Big Data: Mögliche Maßnahmen für konsistente SAP Stammdaten

In einem Gastkommentar beschreibt Kurt Pikl, ehemaliger CIO eines mittelständischen Marktführers in der Holzindustrie, welche Maßnahmen zu einer besseren SAP Stammdatenqualität führen können. Er empfiehlt, dieses Thema bei Planungen zu S/4HANA auf die Agenda zu setzen, um mit konsistenten Stammdaten die Potenziale neuer Lösungen heben zu können.

Big Data oder Big Shit?

Das (alte) Thema der Stammdatenkonsistenz wird mit S/4HANA hochaktuell. Der Umstieg auf die neue SAP-Umgebung bietet eine ideale Bühne, um die Konsolidierung und Zentralisierung der Stammdaten zu planen bzw. anzugehen. Erfahrungsgemäß bieten sich folgende Schritte an:

Erstens: Prüfung der postalischen Adressen der Kunden und Lieferanten entweder durch ein in SAP integriertes System oder über Excel-Export und Validierung durch einen Dienstleister.

Dabei werden (in der Regel) richtige Adressen als solche bestätigt, Schreib- oder Formalfehler in den Adressen für ein automatisches Bereinigen aufbereitet (Import der Daten) und nicht validierbare Adresse als solche ausgewiesen. Im letzten Fall bleibt nur die manuelle Prüfung über die Fachabteilung.

Zweitens: Nach der postalischen Prüfung können Dubletten ermittelt werden – die Bereinigung ist also ein notwendiger Schritt, um mit intelligenten Algorithmen Dubletten zu erkennen und auszuweisen.

Um die Zusammenführung der Kunden und Lieferanten (S/4HANA) vorzubereiten, macht im nächsten Schritt eine Dublettenermittlung mit den (bereinigten) Adressen Sinn. D.h. das Werkzeug ermittelt die Dubletten aus dem Kunden- bzw. Lieferantenstamm.

Erfahrungsgemäß werden in solchen Projekten zwischen 30 und 50 Prozent der Stammdaten zum Löschen vorgemerkt – in Abhängigkeit der Periode, wann das das letzte Mal gemacht wurde. Gerade im CRM und SRM-Umfeld, aber auch bei der Pflege der gesetzlichen Vorgaben bei UID, Zertifikaten usw. doch ein nicht unerheblicher Qualitätsfaktor.

Ein (bewährter) Ansatz ist es, den Stammdaten eine externe ID zu geben, der auch in den Stammdaten im SAP als eigenes Feld geführt wird. Damit ist es möglich Dubletten in Kunden- und Lieferantenstamm zu erkennen und bei der Migration zusammenzuführen und gleiche Geschäftspartner in mehreren ERP-Systemen in ein zentrales System zu übernehmen bzw. zusammen zu führen.

Leider gibt es keine allgemein gültige Identifikationsnummer – eine von uns angebotene EUPar (Europäische Partnernummer) löst dieses Problem bzw. integriert die angesprochenen Vorstufen wie Adress-Prüfung und Abgleich mit den bestehenden Einträgen.

Tipps aus der Praxis

• Die UID (Umsatzsteuer-Identifikation) ist ein sehr probates Hilfsmittel, nicht mehr gültige Stammdatensätze zu erkennen. Voraussetzung ist klarerweise, dass die Stammdatenrichtlinien die verpflichtende UID vorsehen (die dann geprüft werden kann).
• Das Datum „letzter Umsatz“ pro Stammdatensatz ist in der Regel bei Entscheidungen, ob ein Stammsatz noch validiert und korrigiert werden muss, sehr hilfreich. Den in SAP zu finden ist erfahrungsgemäß nicht ganz trivial.
• Professionelle Betreuung der Stammdaten in einer eigenen Organisationseinheit, die bei der periodischen Überprüfung der (hoffentlich vorhandenen) Stammdatenrichtlinien unterstützen, helfen, den einmal erreichten optimierten Stand weiter konsistent zu halten. Die MDM-Abteilung kann z.B. Teil der IT-Organisation sein.
• Diese Organisationsstruktur muss unbedingt den Rückhalt der Geschäftsführung haben – nur dann kann man aus den Steinen, die einem in den Weg gelegt werden, auch was Schönes bauen.
• Konflikte mit den sonderbaren Regeln bei der UID-Prüfung, die Deutschland und Österreich verlangen, müssen in einem Projekt beachtet werden.
• Bei den Kunden ist eine Abstimmung mit der Kreditversicherungs-Abteilung zu berücksichtigen.

Fazit: Stammdatenqualität für S/4HANA verbessern

Ja, dieser Weg ist beschwerlich – vermutlich auch der Grund, warum er nur sehr selten eingeschlagen wurde. Eine intensive Beschäftigung mit diesem Thema bietet sich aber im Umstellungsprozess auf S/4HANA an. Die sich daraus ergebenden Vorteile sind enorm! Dieser Ansatz gilt gleichermaßen auch für den Materialstamm (Einkauf, Produktion, Vertrieb), ein allgemein gültiger Projektvorschlag ist aber sehr schwierig bis unmöglich.

Ganz generell ist erstaunlich, dass von Big Data, IoT, elektronischem Handel im B2irgendwas, zentralem Einkauf, Industrie 4.0 und ähnlichen tollen Dingen geträumt wird – die Stammdatenqualität aber doch sträflich vernachlässigt wird. Natürlich eine Verallgemeinerung – ich hoffe daher, dass Sie sich nicht betroffen fühlen. S/4HANA wäre so eine Gelegenheit, das Thema wieder in den Focus zu rücken. Erfahrungsgemäß ist ein Projekthorizont bis 2018 halbwegs realistisch – Projektbeginn sollte also gestern sein.