Gelangensbestätigung in SAP-Branchenlösung TRADEsprint

Seit mehr als einem Jahr ist die „Gelangensbestätigung“ für jede innerhalb des EU-Wirtschaftsraums grenzüberschreitend gelieferte Ware verpflichtend, um sogenannten Karussellgeschäften und Umsatzsteuermissbrauch vorzubeugen. Nur wer nachweisen kann, dass die Ware auch dort angekommen ist, wo sie hingelangen sollte, kann den Vorsteuerabzug dafür geltend machen.

Die Verantwortung liegt beim Lieferanten und der muss sich letztlich auch darum kümmern, dass er die Ankunft einer Warenlieferung bei seinem Kunden, oder bei Selbstabholern die Abholung, gegenüber der Finanzbehörde unmissverständlich dokumentieren kann.

Gelangensbestätigung erzeugt bürokratischen Aufwand

Was anfangs als Erleichterung galt, hat sich inzwischen als zusätzliche bürokratische Hürde erwiesen. Nicht nur die vielen Spediteure hat diese Neuregelung auf den Plan gerufen, so dass es inzwischen gesetzliche Nachbesserungen gab, sondern auch die Unternehmen selbst, die mit erheblichen bürokratischen Mehraufwand rechnen mussten. ,,Hier sehen wir uns als ERP-Partner unserer Kunden in der Pflicht, den zusätzlichen Aufwand so gering wie möglich zu halten und den Prozess, wie auch die Dokumentation automatisiert und systemgestützt abzubilden“, betont der cormeta-Vorstand Holger Behrens. ,,Oft sind es die banalen Dinge, die das Leben unnötig erschweren. Da setzen unsere Kunden mit unseren Branchenlösungen auf durchgängig integrierte Unternehmenssoftware, drucken bei Warenlieferungen Liefer- und Frachtpapiere automatisch aus, die Ware kommt beim Empfänger an und nun soll das noch zusätzlich dokumentiert werden.“

Integration in SAP Branchenlösung TRADEsprint

Ob Einzelbeleg pro Lieferschein oder Sammelbeleg: mit den SAP-Branchenlösungen für den technischen Handel und die Prozessindustrien lässt sich lückenlos dokumentieren, dass eine Lieferung tatsächlich angekommen ist oder abgeholt wurde. Die erforderliche Gelangensbestätigung wird automatisch im ERP-System mit den Lieferpapieren erzeugt. Um den Liefernachweis zu erbringen und den Warenempfang schlüssig zu dokumentieren, haben die cormeta-Experten einen eigenen QM-Meldungs-Typ realisiert. So wird in TRADEsprint für die betreffenden Lieferaufträge (Einzel- oder Sammellieferung) schon beim Anlegen des Auftrags automatisch eine Gelangensbestätigung als PDF hinterlegt und gleichzeitig eine auf die Lieferung referenzierende QM-Meldung erzeugt.

Zur zeitlichen Steuerung der Sammelbelege greift das ERP-System auf den hinterlegten Werkskalender zurück. Ist die Ware bei einem Kunden angekommen, signiert er dies mittels Gelangensbestätigung und schickt das Dokument zurück. Die QM-Meldung kann mit Eingang der unterschriebenen Bestätigung abgeschlossen und die Warenlieferung nachweisbar dokumentiert werden. ,,Wir müssen hierzu keine zusätzlichen Module implementieren, sondern greifen auf bestehende Funktionen zurück, was die Umsetzung bei den Kunden wesentlich erleichtert“, erklärt Holger Behrens. Wobei die Signatur nicht verpflichtend ist: wer die Gelangensbestätigung via Mail automatisiert versendet, der muss nur die Antwortmail revisionssicher archivieren. Und der VDA hat eigens eine Verfahrensbeschreibung ausgearbeitet, die die Übertragung der Gelangensbestätigung per EDI mit EDIFACT und XML regelt. Letztlich ist auch die Gelangensbestätigung an sich nicht für jeden bindend, denn Spediteure dürfen – wie bisher – die Spediteursbescheinigung als Nachweis erbringen.