zur Vertrauensbildung als auch zur Stärkung der Marke bei. Allerdings ist die Erstellung derartiger Dokumente aus SAP-Systemen in der Regel ein recht komplexer Vorgang.

Dass es auch anders geht, zeigt das Unternehmen SBB – Schweizerische Bundesbahnen AG (nachfolgend SBB). Der Transportdienstleister kennt sich nicht nur im Schienenverkehr aus, sondern zählt auch zu den größten Immobilienfirmen der Alpenrepublik. Wie das Unternehmen die Erstellung, Verarbeitung und Verwaltung seines Schriftverkehrs auf Spur gebracht hat, berichtet Bruno Kuratli (TeamWork | Foto) in seinem Gastbeitrag.

SBB: Viel Schriftverkehr im Immobilienbereich

In Sachen Pünktlichkeit im Personenverkehr macht der SBB so schnell niemand etwas vor. Der Transportdienstleister gilt auf diesem Gebiet europaweit seit Jahren als Vorreiter. Aus gutem Grund. Immerhin kamen 2023 92,5 Prozent aller SBB-Personenzüge pünktlich an. Aufgeteilt in die vier Divisionen Personenverkehr, Cargo, Infrastruktur und Immobilien beschäftigt die SBB insgesamt 35.000 Mitarbeitende (2023) – und zählt damit nicht nur zu den größten Arbeitgebern, sondern auch zu den größten Immobilienfirmen der Alpenrepublik.

Insgesamt bewirtschaftet die SBB-Immobilienabteilung rund 800 Bahnhöfe, 3.500 Gebäude sowie 3.600 Grundstücke. Bei der Verwaltung der Liegenschaften setzt das Unternehmen seit Jahren auf SAP RE-FX. In der Kommunikation mit Mietinteressenten, Mietern und Partnern fällt eine enorme Anzahl Dokumente an. Um die Erstellung, Verwaltung und den Versand von Angeboten, Mietverträgen und anderen Dokumenten zu automatisieren und vereinfachen, führte der Bereich den TWDocBuilder ein. Die Software ist direkt im SAP-System integriert und ermöglicht eine flexible Generierung und Pflege von Formularen.

Die Entscheidung für die intelligente TeamWork-Lösung fiel dabei aufgrund einer internen Empfehlung: Das Betriebliche Gesundheitsmanagement, die Personalverwaltung und weitere Bereiche der SBB hatten das Tool für die Dokumentenerstellung und -Verwaltung bereits seit Jahren im Einsatz und waren damit durchweg zufrieden.

 

Komplexe Anforderungen im Formularumfeld

„Gerade im Bereich der Immobilien gibt es allerdings sehr komplexe Anforderungen im Formularumfeld und es bestand vor Projektstart ein gewisses Risiko“, erinnert sich Jörn Jörns, SAP Senior Consultant bei der SBB.  Um dies zu reduzieren, wurde im Rahmen des Prototypings deshalb eine Standardausprägung „Immobilien“ definiert und eine passende Lösung für die Immobilienabteilung der SBB realisiert.

 

Heute erstellt der Fachbereich Formularvorlagen über den TWDocBuilder in MS-Word, ohne dass dafür Entwicklerkenntnisse erforderlich sind. Das Template funktioniert ähnlich wie ein Serienbrief und bindet benötigte Datenfelder direkt aus SAP RE-FX ein. Dabei stehen alle relevanten Felder und Organisationsdaten zur Verfügung. Das fertige Template wird als Formular im SAP hinterlegt, wobei definiert wird, in welchem Format (Word, PDF oder PDF-A) das Dokument erzeugt werden soll.

 

Druck- und Versandprozesse automatisiert

Der eigentliche Druckprozess aus SAP läuft vollautomatisch. Beispielsweise werden sämtliche Parameter der Mietverträge automatisch ausgelesen. In Kombination mit den SAP Business Partner Daten sowie den SBB individuellen Feldern wird so der Mietvertrag automatisiert vorgeneriert. Potenziell fehlende Stammdaten werden direkt erkannt und gemeldet, eine individuelle Anpassung ist bei Bedarf im generierten Word-Dokument aber noch jederzeit möglich. Dokumente, bei denen dies nicht vorgesehen ist, können im pdf-Format generiert werden.

Der Versand der Dokumente könnte ebenfalls vollständig automatisiert erfolgen. Dazu würde das System auf Basis der SAP Business Partner Daten sowie der in TWDocBuilder hinterlegten Textbausteine und Parameter eigenständig eine E-Mail generieren und um den Dokumentenanhang ergänzen. Derzeit wird diese Funktionalität im SBB-Immobilienbereich allerdings nicht genutzt. Was hingegen schon heute vollautomatisch läuft, ist die Ablage: Ein auf dem Dokument hinterlegter Barcode gewährleistet, dass das vom Mieter unterzeichnete Dokument nach dem Einscannen automatisch am richtigen Ort im Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt wird.

 

Dokumentenerzeugung läuft wie am Schnürchen

Damit verfügt die SBB heute über eine bequeme und effiziente Lösung für die Kommunikation mit Mietinteressenten, Mietern und Partnern. Die vollständige Integration in SAP RE-FX erleichtert die tägliche Arbeit der Sachbearbeiter, die anwenderfreundlichen Weboberflächen ermöglichen eine effiziente Pflege vorhandener Vorlagen sowie das schnelle Aufsetzen neuer Korrespondenzen. Hinterlegte Workflows beschleunigen die Mail-Korrespondenz, dank der integrierten Barcodes werden gegengezeichnete Dokumente automatisiert im DMS gespeichert und stehen dort jederzeit zur Verfügung. „Gemeinsam mit TeamWork konnten wir die Effizienz im gesamten Prozess verbessern und erst noch vereinfachen“, lobt SBB Solution Manager Immobilien, Roman Wildenauer, das aus seiner Sicht durchweg gelungene Projekt.

 

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Weiterführende Informationen:

Sie möchten den TWDocBuilder live erleben? Dann kommen Sie beim DSAG-Jahreskongress doch einfach zu einer Demo am TeamWork-Stand (S8) vorbei. Sichern Sie sich am besten direkt ihren persönlichen Wunschtermin. Alternativ können Sie natürlich auch an einem der kostenlosen TeamWork-Webinare teilnehmen oder einen individuellen Termin für eine unverbindliche Web-Demo buchen. Jetzt Termin vereinbaren