SAP-Transformation: Warum ein frühzeitiges Datenmanagement sinnvoll ist

Mit dem Wechsel auf SAP S/4HANA wollen viele Unternehmen ihre SAP-Landschaft modernisieren und zukunftsfähig machen. Warum Unternehmen bei dieser Transformation nicht nur das neue Betriebsmodell oder den Migrationsansatz sorgfältig bedenken müssen, sondern auch den künftigen Umgang mit Daten, Altsystemen und Betriebsaufwänden erläutert Elisa Ziegenbein (SNP) in ihrem Gastbeitrag für das IT-OnlineMagazin.

Datenmanagement in der SAP S/4HANA-Migration

Die Migration nach SAP S/4HANA ist für viele Unternehmen ein strategisches Vorhaben mit hoher Priorität. Im Zentrum stehen meist Fragen hinsichtlich der Zielarchitektur, dem Zeitplan und den involvierten Risiken. Weniger Aufmerksamkeit erhält dagegen oft ein Thema, das ebenfalls über den langfristigen Erfolg entscheidet: der Umgang mit bestehenden Datenbeständen und Altsystemen. Genau hier kommt es nach dem Go-live häufig zu neuen Herausforderungen. Denn wenn Datensätze unkontrolliert wachsen, Altsysteme weiterhin betrieben werden müssen und Regeln für die Archivierung oder den Datenzugriff fehlen, bleibt die erhoffte Vereinfachung der Systemlandschaft aus. Unternehmen sollten das Datenmanagement deshalb nicht als nachgelagerte Option behandeln, sondern als festen Bestandteil ihres Transformationsprojekts.

 

Mit der Migration endet nicht die Komplexität

Mit dem Wechsel auf SAP S/4HANA verbinden viele Unternehmen die Erwartung, ihre SAP-Landschaft zu modernisieren und Prozesse zu vereinfachen. Diese Erwartung ist berechtigt, aber erfüllt sich nicht automatisch. Die Migration ersetzt weder historisch gewachsene Datenstrukturen noch beseitigt sie Altsysteme, die weiterhin für Auskünfte, Nachweise oder Prüfzwecke benötigt werden.

In der Praxis zeigt sich: Nach der technischen Umstellung bleiben viele der strukturellen Herausforderungen bestehen. Die Daten wurden über Jahre aufgebaut, mehrfach kopiert, unterschiedlich klassifiziert und in verschiedenen Systemen verteilt. Ohne klare Regeln zur Aufbewahrung und Nutzung steigen die Betriebsaufwände weiter an. Gleichzeitig sinkt die Transparenz darüber, welche Informationen operativ relevant, welche historisch notwendig und welche eigentlich überflüssig sind.

 

Entscheidend ist die Datenstrategie

Für CIOs und IT-Verantwortliche stellt sich deshalb nicht nur die Frage, wie die Migration letztlich umgesetzt wird. Ebenso wichtig ist, welche Daten künftig im produktiven System verbleiben, welche archiviert werden können und wie sich historische Informationen weiterhin nachvollziehbar bereitstellen lassen.

 Diese Entscheidungen betreffen mehrere Ebenen zugleich. Auf fachlicher Ebene steht im Fokus, relevante Informationen und Daten dauerhaft für Audits, Analysen oder KI-Anwendungen verfügbar zu halten. Auf regulatorischer Ebene spielen Aufbewahrungspflichten, Nachvollziehbarkeit und Auditfähigkeit eine Rolle. Auf wirtschaftlicher Ebene geht es um Infrastruktur, Support, Lizenzkosten und die Frage, wie viele Systeme langfristig betrieben werden müssen. Ein effizientes Datenmanagement ist somit kein reines Administrationsthema, sondern Teil der IT-Strategie.

 

Weniger Daten sind nicht automatisch besser

Viele Unternehmen verfolgen im Rahmen ihrer Transformation das Ziel, ihr Datenvolumen zu reduzieren. Das ist grundsätzlich sinnvoll. Schlankere Produktivsysteme können einfacher betrieben werden und lassen sich oft besser weiterentwickeln. Gleichzeitig greift ein Ansatz, der nur auf die Reduktion des Datenvolumens ausgerichtet ist, zu kurz.

Nicht jede Datenreduktion ist automatisch ein Fortschritt. Kritisch wird es dann, wenn Informationen zwar aus dem operativen System entfernt werden, aber kein eindeutig geregelter Zugriff mehr möglich ist oder gesetzliche Anforderungen nicht ausreichend berücksichtigt wurden. Der Zielkonflikt ist offensichtlich: Unternehmen wollen ihre Systemlandschaft vereinfachen, müssen aber historische Daten weiterhin zuverlässig, nachvollziehbar und gegebenenfalls revisionssicher vorhalten. Deshalb ist nicht entscheidend, wie viele Daten gelöscht oder ausgelagert werden, sondern nach welchen Regeln dies geschieht.

 

Altsysteme verursachen versteckte Folgekosten

Besonders deutlich wird das bei alten SAP- oder Non-SAP-Systemen, die nach einer Transformation weiterlaufen. Häufig bleiben sie bestehen, weil unklar ist, wie auf historische Daten künftig zugegriffen werden soll. Technisch ist das verständlich, wirtschaftlich jedoch oft problematisch.

Jedes weiterbetriebene Altsystem verursacht laufende Aufwände für Infrastruktur, Pflege, Sicherheitsanforderungen und organisatorische Abstimmung. Hinzu kommt die Komplexität verstreuter Datenbestände. Je länger diese Parallelwelten bestehen, desto schwieriger wird es, Zuständigkeiten und Datenflüsse sauber zu steuern. Wer Altsysteme nur aus Vorsicht oder aus Gründen eines fehlenden Konzepts weiterlaufen lässt, vergrößert häufig genau jene Komplexität, die durch die Transformation eigentlich reduziert werden sollte.

 

Welche Ansätze Unternehmen prüfen sollten

 In der Praxis haben sich zwei Aufgabenfelder als besonders relevant erwiesen. Erstens die aktive Archivierung, um operative Systeme von nicht mehr produktiv benötigten Daten zu entlasten. Zweitens die strukturierte Stilllegung von Altsystemen, ohne den Zugriff auf historisch relevante Informationen zu verlieren.

Dafür gibt es am Markt unterschiedliche Lösungsansätze. SNP bietet mit Kyano® Manage spezialisierte Datenmanagement-Produkte u.a. für die Archivierung und Stilllegung von Altsystemen an. Mit Kyano® Outboard steht ein Ansatz für die aktive Archivierung zur Verfügung; mit Kyano® Datafridge ein Ansatz für die kontrollierte Stilllegung von Altsystemen bei gleichzeitigem Zugriff auf historische Daten. Für Unternehmen ist dabei weniger entscheidend, wie eine Lösung vermarktet wird. Relevant ist vielmehr, ob sie fachliche Anforderungen, Compliance-Vorgaben und betriebliche Zielsetzungen belastbar vereint.

 

Worauf Entscheider jetzt achten sollten

Entscheider sollten das Datenmanagement frühzeitig als festen Bestandteil ihrer SAP-Strategie verankern. Dazu gehört, Kriterien für die Archivierung, die Aufbewahrung, den Zugriff und die Stilllegung verbindlich festzulegen. Nur so lässt sich bewerten, welche Daten im Zielsystem verbleiben müssen, welche ausgelagert werden können und welche Altanwendungen tatsächlich noch notwendig sind.

Die zentrale Frage lautet deshalb nicht nur, wie die Migration gelingt. Wichtig ist auch, ob die künftige SAP-Landschaft nach der Transformation wirklich einfacher, wirtschaftlicher und steuerbarer wird. Genau das bestimmt, ob aus einem Migrationsprojekt eine nachhaltige Modernisierung wird.