Warum ERP für die Unternehmensplanung unverzichtbar ist

Die Unternehmensplanung ist der zentrale Prozess zur Abstimmung von Zielen und Mitteln über einen fixen Zeithorizont. Disruptive Einflüsse wie die Pandemie oder Lieferkettenengpässe stören jedoch diesen Prozess. Aber auch in stürmischen Zeiten ist eine strukturierte Auseinandersetzung mit der Zukunft unumgänglich.

Durch Koordination sollen gemeinsame Ziele festgelegt, Maßnahmen und Budgets formuliert werden. An einem solchen Prozess sind viele Menschen im Unternehmen beteiligt, nicht selten mehrere Tausend. In einem Gastbeitrag erläutert Karsten Oehler (SAP | Foto) die Herausforderungen bei der Unternehmensplanung und gibt Hinweise, wie eine geeignete Planungsarchitektur aussehen kann, und sagt: „Moderne Planung benötigt eine intelligente Kombination aus transaktionalen Systemen und Planungssystemen mit einem hohen Integrationsanspruch.“

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Planungsprozesse mit IT unterstützen

Die Unterstützung des Planungsprozesses ist dabei ein zentrales IT-Thema. Digitalisierung bedeutet schließlich mehr als Planwerte in Excel eintragen und zu konsolidieren. Die Möglichkeiten moderner Informationssysteme sollten genutzt werden, um die Planungsqualität zu verbessern, die Flexibilität zu erhöhen und den Aufwand zu reduzieren. Was ist allerdings eine gute Planungsarchitektur? Dies ist kein neues, aber immer wieder neu diskutiertes Thema.

Planung findet in der Regel auf unterschiedlichen IT-Ebenen statt. Diese Ebenen sind stark vereinfachend: operative Transaktionssysteme, Data Warehouses und Systeme zur Analyse. Planung wird häufig allerdings nur als Teilaspekt der Analyse gesehen. Dies muss nicht falsch sein, erscheint aber doch etwas vereinfachend, wie noch dargelegt wird.

 

Zwei relevante Planungsströme

Ein etwas tieferer Blick in die Planung offenbart aber: Es gibt mindestens zwei grundsätzliche Planungsströme: eine Planung, die üblicherweise vom Controlling orchestriert wird. Sie ist erfolgs- bzw. liquiditätsgetrieben, wobei sie nicht ausschließlich auf Werteströme ausgerichtet ist, sondern auch mit (meistens aggregierten) Treibern arbeitet. Klassiker ist die Kostenstellenplanung auf der Basis von Bezugsgrößen.

Dann gibt es zusätzlich eine operativ ausgerichtete Planung, die eng mit der Ausführung verknüpft ist. Die Koordination operativer Leistungserstellungsprozesse steht im Vordergrund, aber auch Sekundärprozesse wie Human Resources werden unterstützt. Hier dominieren individuelle Zielsetzungen. Beispielsweise ist in der Produktionsplanung die Durchführbarkeit ein wichtiges Ziel. Wirtschaftlichkeit ist auch hier wesentlich, jedoch nur in einer Teilbetrachtung. Beispielsweise bleibt eine Liquiditätsbetrachtung meistens außen vor.

 

Integration der Planungen oft unzureichend

Gartner hatte schon 2020 darauf aufmerksam gemacht, dass hier die bestehende Integration bei vielen Unternehmen, nicht nur konzeptionell, sondern auch IT-seitig, nicht zufriedenstellend ist. Zentraler Ansatzpunkt von xP&A (extended Planning and Analytics) ist eine Ende-zu Ende-Planung, um falsche Entscheidungen aufgrund mangelnder Abstimmung zu vermeiden. Anpassungen — beispielsweise in der Produktion — haben schließlich Konsequenzen auf Ergebnis, Bilanz und Cashflow. Diese Ende-zu-Ende-Betrachtung wird theoretischen von beiden Seiten thematisiert, aber selten wirklich zu Ende gedacht.

Ein solcher Ansatz scheitert leider nicht selten an der hohen Komplexität. Und somit ist es auch nicht verwunderlich, dass hier die „richtige“ IT-Architektur von zentraler Bedeutung ist und bei der Komplexitätsbewältigung unverzichtbar.

 

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Rolle des ERP bei der Unternehmensplanung

Wer kann Treiber einer solchen Integration sein? Das Controlling hat bereits einen komplexen Planungsprozess zu koordinieren, der neben Mittelfristplanung, Budget und auch Forecasts umfasst. Der Werkzeugkasten des Controllers ist eher einfach. Neben der Tabellenkalkulation haben sich Stand-alone-Planungslösungen etabliert und verselbständigt. Diese sind gelegentlich auch mit weiteren Finanzanwendungen wie beispielsweise Konsolidierung integriert. Dieser Planungsprozess ist üblicherweise eigenständig. Häufig ist diese eher locker mit dem Data Warehouse bzw. dem ERP verbunden. Metadaten werden meistens manuell mit den operativen Systemen synchronisiert.

Je „strategischer“ das ganze wird, desto weniger passt allerdings die individuelle Planungsvorgehensweise in einen vorgegebenen Rahmen, den auch eine Planung braucht. Dies ist auch ein Grund, warum in der Mittelfristplanung (3-5 Jahre Horizont) die Tabellenkalkulation noch so eine starke Rolle spielt. Nicht zuletzt wegen dieser Individualität hat sie sich so lange in der Planung gehalten. Moderne Planungssysteme füllen allerdings mittlerweile diesen Freiraum. Damit werden zumindest zwei zeitliche Ebenen enger zusammengebracht.

Aber was ist mit operativer Planung und Steuerung? ERP ist die Basis einer solchen Planung. Operative Planungssysteme sind aus der Notwendigkeit der operativen Steuerung des ERPs entstanden. Nicht zuletzt deutet der Name „Enterprise Resource Planning“ bereits auf einen Planungsschwerpunkt hin. Die Integration der Ausführungssteuerung steht hier im Vordergrund.

 

xP&A vereinigt Finanz- und operative Planung

Integration ist in einen Planungsprozess von zentraler Bedeutung. xP&A führt Financial Planning mit den operativen Planungen zusammen. Ein paar Beispiele für wesentliche Anknüpfungspunkte:

• In der operativen Personalplanung werden neue Mitarbeiter geplant. Versetzungen, Kündigungen, Teilzeitarbeit und die notwendigen Kostenkonsequenzen müssen geplant werden.
• Eine integrierte Planung aus kurzfristiger Sicht benötigt Bestandteile der Produktionsplanung, wobei es sich bei den meisten Ansätzen meistens um ein Grobplanung (Rough-Cut) handelt.
• Geplante Maßnahmen, zum Beispiel aus der strategischen Planung werden in Projekte transformiert, die dann mittels Projektplanung verfeinert werden.
• In der Vertriebsplanung werden Absatzpreis sowie Vertriebsmaßnahmen geplant. Neue Produkte (als Teil der Gesamtplanung) werden zum Beispiel in der Vertriebsplanung angelegt.
• Aus der Planung heraus entstehen Investitionsideen. Diese müssen bewertet werden. Ein Freigabeprozess schließt sich an. Die Ergebnisse müssen schließlich in die Objektverwaltung (Anlagenbuchhaltung, Wartungsplanung) überführt werden.

 

Unternehmensplanung erfordert Integration

Die Teilplanungen benötigen auch eine Abstimmung untereinander. Die Mitarbeiter-Planung sollte aus Kapazitätsüberlegungen entstehen, die aus den Primärprozessen resultieren. Investitionsentscheidungen resultieren aus Kapazitätsrestriktionen.

Die Vorteile einer solchen engen Integration liegen auf der Hand:

• Die Koordination verbessert sich, sodass es nicht mehr mehrere „Wahrheiten“ oder (temporäre) Inkonsistenzen gibt.
• Übergreifende Szenarien werden immer wichtiger. Schnelles Gegensteuern bedeutet auch, dass Konsequenzen von Veränderungen schnell und möglichst vollständig sichtbar gemacht werden müssen.
• Doppelplanungen werden vermieden. Damit verbessert sich auch die Abstimmung.

 

Viele moderne Planungssysteme sind generisch aufgebaut, so dass die speziellen Anforderungen operativer Planungsansätze relativ leicht abgedeckt werden können. Personalstamm, Arbeitsplänen oder Stücklisten sind schließlich einfache Datenstrukturen. Aber so einfach ist eine Erweiterung nun dann doch nicht. Denn die operativen Planungen benötigen eine enge Anbindung an die Steuerung der Ausführung. Einige Beispiele:

• Eine Produktionsplanung braucht eine enge Anbindung an das Scheduling. Aktuelle Rückmeldungen beeinflussen die kurzfristige Planung.
• Neueinstellungen, Kündigungen und Versetzungen (auch zukünftig) müssen berücksichtigt werden und zur Anpassung von (Plan-) Kapazitäten führen.
• Eine Personalkostenplanung benötigt Informationen aus der Personalentwicklung.
• Budgets sollen gegen die aktuellen Ausgaben geplant werden. Unter Umständen soll eine Budgetsperre wirken.
• Die kurzfristige Liquiditätsvorschau ist traditionell eng an das Rechnungswesen angebunden und wird dementsprechend im ERP abgebildet. Die mittelfristige Liquiditätsplanung kommt stärker aus der Integration von Erfolgs- und Finanzplanung. Die mittelfristige Sicht braucht dennoch die Übergänge aus der Liquiditätssteuerung. Es erfordert also eine enge Anbindung an ein Cash Management. Zahlungsverzögerungen beeinflussen beispielsweise das Liquiditätsziel einer integrierten Erfolgs- und Finanzplanung

 

Teilplanungssysteme oder lieber im ERP?

Insofern ist es mit einer Erweiterung von Finanzplanungslösungen nicht getan. Die Verzahnung der Teilplanungen mit ERP und anderen operativen Systemen muss ungleich enger sein. Die Integration zwischen operativer Planung und Finanzplanung erscheint dagegen deutlich einfacher.

Dementsprechend gibt es auch operative Teilplanungssysteme, die bereits länger etabliert und auf die operative Abstimmung hin optimiert sind (zum Beispiel SAP Integrated Business Planning mit einer engen Anbindung an die Produktionssteuerung). Die vom Controlling gesteuerte Erfolgs- und Finanzplanung kann aber mit einer solchen operativen Planung leicht verbunden werden und für gemeinsame Szenarien eingesetzt werden.

Warum werden allerdings die dargestellten Planungen einschließlich der finanzorientierten Planung nicht gleich in ERP abgebildet, also diese um entsprechende Planungsfunktion erweitert? Dieser Ansatz wurde in der Tat durchaus diskutiert. ERP-Systeme sind allerdings nur bedingt fähig zu abstrahieren. Planung findet auf aggregierter Ebene statt. Diese Ebenen müssen frei definierbar bleiben. Planungen auf Kostenartengruppen, Produktlinien, Regionen sind einige Beispiele. Und ERP-Systeme sind auch nicht gut im Ausprobieren. Planung beinhalten auch Vision und Anpassungen. Szenarien basieren häufig auf veränderten Strukturen.

 

xP&A-Strategie der SAP

Ideal ist also eine Lösung, die zwar unabhängig von der ERP-Lösung funktioniert, aber dennoch eine enge Anbindung pflegt und mit operativen Systemen abgestimmt und somit zu einer integrierten Planung ausgestaltet ist. Welche Anforderungen bestehen an eine Lösung, die ERP, operative Planung und Finanzplanung integriert?

• Automatische Abgleich der Stammdaten im Sinne eines Meta Data Managements mit der Möglichkeit der Ergänzung in allen Teilkomponenten
• Echtzeitverfügbarkeit der Ist-Zahlen
• eine generische Planungsschnittstelle (zum Beispiel die Tabelle ACDOCP in SAP S4/HANA)
• Rückschreiben der Planungsergebnisse in operativen Prozessen

Eine solche integrative Sicht beschreibt die xP&A-Strategie der SAP. Die folgende Abbildung zeigt an einigen Verbindungen, wie eine solche Verbindung in SAP-Umfeld aussehen kann.

 

Moderne Planung benötigt also eine intelligente Kombination aus transaktionalen Systemen und Planungssystemen mit einem hohen Integrationsanspruch.