Wohin mit meinen Daten beim S/4HANA-Umstieg?

In Jahrzehnte lang gewachsenen SAP-Systemen haben sich viele wertvolle, aber auch viele nutzlose Daten gesammelt. Der S/4HANA-Umstieg kann der richtige Zeitpunkt sein, um das System zu optimieren und den unnötigen Ballast zurückzulassen.

Von Gerd Hagmaier (Datavard AG) wollte ich wissen, wie man die nützlichen und die nutzlosen Daten unterscheiden kann, wie man seine S/4HANA-Datenbasis maßschneidert und worauf der betriebswirtschaftliche Fokus liegen sollte.

Gerd Hagmaier ist Gast eines Expert-Talks zur Onlinekonferenz 2019 „Der Umstieg auf SAP S/4HANA – wie machen es andere Unternehmen?“ und berichtet dort, wie man aktive Daten im SAP-System identifizieren kann, welche smarten Tools bei einer selektiven S/4HANA Migration unterstützen und welche Technologien zur Archivierung weniger wichtiger Daten genutzt werden können. Im Mittelpunkt stehen dabei Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten, Best Practices und Trends.

Zum Expert-Talk mit Gerd Hagmaier registrieren … (15:00 Uhr | 31.01.19 – oder später Aufzeichnung ansehen)

Herr Hagmaier, wieso sollte man bei einer S/4HANA-Migration besonderes Augenmerk auf seine Daten werfen?

Das Management von Daten wurde innerhalb eines SAP ECC Systems von einem Großteil der Kunden sehr stiefmütterlich behandelt — das bestätigen uns unsere Kunden und zeigen Umfragen bei SAP Bestandskunden.

Wäre S/4HANA nicht gekommen, würde weiterhin zusätzlicher Plattenplatz gekauft, weitere Daten gesammelt und das Thema mit Prio 9 abgehakt. Bei einem Umzug auf S/4HANA, verbunden mit deutlich teureren Hardwarekosten, kann das ein teures Unterfangen werden: Daher sollte die Priorität unbedingt auf 1 gesetzt werden.

Wie kann man die nutzlosen von den wertvollen Daten unterscheiden?

Ich würde nicht nach nutzlos und wertvoll, sondern vielmehr nach aktiv und inaktiv unterscheiden. So wie die Sommerkleidung im Winter nicht nachgefragt wird, so sehe ich auch inaktive Daten an.

Geringe Nachfrage für Auswertungen, für manuelle Änderungen und zu Informationszwecken, aber auch fehlende Qualität der Daten. In unseren technischen Analysen prüfen wir zum Beispiel Stammdaten auf ihre tatsächliche Verwendung und gruppieren diese in drei Nutzungsklassen:

Die Nutzungsklasse aktive Nutzung beinhaltet Stammdaten mit zugehörigen, aktuellen Transaktionsdaten. Die Klasse inaktive Daten beinhaltet Stammdaten mit Sperrvermerken, die für keine Prozessbuchung verfügbar sind. In der Klasse veraltete Daten finden wir Stammdaten, die keine zugehörigen Transaktionsdaten innerhalb der letzten fünf Geschäftsjahre haben.

Wie kann ich dann aus den riesigen Datenmengen die Teile „herausschneiden“, die ich behalten möchte?

Diese Fragestellung ist eigentlich nicht neu mit S/4HANA-Umstellungen aufgekommen, sondern bereits aus klassischen Transformationsprojekten bekannt. Wurde in der Vergangenheit ein Firmenteil verkauft, so wurden exakt diese Fragestellungen beantwortet und in Softwarepakete gegossen.

Häufig wurde anhand von drei Dimensionen dieses Herausschneiden abgebildet. Eine Dimension ist das Organisationselement in einem SAP System, z.B. der Buchungskreis, zweitens die zeitliche Dimension, z.B. lediglich Daten der letzten zwei Jahre und drittens der Status des Transaktionsdatums, z.B. eine offene Bestellung. Mit diesen drei Dimensionen lassen sich alle Anforderungen des Kunden abbilden, unabhängig in welches Zielrelease der Kunde umziehen möchte.

Was mache ich mit den restlichen Daten?

Da wir eine „end-to-end“-Lösung der Daten anbieten, schlagen wir den Kunden vor, diese Daten in ein kostengünstigeres Speichermedium umzulagern, was aber weiterhin aus dem SAP System angesteuert werden kann.

Wir bieten dazu ein Produkt namens Glue an, das eine zertifizierte Anbindung von SAP erlaubt, beispielsweise an Hadoop. Damit können wir Kunden davon überzeugen, von ihrer Idee „wir lassen das SAP-System im Anzeigemodus stehen“ abzurücken, um auf unsere innovativere Lösung zurückzugreifen.

Wann rechnet sich eine System Landscape Optimization?

In meinen SLO-Workshops mit Kunden stelle ich zwei Fragen, um zu verstehen, ob es wirklich Sinn macht und sich damit auch rechnet:

• „Wollen Sie wirklich alle Daten ihres SAP ECC Systems mit nach S/4HANA nehmen?“
• „Wollen Sie im Zuge der Migration auch Anpassungen an Ihren Daten vornehmen, z.B. Umbenennung von Organisationselementen?“

Sobald mindestens eine Frage mit „ja“ beantwortet wird, wird sich das Vorhaben rechnen. Und glauben Sie mir, aktuell höre ich in mehr als 90 Prozent der Fälle mindestens einmal „ja“.

Was wird für Sie in den kommenden 12 Monaten das dominierende Thema in der SAP-Community?

Welcher Weg nach S/4HANA wird der ideale für den einzelnen Kunden sein, fakten-, kosten-, zeitoptimiert und mit dem akzeptierbarem Risiko.

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

In einem Expert-Talk zur Onlinekonferenz „Ihr Weg nach SAP S/4HANA: Wie machen es andere Unternehmen“ diskutiert Gerd Hagmaier mit Helge Sanden über Praxisbeispiele, Best Practices und Empfehlungen aus abgeschlossenen Projekten.

Sie können diesen und alle Beiträge der Onlinekonferenz live (29.01. – 01.02.19) oder als Aufzeichnung verfolgen. Im Konferenzprogramm finden Sie Erfahrungsberichte aus mehr als 20 S/4HANA-Migrationen.