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Digitalisierung der Personalarbeit: unnötig oder dringend?

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Posted 8. Mai 2017 by Redaktion IT-Onlinemagazin in IT-Leiter

„Die Zukunft des HR-Managements ist papierlos, mobil, datenbasiert und liegt in der Cloud“, sagt Christian Kirsch, Leiter Portfolio Management & IT der HENRICHSEN AG, in seinem Gastbeitrag. Zukunftsfähige Personalarbeit setzt demnach die Verfügbarkeit moderner IT-Lösungen und ein Umdenken voraus. Digitalisierung im Personal-Management ist seiner Meinung nach kein Selbstzweck, sondern ein Muss.

Seine drei Thesen lauten: Aufbereitete Informationen sind die Voraussetzungen für unternehmerische Entscheidungen, Führungskräfte brauchen standortunabhängigen Zugriff mit mobilen Endgeräten und alle HR-Anwendungen und deren Informationen müssen verknüpft sein.

„Derartige Lösungen sind zum Teil bereits lange verfügbar und einsatzbereit. Trotzdem ist der Verbreitungsgrad in HR-Abteilungen noch vergleichsweise gering. Neben der Technologie muss sich auch das zukünftige Rollenbild von Personalverantwortlichen wandeln, indem betriebswirtschaftliche Abhängigkeiten in die Personalarbeit einfließen. Anderenfalls werden die Führungskräfte in den Personalabteilungen an Bedeutung und Einfluss verlieren“, so Christian Kirsch.

 

Über den Autor

Christian Kirsch ist der Leiter Portfolio Management & IT der HENRICHSEN AG und IT-Strategieberater. Er konzipiert und implementiert Prozesslösungen für SAP-Anwenderunternehmen und hat tiefe Einblicke zum Status quo und zu Erfordernissen in Personalabteilungen. In früheren Tätigkeiten war er für Business-Anwendungen und IT-Systeme in Industrieunternehmen verantwortlich.

 

 

Personalarbeit im Zeitalter der Digitalisierung braucht agile IT

Personalabteilung Digitalisierung SAP

Die Digitalisierung ist auch im HR-Bereich zum wesentlichen Erfolgsfaktor geworden. Die Zukunft der Personalarbeit ist papierlos, mobil und datenbasiert und liegt in der Cloud.

Nur dadurch wird HR zukünftigen Ansprüchen von Seiten der Geschäftsleitung, Mitarbeitern und Führungskräften gerecht. Und dies aus folgenden Gründen:

 

Erstens: Wirksamkeit erfordert Daten

Wenn HR wirklich einen wertschöpfenden Beitrag zum Unternehmens-Ertrag leisten will, geht das nicht nur über die schnelle Wiederbesetzung vakanter Stellen oder aus dem Arbeitsplatz einen „great place to work“ zu machen. Zukünftig müssen Ableitungen aus performance-bezogenen Daten in strategische Unternehmensentscheidungen einfließen.

Warum z.B. schneidet eine Niederlassung bei bestimmten Performance-KPIs (Ziel-Erreichung, Leistungsdaten, Kompetenz-Level) schlechter ab als eine andere, was sind die Ursachen und was empfiehlt, besser noch veranlasst, „HR“ an dieser Stelle? Wie wird das Personalmanagement wirksam?

 

Ableitung: Aufbereitete Daten im HR-Cockpit

Wirksamkeit basiert darauf, die richtigen Ableitungen und Entscheidungen zu treffen. Grundlage dafür sind entsprechende Daten auf Knopfdruck aus SAP-Systemen, die den Personaler in die Lage zu versetzen sich überwiegend mit eben diesen Ableitungen zu beschäftigen und nicht wie und woher er die Daten dafür bekommt. Ein individuell konfigurierbares „HR-Cockpit“ ist dann der ideale Ort Leistungsdaten auch über einen längeren Zeitraum hinweg grafisch vor Augen zu haben und die richtigen Entscheidungen zu veranlassen.

 

Ein HR-Cockpit zeigt wichtige HR-KPI auf einen Blick, wie beispielsweise Zielerreichung, Kompetenzlevel, Fluktuation, Urlaubsbestand, etc. Es ist individuell konfigurierbar und zieht die Stammdaten aus dem SAP HCM.

 

 

Zweitens: Mobilität und standortunabhängige Verfügbarkeit

Der zweite wesentliche Aspekt ist Mobilität in Verbindung mit standortunabhängiger Informationsverfügbarkeit. Die HR-Abteilung benötigt Werkzeuge, mit denen die Flut an
Informationen aufgenommen und strukturiert werden kann, damit die richtigen Informationen
ohne großen Aufwand zur richtigen Zeit genutzt werden können. Egal an welchem Ort sich Führungskräfte befinden, sie müssen schnellen und sicheren Zugriff auf für sie relevante Daten zu ihren Mitarbeitern und Teams haben.

Ein Manager Selfservice (MSS) mit mobilem Zugriff auf Realtime-Daten zu einzelnen Mitarbeitern und aggregiert zu Teams ist also wesentlicher Bestandteil moderner Führungsarbeit. Die richtigen datenbasierten Systeme, direkt in SAP integriert, reduzieren den Vorbereitungsaufwand für solche Steuerungs- und Controlling-Aufgaben erheblich.

Die Folge: dokumenten-zentrische HR-Prozesse müssen digitalisiert, die relevanten Daten extrahiert und in den SAP-HR-Applikationen zur Verfügung gestellt werden. Unternehmen, die datenbasiert arbeiten sind nachweislich erfolgreicher- Eine Studie des IBM Institute for Business Value aus 2016 zeigt, dass Personaler, die konsequent datenbasiert arbeiten erfolgreicher sind. Der prozentuale Anteil an Datennutzenden, erfolgreichen Unternehmen („Outperformer“) ist deutlich höher als bei „Underperformern“:

 

Quelle: IBM Institute for Business Value

 

Drittens: Integration aller HR-Anwendungen

Und schließlich Drittens: Viele dieser HR-Prozesse lassen sich aus einem „HR Portal“ heraus ansteuern. Ein HR Portal stellt den zentralen Zugangspunkt für die moderne Personalarbeit und das HR-Reporting dar – unabhängig von den zugrundeliegenden HR-Anwendungen. Integrationsplattform kann beispielsweise die SAP Cloud Platform sein.

Die Abläufe werden auf einer modernen Weboberfläche visualisiert, die mit SAPUI5- (SAP Fiori) und Responsive-Webdesign-Technik gestaltet ist. Damit lassen sich HR-Aufgaben so komfortabel wie bei einer Consumer-App und auf jedem Endgerät erledigen – am Desktop genauso wie mobil am Smartphone, Tablet oder Notebook – sodass zu jeder Zeit und überall effizient gearbeitet werden kann.

 

Ein HR-Portal ist zentraler Zugangspunkt für die Personalarbeit

 

Fazit: Ohne Digitalisierung keine moderne Personalarbeit

Die Digitalisierung im HR ist also kein Selbstzweck, sondern geradezu Voraussetzung für einen modern agierenden Personalbereich. Smarte SAP-basierende HR-Lösungen reduzieren den täglichen administrativen Aufwand in den HR-Bereichen und für die Führungskräfte spürbar u.a. durch automatisierte Dokumentengenerierung, Zeugnis-Generatoren, digitalisierte Prozesse und Workflows und Employer Selfservices für Mitarbeiter und Portal-Anwendungen.

Die Digitalisierung im HR-Bereich ist die Basis dafür, dass sich junge, hochmotivierte Mitarbeiter mit einer klaren Erwartungshaltung hinsichtlich ihrer Führungskraft und dem Digitalisierungsgrad ihres Arbeitgebers wiederfinden. Sich schnell verändernde, international aufgestellte Teams mit wechselnden Verantwortlichkeiten und die immer kürzere Halbwertszeit des Wissens erfordert diese Veränderung in den Personalbereichen.

 

 

 

Abb. 1: HR-Cockpit (Quelle: HENRICHSEN AG)
Abb. 2: Statistik (Quelle: IBM Institute for Business Value)
Abb. 3: HR Portal (Quelle: T.CON GmbH & Co. KG)

 

 

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