Praxisbericht: IP-Telefonie mit ERP-Integration hat einige Vorteile

Der Packungshersteller Pohli entschied sich für die Nutzung der IP-Telefonie mit Integration in die ERP-Lösung, statt die herkömmliche Telefonanlage zu modernisieren. IT-Leiter Guido Herfeld berichtet über seine Erfahrungen und die Vorteile dieser zukunftsorientieren Technologie.

Mehr als eine Million Flaschen täglich produzieren und vermarkten die mittelständischen Unternehmen August Pohli GmbH & Co. KG und die Glaswerk Ernstthal GmbH. Mit 500 Mitarbeitern an mehreren Standorten und 42.000 m² Lagerfläche erbringt das serviceorientierte Unternehmen jede erwünschte Dienstleistung rund um die Verpackung. Intensive Kundenkommunikation ist ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg und daher legt Pohli großen Wert auf eine moderne IT-Infrastruktur. Ein Baustein dieser Infrastruktur ist eine IP-Telefonanlage vom Hersteller Swyx, die 2011 in Betrieb genommen wurde.

„Wir standen vor der Frage, ob wir unsere herkömmliche Telefonanlage modernisieren sollten oder auf IP-Telefonie umstellen. In einigen Jahren wird es meiner Meinung nach keine herkömmlichen Telefonanlagen mehr geben. Daher haben wir uns für eine Investition in die Zukunft entschieden und die IP-Telefonie mit Swyx eingeführt“, fasst Guido Herfeld, Prokurist und IT-Leiter bei Pohli, seine damalige Entscheidung zusammen. „Diese moderne Technologie bietet hohe Flexibilität und großen Bedienungskomfort, ohne für jede Zusatzfunktion neue Kosten zu erzeugen. Die interne Zusammenarbeit wird vereinfacht und Arbeitsabläufe beschleunigt. Auch die Administrierbarkeit der Anlage ist einfacher. Die Entscheidung war daher richtig.“

 

Integration in die Unternehmenssoftware eEvolution

Bei eingehenden Anrufen wird bei den Pohli-Mitarbeitern direkt der Kunden- oder Lieferantendatensatz in der Unternehmenssoftware aufgerufen, sofern die Rufnummer übermittelt wird und in eEvolution hinterlegt ist. Das macht das Leben einfacher und verbessert die Betreuung, da man sofort weiß, wer am Apparat ist und gleichzeitig die Kundenhistorie auf einen Blick sieht. Für den Vertriebsinnendienst wurde eine Anrufergruppe eingerichtet. Kann der angerufene Sachbearbeiter nicht ans Telefon gehen, bekommen alle anderen Mitarbeiter den Anruf signalisiert und können ihn annehmen. Durch die Verknüpfung mit eEvolution geht die Vertretung leichter von der Hand. Derartige Funktionen gab es in herkömmlichen Anlagen natürlich auch, aber Guido Herfeld betont: „Die Administration der Anlage, das Einrichten neuer Nutzer, das Anlegen neuer Rufnummern oder neuer Anrufergruppen ist viel einfacher als früher, und die Möglichkeiten werden daher auch mehr genutzt.“

 

An jedem Arbeitsplatz unter der eigenen Rufnummer erreichbar

Wenn ein Mitarbeiter an einem anderen Schreibtisch oder Standort arbeitet, ist er trotzdem und ohne weitere administrative Aufgaben unter seiner normalen Rufnummer erreichbar. Denn er kann sich mit seiner PIN an jedem Telefon anmelden und fortan werden alle Anrufe für seine Nummer automatisch an dieses Telefon geleitet. Mit einem Zugang zu DSL oder dem VPN und einem Telefon-Client für den Rechner kann man von überall auf der Welt über die Telefonanlage kommunizieren.

 

Eine dauerhafte Rufnummer im Unternehmen

Zusätzlich gibt es auch Apps für Mobiltelefone. Man hat damit Zugriff auf das globale und persönliche Telefonbuch und die persönlichen Anruf- und Wahlwiederholungslisten. Für jeden internen Kontakt wird der Status der Erreichbarkeit angezeigt. Ist man beispielsweise unterwegs kann man vor einem Anruf sehen, dass der gewünschte Gesprächspartner gerade spricht, nicht gestört werden kann oder außer Haus ist und muss es erst gar nicht vergeblich versuchen. Bei ausgehenden Anrufen wird die eigene Nummer der Nebenstelle beim Empfänger signalisiert und es ist nicht ersichtlich, dass man vom Handy telefoniert. Handynummern müssen Geschäftspartnern und Kollegen nicht mehr mitgeteilt werden. Das ermöglicht eine bisher unbekannte Flexibilität bei der Wahl des Mobilfunkbetreibers, da man problemlos für alle Mitarbeiter neue Mobilfunknummern einrichten könnte, ohne dass Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter über die Änderung der Rufnummer benachrichtigt werden müssten.

 

Hoher Komfort und schnelles Arbeiten am Arbeitsplatz

„Früher beschränkte sich die Interaktionsschnittstelle mit der Telefonanlage auf zwei Zeilen im LCD-Display. Heute haben wir eine hochfunktionale, grafische Informations- und Benutzerschnittstelle“, begeistert sich Guido Herfeld. Besonders übersichtlich findet er die Anruflisten mit Uhrzeit und die verpassten Anrufe. „Früher haben wir Telefonnummern auf gelbe Zettel geschrieben und an die Kollegen mit einer Notiz weitergegeben. Heute drücken wir in der Liste der verpassten Anrufe auf die rechte Maustaste und leiten alle Anrufdaten per E-Mail weiter. Mit einem Klick auf den beigefügten Link kann sofort der Rückruf getätigt werden. Dadurch sparen wir viel Zeit“, findet der IT-Leiter.

Auch der Anrufbeantworter ist extrem flexibel zu konfigurieren und bietet neben Standardfunktionen auch einige Highlights. Beispielsweise lassen sich Anrufe ohne Rufnummer (zu 99,9% Werbung) generell direkt auf den Anrufbeantworter schalten. Über versäumte Anrufe kann man sich per E-Mail informieren lassen.

Besonders pfiffig und nützlich ist eine weitere Swyx-Funktion: Telefonnummer auf Webseiten im Internet oder Intranet können markiert und direkt angerufen werden. „Moderne Kommunikationsmittel machen nicht nur Spaß, sondern erhöhen auch die Effizienz. Die vielen kleinen Verbesserungen möchte ich nicht mehr missen “, ist das Fazit von Guido Herfeld.

 

Die Hauptnutzen für Pohli

[quote]Ich sehe drei Hauptvorteile, die für die Nutzung der Swyx IP-Telefonie sprechen: Erstens eine hohe Investitionssicherheit, da es die Zukunftstechnologie ist, zweitens eine Steigerung der Effizienz in den Arbeitsabläufen und drittens eine leichtere Administrierbarkeit und Anpassbarkeit der Telefonanlage.

Guido Herfeld, Prokurist und IT-Leiter bei der August Pohli GmbH & Co KG[/quote]

 

 

© aller Fotos: pohli