Integration von SAP und Salesforce an einem Praxisbeispiel

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Posted 17. April 2019 by Redaktion IT-Onlinemagazin in IT-Leiter

Wenn SAP-Anwenderunternehmen CRM-Lösungen evaluieren, stehen mit SAP C/4HANA und Salesforces mindestens zwei Alternativen zur Auswahl. Oft dürften noch weitere CRM-Produkte mit in der engeren Wahl sein. Neben der Abdeckung der funktionalen Anforderungen sind auch die Prozess- und SAP-Integration wichtige Entscheidungskriterien.

Wir wollten wissen, wie die Integration von SAP und Salesforce gelingen kann. Frank Y. Nedwed (mindsquare) berichtet darüber in seinem Gastbeitrag.

 

 

 

SAP & Salesforce: So gelingt die Integration im Unternehmen

Als System für das Customer Relationship Management (CRM) hat Salesforce sich auch auf dem deutschen Markt etabliert – der mittelständische Familienbetrieb vertraut ebenso auf die Lösung aus den USA, wie der international erfolgreiche Konzern. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie die Salesforce-Integration im laufenden Betrieb gelingen kann und welche Aspekte Unternehmen dabei beachten sollten.

 

Mehr Schubkraft für die digitale Transformation

6,5 Milliarden Dollar und die größte Übernahme der Firmengeschichte: Durch den Kauf der Integrationsplattform MuleSoft hat Salesforce das Thema „Integration“ noch stärker in den Fokus gerückt. Insbesondere Betriebe, die ein ERP-System wie SAP verwenden, sollen davon profitieren, denn beide Systeme beinhalten Informationen, die gepflegt werden müssen. Bei der SAP-Salesforce-Integration sprechen wir ganz konkret über den Austausch von Stamm- und Transaktionsdaten zwischen dem ERP-Modul von SAP und dem Salesforce-CRM.

So haben Kunden durch eine Integration die Möglichkeit, sämtliche Informationen in ihren Unternehmen miteinander zu verknüpfen – und dies über alle Public- und Private-Cloud-Infrastrukturen oder Datenquellen hinweg. Daten von ganz unterschiedlichen Geräten und Applikationen können so verknüpft werden und die doppelte Eingabe und Verwaltung von Daten wird vermieden.

 

In den Austausch gehen

Damit die jeweiligen Geschäftsprozesse synchronisiert und so die technische Lücke zwischen SAP und Salesforce geschlossen werden kann, ist eine Prozess- und Datenintegration der Cloud-Anwendung mit der bestehenden SAP-Systemlandschaft erforderlich. Dabei handelt es sich zum großen Teil um die bidirektionale Synchronisation von Kontaktdaten, Ansprechpartnern, Adressdaten sowie Transaktionsdaten von Auftragseingängen, Produkt- und Preislisten, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen oder Lieferantendaten.

 

Die Integration aus technischer Sicht

Technisch ist die Integration zwischen Salesforce und SAP keine große Hürde mehr, da mittlerweile bewährte Tools und Integrations-Plattformen existieren, die wir in diesem Beitrag auch noch näher erläutert haben. Kleinere Anbieter sind beispielsweise Talend oder Lobster. Diese Lösungen verfügen allerdings über wenig Online-Ressourcen, sind aber oft auch entsprechend günstig.

Egal, welches Tool zum Einsatz kommt: Bei der Integration muss darauf geachtet werden, dass die Korrelation zwischen CRM- und ERP-Lösung stimmt. Nur so können die Daten korrekt übertragen und transformiert werden. So ist die Datenstruktur der Objekte in Salesforce teilweise anders definiert als im ERP-System: Wird beispielsweise in SAP eine Unterstruktur unter einem Kunden gebildet, kann Salesforce dafür ein eigenes Business-Objekt verlangen. Auch die Salesforce-ID im Schlüsselfeld des Objekts macht die Integration etwas komplexer: Salesforce erstellt im Standard automatisch eine 15/18-stellige ID für die Identifizierung des Kunden, während dies beispielsweise in ERP-Systemen meist manuell erfolgt.

 

Die drei Arten der Datenintegration

Die Integration der Daten kann über drei verschiedene Arten erfolgen – Salesforce unterstützt jede dieser Möglichkeiten.

Bei der Datenintegration werden wichtige Stammdaten wie die Kundenadressen oder Transaktionsdaten zwischen den Systemen ausgetauscht und nach Bedarf synchronisiert.

Wird eine Oberfläche von System A in System B integriert, sprechen wir folglich von der Oberflächenintegration. Hierbei hat der Nutzer den Eindruck, nur auf einem System zu arbeiten.

Bei der dritten Möglichkeit, der Prozessintegration, werden unterschiedliche Prozesse in diversen Systemen mit Antworten und weiteren Prozessschritten ausgelöst. Ein Anwendungsfall kann die Angebotsverbuchung sein. Wird in Salesforce ein Angebot angenommen, kann es an SAP übermittelt werden, wo es dann verbucht wird. Aufträge können automatisch erstellt und wiederum an Salesforce zurückgemeldet werden.

 

Senator: Erhebliche Einsparpotenziale

Wie die Integration des Systems in der Praxis gelingen kann, zeigt das Beispiel des Kugelschreiberherstellers Senator: Senator ist ein Werbemittelhersteller und zählt zu den weltweit führenden Unternehmen der Branche. Um auch zukünftig einen Vorsprung gegenüber den Wettbewerbern zu haben, setzt Senator auf eine Optimierung der unternehmerischen Vertriebsstrukturen mittels Salesforce Sales Cloud mit SAP-Integration. Die Herausforderung in diesem Projekt: Bei Senator erwartete uns eine gigantische Microsoft Excel-Tabelle, über die das Vertriebscontrolling bis dato organisiert wurde.

Damit konnten zwar sämtliche Daten auf ihre Plausibilität überprüft werden – es fehlte aber an aktuellen Informationen über die Verkäufe, da der einzelne Mitarbeiter nur dann ein genaues Bild der Lage vor Augen hatte, wenn er den neuesten Stand der Excel-Tabelle zugesandt bekam. Die Folge: Eine mangelhafte Kommunikation und ein fehlendes Reporting der eigenen Vertriebserfolge. Auch ausbleibende Verkäufe blieben so häufig unbemerkt. Gerade Letzteres verursacht auf Dauer ausbleibende Gewinne, da sich die Branche durch Käufer auszeichnet, die quartalsweise oder halbjährlich Waren bestellen.

 

Manuelle Prozesse werden automatisiert

Wir haben mit den Verantwortlichen bei Senator analysiert, wie das Reporting künftig über Salesforce so gesteuert werden kann, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zuvor Zeit und Energie in die Pflege einer unübersichtlichen Excel-Tabelle investieren mussten, sich wieder verstärkt ihren Kernaufgaben widmen können.

Das System sollte aber nicht einfach neue Funktionen anbieten, sondern auch sämtliche Möglichkeiten der bisher verwendeten Excel-Lösung beinhalten. Dies war vor allem für die Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern im Innen- und Außendienst von großer Bedeutung. Dabei mussten wir zahlreiche Feinheiten des bisher verwendeten SAP-Systems beachten und die Schnittstellen sehr genau abstimmen, um so beide Welten zu vereinen – entsprechend haben wir uns für eine SAP-Salesforce-Integration über die Middleware Lobster entschieden.

 

Erfahrungen und Empfehlungen

Das Beispiel Senator zeigt, wie wichtig ein ständiger und intensiver Austausch zwischen der IT-Fachabteilung im Unternehmen und dem für die Umsetzung der Integration beauftragten Dienstleister ist. Ein Berater, der sich sowohl mit SAP als auch mit Salesforce auskennt, kann zwischen beiden Welten vermitteln. Mindestens genauso wichtig ist eine intensive Testphase unter Einsatzbedingungen – nur so können auch kleinste Fehler entdeckt und abgestellt werden.

 

Kontinuierliche Weiterentwicklung

Heute hat Senator mit Salesforce nicht nur eine Lösung für den Blick auf alle relevanten Daten, sondern kann auch alle Angebots- und Auftragsdaten durch die Salesforce-Integration nachvollziehen. Auf Messen und Events ist der Einsatz von Salesforce über Tablets der Vertriebsmitarbeiter nun Alltag und spart den Mitarbeitern viel Zeit. Der Kunde entwickelt das System nun kontinuierlich weiter und wird Salesforce auch an Standorten im europäischen Ausland einsetzen.

Salesforce ist als Tool für das Kunden-Beziehungsmanagement, für Marketing und auch für den Service optimal geeignet – allerdings haben andere Systeme Jahrzehnte Entwicklungsvorsprung auf ihrem Gebiet (wie SAP beispielsweise in der Logistikabwicklung oder im Materialmanagement). Deswegen ist Salesforce sehr offen für Integrationen und wenn diese sauber und stabil durchgeführt werden, dann entsteht dadurch eine Synergie, in der jedes System seine Stärken einbringt und Mitarbeiter den meisten Nutzen daraus ziehen können.

 

 

Über den Autor

Autor_FYN_QFrank Y. Nedwed (M. Sc.) ist Leiter des Expertenteams Customer360 bei der Firma mindsquare. Mithilfe der Salesforce-Technologien für Marketing, Sales und Service befähigt das Team Unternehmen, den 360°-Blick auf Kunden zu gewinnen. Dabei unterstützt Customer360 Unternehmen von der frühen Konzeption und Strategie über klassisches oder agiles Projektmanagement bis hin zum erfolgreichen Arbeiten der Mitarbeiter mit den Technologien durch systematisches Change Management.

 

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