Warum SAP Active Archiving nach dem SAP S/4HANA-Umstieg entscheidend ist

Nach einer erfolgreichen SAP S/4HANA-Migration gilt die Datenarchivierung in vielen Unternehmen als abgeschlossen. Ein Irrtum, sagt Christian Weber (SNP). Schließlich setzt sich nach dem Umstieg das Datenwachstum unvermindert fort und sollte schon allein deshalb kontinuierlich im Blick bleiben. Im Interview mit IT-OnlineMagazin-Chefredakteurin Maike Rose spricht der Transformationsexperte über die Risiken des unkontrollierten Datenwachstums, typische Schwachstellen in Archivierungsprojekten und die Gründe, warum Altsysteme oft länger laufen als nötig.

Archivierung nach dem SAP S/4HANA-Umstieg 

Maike Rose: Viele Unternehmen gehen davon aus, dass das Thema Datenarchivierung mit der SAP S/4HANA-Migration erledigt ist. Warum ist SAP Active Archiving danach oft erst recht aktuell?

Christian Weber: Zunächst ändert sich mit dem Umstieg in die SAP S/4HANA Cloud – egal ob Private oder Public – das Abrechnungsmodell: Gebühren werden dann ein Stück weit auch auf Basis der Datenbankgröße berechnet. Schon allein deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen für den Bluefield-Ansatz, also für eine selektive Datenmigration mit bewusst reduziertem Datenbestand, und starten mit einem kleineren System.

Wer allerdings glaubt, damit sei es getan, geht von falschen Annahmen aus. Denn das Datenwachstum setzt sich nach dem Umstieg natürlich fort, in manchen Bereichen sogar schneller als zuvor. Das beste Beispiel dafür ist die neue ACDOCA-Tabelle. Sie fasst unterschiedliche Belegtypen, die früher in getrennten Tabellen lagen, zusammen. Jede Buchung, jede Warenbewegung landet dort. Entsprechend schnell wächst sie. Dieses Datenwachstum aus dem Blick zu verlieren, kann Unternehmen gebührentechnisch teuer zu stehen kommen.

Ganz zu schweigen von potenziellen Compliance-Verstößen: Schließlich gibt die DSGVO klare Regeln für das Speichern und Löschen personenbezogener Daten vor.

 

Warum erhöht Datenwachstum DSGVO-Risiken? 

Maike Rose: Haben SAP-Anwenderunternehmen das auf dem Schirm?

Christian Weber: Leider noch viel zu wenige. Gerade das Compliance-Thema wird in Deutschland gerne vor sich hergeschoben. Frei nach dem Motto: „Wir warten mal ab, bis einer kommt.“ Wenn allerdings einer kommt und feststellt, dass DSGVO-Vorgaben nicht umgesetzt wurden, kann das laut Verordnung Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes nach sich ziehen. Entsprechend wichtig ist es, das Datenwachstum einzugrenzen und aktive Archivierungsmechanismen (SAP Active Archiving) zu etablieren.

Maike Rose: Was bedeutet das konkret?

Christian Weber: Zum einen sollten Verantwortliche die Wachstumskurve ihrer Datenbank kontinuierlich im Blick behalten und das Wachstum mindestens einmal im Monat analysieren. Sobald das monatliche Wachstum deutlich anzieht (z. B. im zweistelligen Prozentbereich), sollte man handeln. Denn dann ist man in der Cloud schnell über die nächste Kostenschwelle. Ehrlich gesagt tun das leider noch zu wenige Unternehmen systematisch – aber das Bewusstsein dafür wächst.

Zum anderen gilt es, Compliance-Vorgaben zum Löschen und Aufbewahren von Daten regelbasiert und dokumentiert umzusetzen. Unsere Lösung Kyano Outboard® für SAP Active Archiving hilft dabei: Sie verlagert Daten, die im Tagesgeschäft nicht mehr benötigt werden, automatisiert aus der aktiven SAP S/4HANA-Datenbank in ein revisionssicheres Archiv und automatisiert über das integrierte Retention Management die Steuerung gesetzlicher Lösch- und Aufbewahrungsfristen.

 

Wo stößt SAP Standard-Archivierung an Grenzen?

Maike Rose: SAP liefert mit SAP S/4HANA auch eigene Archivierungsmechanismen – ILM, Data Aging, ADK. Warum reichen diese für viele Unternehmen nicht aus, und wo setzt SNP mit Kyano® Outboard gezielt an?

Christian Weber: Der grundlegende Unterschied liegt im Ansatz. Die SAP-Standardtools arbeiten reaktiv: Man archiviert und bekommt hinterher eine Fehlerliste, die man abarbeiten muss. Wir verfolgen hingegen einen präventiven Ansatz und analysieren Daten bereits vorab: Welche Objekte haben das größte Archivierungspotenzial? Welche Belege haben noch nicht den richtigen Status erreicht, obwohl sie alt genug wären? Das deutet auf prozessuale Fehler hin, die man beheben muss, bevor man sauber archivieren kann. Erst wenn diese Hausaufgaben erledigt sind, steigen wir in die vollautomatisierte Archivierung ein. Das entlastet die IT-Abteilung erheblich.

Maike Rose: Wie sieht ein typisches SAP Active Archiving-Projekt nach einer SAP S/4HANA-Migration aus – welche Phasen durchläuft es, und welche internen Ressourcen muss ein Unternehmen einplanen?

Christian Weber: Der erste Schritt ist unser System-Scan: eine vorgreifende Analyse, die zeigt, wo die größten Hebel liegen und welche Low-Hanging Fruits es gibt. Oft liegen in Systemen Daten, die schlicht nicht mehr gebraucht, aber mitgeschleppt werden. Danach folgen Installation und Setup von Kyano® Outboard, die erste Archivierung begleiten wir gemeinsam mit dem Kunden – danach läuft es weitgehend selbstständig.

Der initiale Aufwand auf Kundenseite besteht vor allem darin, mit den Fachabteilungen die Residenzzeiten abzustimmen: Welche Daten bleiben online, welche wandern ins Archiv? Im zweiten Schritt legen wir gemeinsam die Aufbewahrungsfristen fest, also wann Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht automatisch gelöscht werden sollen. Dafür ist der Fachbereich verantwortlich.

 

Herausforderungen bei Active Archiving-Projekten

Maike Rose: Dies gilt in der Praxis bekanntermaßen als eine der größten Herausforderungen in Archivierungsprojekten. Deckt sich diese These mit ihren Erfahrungen?

Christian Weber: Durchaus. SAP Active Archiving scheitert selten an der Technologie, sondern wesentlich häufiger an der Angst des Fachbereichs, die Kontrolle über Daten zu verlieren. Dieses grundsätzliche Missverständnis muss ich immer wieder entkräften.

Dazu nutze ich gerne das Beispiel des herkömmlichen Aktenordners: Dieser landet am Jahresende in der Regel im Archiv. Wer nochmal hineinschauen will, muss also in den Keller gehen oder den Ordner aus dem externen Archiv anfordern. Heute landen die Daten ebenfalls im Archiv, bleiben aber direkt aus der Applikation heraus zugänglich. Der einzige Unterschied: Statt sofort erscheinen die Daten vielleicht ein bis zwei Sekunden später.

Dasselbe Prinzip – Daten zugänglich zu halten, ohne sie aktiv im System zu betreiben – gilt übrigens nicht nur für laufende Systeme, sondern auch für Altanwendungen. Diese könnten nach einer Migration eigentlich stillgelegt werden, laufen aber aus regulatorischen Gründen oft über Jahre weiter – und produzieren dadurch natürlich Kosten.

 

Warum laufen SAP-Altsysteme oft zu lang weiter?

Maike Rose: Warum tun sich Unternehmen mit der Stilllegung von Altsystemen so schwer?

Christian Weber: In erster Linie, weil sie sich damit sicherer fühlen. Wer beispielsweise bei einer Bluefield-Migration nur die letzten zwei Jahre mitgenommen hat, muss das Altsystem aus Nachweisgründen noch acht bis zehn Jahre weiter betreiben. Das kostet Lizenzgebühren, Infrastruktur und Administrationsaufwand – für ein SAP-System, das niemand mehr produktiv nutzt und für das es nach 2030 auch keine Compliance-Garantie mehr gibt. Schon jetzt gab es in Europa einige Fälle, in denen sich Altsysteme nicht mehr starten ließen, weil das Betriebssystem veraltet war oder die Applikation auf der aktuellen Infrastruktur nicht mehr lief. Wer dann bei einer Steuerprüfung keine Nachweise erbringen kann, wird geschätzt. Und das kann teuer werden.

Wir empfehlen unseren Kunden deshalb, ihr Altsystem mithilfe von Kyano® Datafridge in eine wartungsarme Umgebung zu überführen. Dort bleiben alle Nachweise für eventuelle Steuerprüfungen, Audits oder rechtliche Anfragen zuverlässig abrufbar, sodass das SAP-Altsystem getrost abgeschaltet werden kann.

 

Maike Rose: Die Themen SAP Active Archiving und Systemstillegung sind Schwerpunktthemen der Transformation World 2026. Was erwartet die Teilnehmenden konkret?

Christian Weber: Zum einen natürlich die Möglichkeit, mit unseren Experten direkt ins Gespräch zu kommen, individuelle Fragen loszuwerden und vielleicht schon einen ersten Lösungsansatz für die eigene Situation zu entwickeln. Zum anderen bietet sich dort aber auch die Gelegenheit, Kyano® Outboard und Kyano® Datafridge live in Aktion zu sehen.