Viele Argumente für automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen

Die SAP-integrierte Rechnungsbearbeitung von Eingangsrechnungen ist für Unternehmen kein neues, aber weiterhin ein wichtiges Investitionsthema. Bestehende Lösungen werden ausgetauscht, weiter optimiert oder ergänzt. Ein Anbieter, der facettenreiche Produkt- und Lösungsangebote für unterschiedliche Anwendungsszenarien in seinem Portfolio hat, ist WMD. Nach eigenen Angaben betreut der Softwarehersteller und SAP-Partner fast 500 SAP-Anwenderunternehmen. Wir beleuchten typische Lösungsszenarien und Vorteile bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Auch öffentliche Verwaltungen und Behörden können davon profitieren.

SAP integriert: bestellen und bezahlen (Procure to pay)

Wer jährlich eine fünf- oder sechsstellige Anzahl an Eingangsrechnungen erhält, bemüht sich um Automatisierung bei der Rechnungsbearbeitung. Besonders hohe Potenziale zur Kostensenkung durch Zentralisierung und Automatisierung der Rechnungsbearbeitung haben Unternehmen mit vielen Standorten, an denen Rechnungen eingehen.

SAP Kreditorenbuchhaltung automatisieren

Für SAP-Nutzer sind die Voraussetzungen zur Optimierung in der Regel sehr gut erfüllt: Sie bestellen in SAP und bezahlen in SAP. Mit geeigneten Softwarelösungen lassen sich für die Kreditorenbuchhaltung die SAP-Bestellung (MM) mit der Rechnung (FI) verknüpfen und Freigabeprozesse bis auf Positionsebene der Rechnung erreichen. Der Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung (Procure to pay) kann damit automatisiert und vereinfacht werden.

Rechnungseingang: elektronisch oder Papier?

Liegen Rechnungen nicht elektronisch vor, müssen sie zunächst digitalisiert werden: WMD hat Softwarekomponenten, die Belege scannen, elektronisch empfangen, rechnungsrelevante Informationen automatisch erkennen und sie mit SAP Stammdaten und Bewegungsdaten vergleichen und dadurch plausibilisieren.

Anschließend kann der Freigabeprozess angestoßen werden. Freigaben können in SAP ERP, über das SAP Portal, ein Web-Frontend oder mit mobilen Geräten im Browser erfolgen.

Zentralisierung der Prozesse für Eingangsrechnungen

Bei der Hako GmbH, einem Anbieter von Reinigungsmaschinen gibt es beispielsweise ein Sammelpostfach für Eingangsrechnungen. Dort werden sie in den Workflow eingeschleust. Papierrechnungen werden zentral gescannt. Erhalten Mitarbeiter direkt Papierrechnungen, können sie diese alternativ per Multifunktionsgerät digitalisieren und an das Sammelpostfach senden.

55 Kostenstellenverantwortliche und Niederlassungsleiter der Hako GmbH sind in den Freigabeworkflow involviert und geben bundesweit jährlich rund 70.000 Rechnungen frei. Die internationalen Gesellschaften und Standorte sollen nach und nach in den Prozess integriert werden.

Ein weiterer Vorteil dieser Lösung ist – nach Angaben von Hako – eine flexible, automatische Zuordnung eines Sachbearbeiters im Workflow. Neben Mengenabweichungen lassen sich auch Preisabweichungen berücksichtigen. Der zentrale Einkauf kann damit abbilden, dass die Rechnungsbearbeitung nicht einer Einkäufergruppe zugewiesen wird, sondern werksabhängig erfolgen kann.

Hoher Anteil elektronischer Rechnungen bei R+V Versicherung

Seit 2013 stellt das Steuervereinfachungsgesetz elektronische Rechnungen und Papierrechnungen gleich. Die R+V Versicherung hatte das zum Anlass genommen, von seinen umsatzstärksten Lieferanten umsatzsteuerkonforme elektronische Rechnungen anzufordern und nach und nach diesen Anteil weiter zu erhöhen.

Mittelfristig sollen nach eigenen Schätzungen 70-80 % aller Eingangsrechnungen – knapp 65.000 Belege pro Jahr – elektronisch verarbeitet werden. Dann werden schätzungsweise 500 bis 600 Freigeber in die automatisierten Workflows integriert sein, die sachlich prüfen oder Zahlungen freigeben.

Nach eigenen Angaben zeigen sich viele positive Effekte: Es muss kein Papier mehr hin und her getragen oder verschickt werden, das Anbringen von Freigabestempeln oder das Ausfüllen von Freigabeformularen entfällt und die Durchlaufzeiten sollen sich deutlich verkürzt haben.

Klosterfrau reduziert Rückstellungen und Bearbeitungsdauer

Ähnliche Effekte spürt auch das Pharmaunternehmen Klosterfrau Healthcare. Nach eigenen Angaben komme neben schnelleren Bearbeitungszeiten auch bessere Transparenz über Prozesse und Liquidität hinzu. Ergebnis nach der Einführung: Das Unternehmen hatte noch nie so wenig Rückstellungen aus kurzfristigen Verbindlichkeiten.

Klarer Finanzstatus bei Vorwerk im Zuge von Monats- und Jahresabschlüssen

Bei der Vorwerk Stiftung, dem bekannten Direktvermarkter hochwertiger Haushaltsgeräte und anderer Produkte, sind 80 Prozent der Belege innerhalb von ein bis zwei Tagen fertig zur Buchung, was früher bis zu zwei Wochen dauern konnte.

Dadurch treffen weniger Mahnungen ein und die Finanzbuchhaltung ermittelt bei Monatsabschlüssen einen aktuellen Finanzstatus.
 

Pfalzwerke Aktiengesellschaft nutzt besseres Rechnungseingangsbuch

Der Energieanbieter Pfalzwerke Aktiengesellschaft profitiert nach der Einführung einer zeitgemäßen Lösung zur Digitalisierung und effizienten Verarbeitung des Rechnungseingangs von einem weiteren Bonus: Ein detaillierteres Rechnungseingangsbuch informiert zu jedem Vorgang über Status, Zahlungsziel, Skonto oder Fristen. Der Informationsgehalt geht nach eigenen Angaben weit über den SAP-Standard hinaus.

Neue Osnabrücker Zeitung (NOZ) erreicht Qualitätsgewinn

Die NOZ ersetzte eine dem SAP-System vorgelagerte Lösung durch eine SAP-integrierte Lösung und erreichte nach eigenen Angaben neben einem Geschwindigkeitsvorteil durch bessere Scan- und Erfassungsleistungen einen besseren Überblick zum Forderungsbestand und damit zur Liquidität. Ferner schaffe die vollständig SAP-zertifizierte Lösungsstrecke Arbeitserleichterung: Der gesamte Arbeitsprozess geht demnach jetzt schnell und fehlerfrei vonstatten. Mitverantwortlich dafür ist offenbar der sofortige Stammdatenabgleich. Die frühere Lösung konnte nicht entscheiden, ob eine erkannte Kostenstelle, ein Kreditor oder ein Sachkonto in SAP existiert.

Bearbeitung von Eingangsrechnungen für SAP PSCD automatisieren

Auch Behörden und öffentliche Verwaltungen können alle Vorteile der Automatisierung von Eingangsrechnungen nutzen. WMD bietet dazu eine konfigurierte Lösung zur Eingangsrechnungsbearbeitung für SAP PSCD an. Mit der Lösung für den Public Sector lassen sich Eingangsrechnungen elektronisch im SAP PSCD Modul (Kassen- und Einnahmenmanagement) erfassen und verarbeiten.

Weiterführende Informationen:

SAP-integrierte Rechnungsbearbeitung von Eingangsrechnungen