Versandoptimierung als Ergänzung zu SAP®-Lösung

Die J. Eberspächer GmbH & Co. KG zählt weltweit zu den führenden Anbietern von Standheizungen und Abgasanlagen für den Automobilbereich. Allein im Geschäftsbereich Standheizungen verlassen täglich im Durchschnitt 100 Sendungen national und international das Esslinger Werk. In Spitzenzeiten steigt die Anzahl Sendungen bis auf 400 pro Tag. Über 10 Jahre lang setzte der  Unternehmensbereich hierfür eine noch für DOS entwickelte Lösung ein. Diese hatte keine zeitgemäße Verbindung zur zentralen Warenwirtschaft mit den Kunden- und Artikeldaten. Zudem war es nur sehr schwierig möglich, weitere Frachtführer einzubinden und das Programm um neue Funktionen zu erweitern.

In dieser Situation entschied sich das Unternehmen, eine neue Lösung zur Versandoptimierung einzusetzen. Wichtig war, dass das neue Programm direkt mit den zentralen SAP-Anwendungen kommunizieren kann. Beim Vergleich mehrerer Anbieter erwies sich V-LOG als am besten geeignet. Das Programm ist bereits seit Anfang Dezember 2006 im Einsatz und erfüllt seitdem alle Erwartungen. Vorangegangen waren die Programmierung der Schnittstelle zwischen SAP und V-LOG sowie die Datenübernahme aller Kunden aus dem alten Versandsystem. „Das Programm hat mehrere Vorteile“, so der verantwortliche Mitarbeiter der EDV-Abteilung.

[toggle_simple title=“Datenaustausch mit SAP“ width=““]Der Datenaustausch mit SAP ist sehr komfortabel gelöst. Beide Programme kommunizieren über eine RFC-Schnittstelle in Echtzeit. RFC steht für „Remote Function Call“ und verbindet SAP-Module anderen, externen Programmen. Bei Eberspächer ist dies V-LOG, das als Serveranwendung arbeitet und als „Black-Box“ die Daten aus SAP in Versanddaten umsetzt. Der Anwender sieht keinen Unterschied zwischen SAP und der Versandlösung; für ihn existiert V-LOG nicht. Er steuert die Versandlösung direkt aus SAP.

Sobald er in SAP ein Paket zum Versand freigibt, besorgt sich das Versandprogramm Gewicht, Größe, Frachtführer und Empfängeradresse sowie alle weiteren Angaben aus der SAP-Datenbank und erstellt die nötigen Versandlabels. Gleichzeitig bereitet es die Daten so auf, dass diese per DFÜ an die jeweiligen Frachtführer übermittelt werden können. Dies geschieht jeweils beim Tagesabschluss. Umgekehrt gibt V-LOG die Sendungskennzeichen des Frachtführers an SAP zurück. Auf diese Weise kann Eberspächer den Weg jedes Pakets verfolgen und beispielsweise Nachfragen der Empfänger präzise beantworten (Track and Tracing). Der große Vorteil dieses Datenaustausches über die RFCSchnittstelle liegt laut Eberspächer darin, „dass Fehler und Hinweise sofort und direkt in der SAP-Anwendung anzeigt werden und die Anwender sofort reagieren können. Wir müssen das System nicht laufend überwachen“. Auch die Bedienung ist einfach. Gab es während der Test- und Installationszeit noch täglich bis zu 10 Supportanfragen beim Hersteller, so kommt dies heute fast nicht mehr vor.[/toggle_simple] [toggle_simple title=“Entscheidungskriterien“ width=““]Weitere wichtige Gründe sich für diese Lösung zu entscheiden, waren der modulare Aufbau des Programms und damit seine Erweiterungsmöglichkeiten sowie das einschlägige Know-how des Anbieters. Die MHP Software GmbH aus Neustadt entwickelt seit 1999 ausschließlich Programme, die Versandprozesse optimieren. Das bei Eberspächer in Esslingen eingesetzte Produkt ist europaweit in den verschiedensten Branchen eingesetzt. Es ist einfach, neue Frachtführer aufzunehmen, länderspezifische Versandvorschriften zu integrieren und neue Funktionen zu nutzen. Dies könnte beispielsweise könnte die Zollabwicklung gemäß ATLAS sein. ATLAS ist ein internes Informatikverfahren des deutschen Zolls. Es ersetzt schriftliche Zollanmeldungen und Verwaltungsakte (z.B. Einfuhrabgabenbescheide) durch elektronische Nachrichten. Dadurch wird die Zollabfertigung und Zollsachbearbeitung automatisiert, vereinfacht und beschleunigt.

Auch andere ähnliche Erweiterungen oder Schnittstellen sind in V-LOG jederzeit einfach möglich. Marc Fürstner, Geschäftsführer des Herstellers: „Gerade im internationalen Verkehr gibt es häufig neue Fracht- und Zollbestimmungen sowie EDV-Lösungen. Wir haben V-LOG deshalb von Anfang so entwickelt, dass immer ein reibungsloser Datenaustausch möglich ist.“[/toggle_simple] [toggle_simple title=“Beleglose Übermittlung der Sendungsdaten“ width=““]Gegenüber der früheren Lösung spart das neue Programm deutlich Zeit und vermeidet Fehler. Allein die beleglose Übermittlung der Sendungsdaten an die Frachtführer führt zu günstigeren Tarifen, spart Arbeitszeit und umgeht die fehleranfällige manuelle Erfassung aus gedruckten Listen. Zudem werden die Empfängeradressen vor dem Labeldruck auf korrekte postalische Adressen geprüft. Grundlage sind Daten, die die Post vierteljährlich auf CD bereitstellt. Dies vermeidet Fehlleitungen und Verzögerungen in der Zustellung. Schließlich bietet V-LOG deutlich mehr Auswertungen. So lassen sich etwa die Sendungsausgänge jedes Tags schnell mit den Frachtrechnungen der Frachtführer abgleichen. Diese Kontierung der Rechnungen der Frachtführer ist die Grundlage, um die Transportkosten weiterzuberechnen.[/toggle_simple] [toggle_simple title=“So wird die Lösung derzeit genutzt“ width=““]Aktuell nutzt Eberspächer die Versandlösung für sechs Frachtführer. Etwa 80 Prozent aller Sendungen werden mit drei Paketdienstleistern versendet. Hier druckt V-LOG lediglich noch die Versandetiketten aus. Alle anderen Angaben werden beleglos an die Frachtführer übermittelt. Passen diese drei Frachtführer etwa wegen zu hohen Sendungsgewichts oder der Vorgabe eines speziellen Frachtführers durch den Empfänger nicht, druckt das Programm für „freie Speditionen“ zusätzlich zum Etikett auch die Frachtpapiere aus. Auf diese Weise werden auch Speditionsfrachten abgewickelt.

Am Expressarbeitsplatz werden etwa 80 Prozent aller Sendungen wie diese Standheizungs-Fernbedienung über DHL, Nightstar und TNT abgewickelt. V-LOG druckt hier nur die Versandlabel für den jeweiligen Frachtführer. Das Versandbüro bearbeitet an sechs Arbeitsplätzen Sendungen, die nicht mit einem V-LOG 5.0 / J. Eberspächer GmbH & Co. KG der drei Standard-Frachtführer versandt werden. Nur für diese Mitarbeiter war eine Einweisung in V-LOG nötig. Täglich verlassen in Spitzenzeiten bis zu 400 Sendungen das Werk. Etwa 80 Prozent davon sind Päckchen oder Pakete, der Rest sind größere oder schwerere Sendungen.[/toggle_simple]