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Der Chemiekonzern BASF verarbeitet rund 3,5 Millionen Eingangsrechnungen pro Jahr — mit einem Gesamtumfang von etwa 10 Millionen Seiten aus mehr als 80 Ländern. Den Purchase-to-Pay-Prozess zur Eingangsrechnungsverarbeitung hat das Unternehmen nun stärker automatisiert. Durch die Automatisierung mit Künstlicher Intelligenz konnte die Verarbeitungszeit von Rechnungen mehr als halbiert und Aufwand im Umfang von 40 Vollzeitäquivalenten (FTE) eingespart werden.
„Unser P2P-Prozess war vom Ablauf her bereits weitgehend optimiert. Uns war deshalb klar, dass wir für die weitere Steigerung der Effizienz auf neue Technologien aus dem Feld der Künstlichen Intelligenz setzen müssen, um mehr Automatisierung zu erreichen. Die intelligenten Cloud-Services von Insiders Technologies und speziell smart INVOICE für die Rechnungsverarbeitung haben uns schnell mit ihrem innovativen Konzept und besten Leistungen überzeugt“, erläutert Rita Lampasona-Hornung, Head of Accounts Payable EMEA bei BASF, die Anforderungen an die neue Lösung.
Einsatz von KI bei Beleglesung
Projektziele waren daher der Einsatz von KI für eine bestmögliche Datenextraktion und mit Cloud-Services einen schnellen Roll-out sowie eine einfache Skalierung zu ermöglichen. Ferner war eine möglichst vollständig automatisierte und detaillierte Beleglesung und -validierung gefordert, um eine ganzheitliche Steigerung des Automatisierungsgrads über die gesamte Prozesskette hinweg erreichen zu können.
Heute arbeiten bei BASF rund 400 Angestellte in den drei Service Hubs Centern weltweit mit der Invoice-Lösung. Die Beleglesung wurde in Umfang und Qualität der Daten verbessert, was sich in einem hohen Anteil an vollständig automatisiert gelesenen und verifizierten Daten niederschlägt. Die hohe Qualität führt nach eigenen Angaben ferner zu einem deutlich verbesserten Anteil an Belegen mit Dunkelverarbeitung in SAP.
Weitere Anwendungsgebiete im P2P-Prozess, wie beispielsweise die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen und Advanced Shipping Notifications, sollen in Zukunft pilotiert werden.
Mit Cloud-Lösung schnell reagieren können
„Belege aus 80 Ländern und über 300 Buchungskreise erzeugen eine enorme Vielschichtigkeit und Bandbreite an Herausforderungen – insbesondere, da alles auch einem steten Wandel unterliegt. Deshalb sind die Möglichkeiten zur detaillierten Analyse und Optimierung wichtig. Mit smart INVOICE als Cloud-Service haben wir zudem sofort Zugriff auf technische Innovationen. So können wir die Effizienz hochhalten und – wo möglich – kontinuierlich verbessern“, berichtet Kristina Diez, Expert Accounts Payable bei BASF.
