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Die Zukunft der IT ist hybrid

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Posted 5. Dezember 2017 by Redaktion IT-Onlinemagazin in IT-Leiter

SAP-Anwenderunternehmen brauchen Zeit für die Nutzung von Cloud-Technologie – obwohl schon heute viele Vorteile in der Verbindung der alten und der neuen Welt liegen, meint Christian Kirsch, Leiter Portfolio Management & IT der HENRICHSEN AG, in seinem Gastbeitrag.

Am Beispiel von bereichsübergreifenden Dokumentenprozessen und smarten AU-Apps in der Personalabteilung zeigt er auf, wie sich bestehende IT- und SAP-Landschaften mit Cloud-Komponenten anreichern lassen.

 

 

Gerade noch gehypt, wurde auf dem DSAG Jahreskongress 2017 schon wieder ihr Ende proklamiert: das der bimodalen IT. In der Tat trifft das Modell der hybriden IT viel eher den Kern dessen, wie IT sich zur optimalen Erfüllung geschäftlicher und technologischer Anforderungen aufstellen muss.

Der Gedanke der bimodalen IT – klassischer IT-Planungs- und Arbeitsmodus vs. agiler Modus – läuft in der öffentlichen Diskussion fast zwangsläufig auf den bekannten Antagonismus zwischen der server-basierten Daten- und Dokumentenhaltung und der Cloud-Variante hinaus. Und damit mitten in die Frage, ob und wie beide Ansätze am sinnvollsten miteinander zu kombinieren seien.

 

Cloud first: Die Unternehmen brauchen Zeit zur Umstellung

„Cloud first“ heißt es allerorten: Der Druck der Hersteller SAP und Microsoft auf ihre Kunden auf Cloud-Lösungen umzustellen ist groß und dürfte zukünftig eher noch zunehmen. Mittelständische Unternehmen brauchen jedoch Zeit, um ihre IT-Strategie im Zuge der Digitalisierung neu auszurichten. Vielen fehlt noch die Orientierung, wie sie ihre IT-Prozesse und -Verantwortlichkeiten am sinnvollsten neu ordnen können.

Außerdem haben sie mit operativen Themen zu kämpfen: Sicherheit, der Wert bereits getätigter IT-Investitionen, Interoperabilität, also optimales Zusammenspiel der Systeme. Deshalb drosseln sie die zeitlichen Vorstellungen der Hersteller für einen baldigen Umstieg spürbar.

Nichts spricht grundsätzlich gegen „Cloud first“. Aber eben nicht von heute auf morgen. Es erfordert Konzept und Zeit, um den richtigen Weg zu skizzieren, einzuschlagen und dann zu gehen — und vor allem die Geschäftsprozesse am Laufen zu halten und parallele Datenhaltungen in redundanten Datensilos zu vermeiden.

 

Hybride IT verbindet alte und neue Welt

Hybride IT-Lösungen stellen ein probates Mittel dar, die Vorteile beider Welten zu nutzen. Herkömmliche IT-Komponenten und Elemente der Private bzw. Public Cloud werden dabei so kombiniert, dass geschäftliche und technologische Anforderungen optimal erfüllt werden.

Datensilo SAP vermeiden

Datensilos sind für digitalisierte Prozesse ungeeignet

Der Fokus liegt darauf, neue Technologien zu integrieren, wenn diese benötigt werden, und gleichzeitig bewährte Systeme beizubehalten, wenn diese sinnvoller sind. Daten und Dokumente in einer hybriden IT-Umgebung zu verwalten bedeutet: Das Unternehmen vermeidet Datensilos, der Zugriff auf Dokumente bleibt einfach und sicher.

Eine wichtige Botschaft für SAP-Kunden auf dem DSAG-Kongress lautete: Bestehendes muss nicht zwangsweise in die Cloud portiert werden. Und einzelne Cloud-basierte Prozesse lassen sich gut mit den “herkömmlichen“ Lösungen der Unternehmen verbinden – quasi ein kleiner Einstieg in die Cloud-Welt, ohne ganze IT-Ökosysteme auf den Kopf stellen zu müssen. Damit sind SAP-Kunden in der Lage, die Vorteile aus der Cloud mit ihren etablierten Systemen synergetisch zu verbinden. 

 

Verbindungsstück: Der SAP Cloud Connector

Die SAP Cloud Platform bietet die technische Basis dafür, Kundenanwendungen als App zu beziehen und sie gleichzeitig mittels SAP Cloud Connector mit dem eigenen On-Premise-System zu verbinden. Die HENRICHSEN AG hat hierfür mit dem SAP Vendorfile und SAP Customerfile jüngst zwei neue Lösungen entwickelt, über die der SAP-Anwender einen Gesamtblick auf den Purchase2Pay-Prozess (alle Vorgänge von der Bestellung bis zur Bezahlung und Verbuchung) sowie den Kunden erhält.

 

Dokumentenmanagement bekommt mit EU-DSGVO zentrale Bedeutung

Mit der ab 2018 verbindlichen EU-DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) kommen auf Unternehmen ganz neue Anforderungen bezüglich der Datenhaltung und -löschung („Recht auf Vergessen“) zu. Das Daten- und Dokumentenmanagement wird vor diesem Hintergrund noch wichtiger, gerade in Bezug auf hybride IT-Landschaften.

DSGVO SAP LöschenLöschvorgänge müssen nachweislich protokolliert vorgenommen werden, und dies für Dokumente sowohl in der Server- wie der Cloud-Sphäre. Hierfür bedarf es dezidierter Verfahrensanweisungen und Protokollierungen für beide Welten.

Die zu beachtenden Aufbewahrungsfristen der unterschiedlichen Datenklassen von einem bis dreißig Jahren zeigen, wie wichtig es ist, sich früh und detailliert mit den neuen Vorgaben auseinander zu setzen — und wie sie im Unternehmen verankert werden können, ohne zusätzlichen Aufwand zu erzeugen.

 

Hybride IT in der Personalabteilung: „AU“ mit Apps hochladen

Hybride Anwendungen sind beispielsweise Apps im Personalbereich, mit denen Beschäftigte beliebige Dokumente hochladen und somit der HR-Abteilung Arbeit abnehmen können. Per App werden die entsprechenden Prozesse gestartet, die Dokumente geprüft und revisionssicher abgelegt. Das moderne Frontend spielt mit dem traditionellen Backend elegant zusammen.

In den HR-Abteilungen verursachen beispielsweise die Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigungen (AU) und die Krankenversicherungs-Bescheinigungen der Privaten regelmäßig hohe administrative Arbeit. Mit derartigen smarten Applikationen lässt sich bereits heute das (nicht-wertschöpfende) Arbeitsaufkommen in HR-Bereichen deutlich reduzieren.

 

ECM Investitionen mit hybriden Szenarien sichern

Mit einem hybriden Ansatz müssen Unternehmen also nicht ihre bereits angeschafften ECM-Investitionen abschreiben. Sie können stattdessen die bestehenden Lösungen weiternutzen und durch Cloud-Services sinnvoll ergänzen.

Resultat ist ein flexibleres Dokumentenhandling und gleichzeitig die optimale Vorbereitung für den Übergang in die digitale Welt. Es erhöht sich außerdem die Transparenz in bereichsübergreifenden Prozessen und Automatisierung. Intelligente Check Mechanismen reduzieren zusätzlich die Fehleranfälligkeit.

 

Fazit

Viele Unternehmen stehen vor dem Übergang in die digitale Welt und den damit zunehmenden Herausforderungen an Business und IT. Dabei ist erkennbar, dass es allein mit einem monolithischen ERP-System in Zukunft nicht mehr getan sein wird.

Zukünftig werden Plattformen und deren Verbindung untereinander bzw. die daraus resultierenden Potentiale im Fokus neuer Geschäftsmodelle und Prozesse stehen. Zudem werden neue Geschäftsmodelle verstärkt über den Zugang auf Daten und Datenmodelle beeinflusst werden, die hybride Architekturen verlangen. 

Und: es werden zusätzlich zwei wesentliche Erfolgsfaktoren für IT-Systeme erreicht: eine schnelle Nutzerakzeptanz durch moderne User Experience und mobile Nutzbarkeit, sowie die Rechts-Konformität, wie zum Beispiel bezüglich der DSGVO.

 

Wir danken der HENRICHSEN AG für die Bereitstellung der Informationen.

Purchase to Pay Prozess - transparent und sicher managen

Zum Autor Christian Kirsch

Christian Kirsch ist der Leiter Portfolio Management & IT der HENRICHSEN AG und IT-Strategieberater. Er konzipiert und implementiert Prozesslösungen für SAP-Anwenderunternehmen und hat tiefe Einblicke zu Erfordernissen der Daten- und Dokumenten-Migration im Zuge der Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen. In früheren Tätigkeiten war er für Business-Anwendungen und IT-Systeme in Industrieunternehmen verantwortlich.

 

 

 

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