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International agierende Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Formularwelt fit für die Zukunft machen zu müssen. „Dies sollte am besten gleich mit der neuesten Formulartechnologie Adobe Forms geschehen. Doch leider stoßen SAP-Verantwortliche bei der Umsetzung immer wieder auf Probleme und verlieren wertvolle Zeit“, sagt Josephine Reinhold (Chief Executive Officer | Softway AG).
Adobe Forms ist die von SAP empfohlene Formulartechnologie zur Generierung und Ausgabe verschiedener Dokumente, darunter Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen oder Bestellungen. Wir haben Josephine Reinhold gefragt, wie der Weg in eine bessere SAP-Formularwelt aussehen kann und warum man das Thema besser sofort angehen sollte.
Wie optimiert man das SAP-Formularwesen?
Frau Reinhold, woran scheitern Optimierungsvorhaben für das Formularwesen am häufigsten in Unternehmen?
Josephine Reinhold: Wir beobachten, dass Unternehmen in der Regel aus einem oder mehreren von vier Gründen vor der nachhaltigen Optimierung ihres Formularwesens zurückschrecken. Zum einen sind oft zu viele verschiedene Formulartechnologien im Einsatz.
Ein zweiter Grund ist die hohe Anzahl an komplexen Formularen und Etiketten. Drittens sind meistens keine Kapazitäten für das Thema Formulare vorhanden und ein vierter Grund ist schlicht, dass Formulare im Unternehmen nicht als Prio 1-Thema angesehen werden.
Sie sprechen regelmäßig mit SAP-Verantwortlichen aus Unternehmen. Was wünscht man sich von einem gut aufgestellten SAP-Formularwesen?
Generell wünschen sich SAP-Verantwortliche, die für die Formulare im Unternehmen zuständig sind, dass Formulare „nebenbei“ laufen. Sie sollten nicht so viel Zeit und nicht zu viele Kapazitäten in Anspruch nehmen, damit die freien Ressourcen lieber für andere wichtigere Themen genutzt werden können.
Gleichzeitig sollte nur eine geringe Anzahl an Formularen existieren und dennoch alle relevanten Unternehmensprozesse abgebildet werden. Bestenfalls hat man auch nur eine Formulartechnologie im Einsatz.
Pflegeaufwand für SAP-Formulare reduzieren
Warum wird das Thema Formulare in Unternehmen nicht als Prio 1-Thema angesehen?
Während meiner langjährigen Arbeit im Bereich SAP Output Management habe ich viele Unternehmen kennengelernt, bei denen das Thema Formulare hinten runterfällt. Hier heißt es intern oft, dass diese doch funktionieren und es wichtigere Themen gäbe. Diese stiefmütterliche Behandlung des Themas findet man heutzutage leider noch oft in Unternehmen vor.
Doch diese Nicht-Priorisierung verschärft sich auf Dauer immer mehr durch die hohe Anzahl an Formularen. Es entwickelt sich eine Art „Teufelskreis“, aus dem es ohne geschultes Personal – welches im IT-Bereich sowieso knapp ist – und einem veränderten Bewusstsein für Formulare kaum ein Entkommen gibt.
Solange die Formulare funktionieren, wird der immense Pflegeaufwand nicht bewusst wahrgenommen und eine Umstellung auf eine neuere Formulartechnologie wird wirtschaftlich nicht in Betracht gezogen. Gewünschte Anforderungen werden meist mit den üblichen Herangehensweisen umgesetzt: Formulare und Etiketten werden für neue Länder oder Standorte kopiert und angepasst und Individualentwicklungen werden mithilfe von Customizing-Tabellen und komplexem generischen Coding gelöst.
Doch was hat das Ganze am Ende gebracht? Ist die Komplexität reduziert worden? Ist der Aufwand innerhalb der Abteilungen tatsächlich weniger geworden? Haben Entwickler jetzt mehr Zeit für wichtigere Themen? Diese Fragen sollte man sich auf jeden Fall stellen.
SAP-Formulare konsolidieren und vereinfachen
Warum sollte man die Probleme im SAP-Formularwesen auf keinen Fall ignorieren?
So, wie viele bisher vorgegangen sind, wird es immer aufwändiger Änderungen zu implementieren, zu testen und den Überblick zu behalten. Deshalb muss man das Thema Formulare jetzt angehen, um die Komplexität der Formulare zu reduzieren. Weitere Risiken und unnötige Kosten sollten vermieden werden, die durch ungewollte Auswirkungen und hohe Aufwände im Formularwesen verursacht werden. Man sollte sich wieder den Durchblick verschaffen und den Betreuungsaufwand der Formulare für Entwickler reduzieren. So können zukünftig Kapazitäten für wichtigere Themen genutzt werden.
Und es sollte nicht vergessen werden, dass Formulare die Visitenkarte eines Unternehmens sind. Somit tragen sie zur Außendarstellung des Unternehmens bei und spiegeln die Professionalität wider.
Gibt es Beispiele von Unternehmen, die den Weg bereits gegangen sind und ihre Formulare erfolgreich transformiert haben?
Ja, natürlich gibt es Unternehmen, die ihr Formularwesen bereits erfolgreich transformiert haben. Ein Beispiel hierfür ist die Heidelberger Druckmaschinen AG. In Zusammenarbeit mit der Softway AG verringerte das Unternehmen die zu verwaltenden Formulare von 800 auf 15 Stück.
Dies entspricht einer Reduzierung um 98 Prozent. Im Vergleich zum vorherigen Vorgehen können neue Standorte jetzt deutlich schneller integriert werden. Statt im Schnitt in 130 Personentagen nun in 40.
Vielen Dank. Die Fragen stellte Maike Rose.
Weiterführende Informationen:
Leitfaden herunterladen: Konkrete Beispiele und Anleitungen für eine bessere SAP-Formularwelt
Leitfaden für SAP-Verantwortliche mit konkreten Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Erfolgsgeschichten von Unternehmen, die ihr SAP-Formularwesen bereits erfolgreich umgestellt haben und Tipps und Tricks zum direkt Loslegen.
