Process Mining: Beispiele und Anwendungsfälle

Process Mining ermöglicht, die tatsächliche Nutzung von IT-Systemen in Echtzeit zu analysieren. Mit den gewonnenen Erkenntnissen lassen sich Schwachstellen in Unternehmensprozessen finden, Fehlerquellen aufzeigen, Compliance-Verstöße identifizieren oder Ineffizienzen ermitteln. Wir fragten den Process Mining Anbieter Celonis nach Beispielen aus Kundenprojekten und tatsächlich ermittelten Optimierungspotenzialen:

Visualisierung der realen Prozesse direkt aus dem SAP-System

Mit Celonis Process Mining (CPM) wird, aus den vom Unternehmen produzierten Daten aller SAP-Systeme (und ggf. weiteren IT-Systemen), in Echtzeit die gesamte Prozesskette rekonstruiert und visualisiert. So kann jeder Schritt innerhalb eines Prozesses genau nachvollzogen und ohne vordefinierte Kennzahlen ausgewertet und verbessert werden.

Explorativer Ansatz: Fehler finden, wo keine vermutet werden

CPM bietet einen explorativen Ansatz, um Schwachstellen in Prozessen zu finden: Über einen Schieberegler auf der Benutzeroberfläche verändert der Anwender die visualisierte Prozesskomplexität und wählt so zum Beispiel den häufigsten Prozessablauf oder die komplette Visualisierung aller momentan ablaufenden Vorgänge aus. Der Anwender kann bei Bedarf alle dazugehörigen Einzelbelege oder -vorgänge abrufen.

Unterschiedliche Filter helfen, zum Beispiel den Verlauf einzelner Rechnungen, Bauteile oder Lieferanten zu verfolgen. So kann man zielgerichtet immer tiefer in die Prozessvarianten eintauchen, bis eine Fehlerquelle oder ein Optimierungspotenzial identifiziert ist. Wozu man diese Möglichkeiten nutzen kann, zeigen zwei Celonis Kundenbeispiele:

Aufgedeckt: zu lange Bestellprozesse im Einkauf

Nach Angaben von Celonis gelang es mit CPM bei einem Großhändler für maßgeschneiderte Mountain Bikes, Bestellprozess und Produktionsplanung zu optimieren, um so die Lieferzeiten zu verbessern. Das Problem war: Bauteile wie Sitzrohre, Handgriffe oder Gabelköpfe wurden vom Einkauf zu spät bestellt und bei Produktion und Auslieferung schien zu viel Zeit verloren zu gehen. Als Folge konnten vereinbarte Liefertermine immer häufiger nicht eingehalten werden.

Eine Analyse mit CPM ergab demnach, dass größtenteils ineffiziente Freigabeprozesse dazu führten, dass durchschnittlich sieben Tage vergingen bis der Einkauf die Freigabe der Fachabteilung erhielt, um die geforderten Bauteile beim Lieferanten zu bestellen. Daraufhin vereinfachte das Unternehmen den Freigabeprozess und wies diesem eine höhere Priorität in den Fachabteilungen zu.

Darüber hinaus wurde ermittelt, dass viel zu häufig zeitintensive Eingriffe im Bestellprozess vorgenommen werden mussten. Der Grund: falsche Stammdateneinträge und manuelle Preisänderungen. Viele Lieferanten hatten dem Großhändler nach Preisänderungen zum Jahresbeginn keine aktuellen Preislisten geschickt. Das Unternehmen aktualisierte seine Stammdaten und Preislisten, wodurch sich die Prozesszeiten um weitere 15 Prozent reduzierten und insgesamt eine bessere Produktionsplanung und Auslieferung gelang.

Stau in der Buchhaltung aufgelöst: Rabatte und Skonti gerettet

Ein weltweit agierender Anbieter von Technologieprodukten, Elektronikkomponenten und damit verbundenen Dienstleistungen legte großen Wert auf die Qualität der Produkte seiner Zulieferer und versuchte daher oft im Vorfeld Rabatte zu auszuhandeln. Jedoch konnten diese seit geraumer Zeit in vielen Fällen nicht mehr realisiert werden. Eine Analyse mit CPM ergab, nach Angaben von Celonis, dass fast jede fünfte Rechnung verspätet bezahlt wurde. Lieferanten wollten daraufhin keine Rabatte gewähren und Skonto konnte in den wenigsten Fällen geltend gemacht werden.

Es stellte sich heraus, dass die Ursachen komplexer waren als angenommen und sich untereinander beeinflussten. Dazu zählten die folgenden Hauptprobleme:

• Rechnungsfreigaben und -buchungen erfolgten zu spät
• Bestell- und Lieferantendaten stimmten nicht mit den Rechnungsdaten überein

Neue Guidelines sorgten für schnellere Freigaben. Die langen Bearbeitungszeiten der Rechnungsbuchungen hingen jedoch oft mit den Datenfehlern zusammen. Dank CPM stieß man – nach Aussagen von Celonis – schließlich auf den Grund: Fehler beim elektronischen Einlesen der Rechnungen, bedingten eine Vielzahl manueller Eingriffe.

Die Nacharbeiten, beispielsweise aufgrund falscher Bestellnummern, kosteten Zeit. Schnell fand man auch heraus, dass die Liefermengen für Büromaterial von drei großen Lieferanten nicht mit den Angaben auf insgesamt 1.600 Rechnungen übereinstimmten.

Die Ursache: Abweichende Mengeneinheiten auf der Rechnung, zum Beispiel bei Papier: Es wurde als „Anzahl Blätter“ bestellt, aber als Packung, Karton oder Palette in Rechnung gestellt. Eine automatische Abwicklung über die IT-Systeme war dadurch nicht möglich. Jede Rechnung musste manuell angefasst und korrigiert werden.

Als Reaktion bemühte sich das Unternehmen die Bestellmengen für Materialien mit den Lieferanten zu standardisieren. Dank dieser und weiterer Maßnahmen, konnte das Unternehmen den Stau in der Buchhaltung, der größtenteils auf Datenfehler zurückging, um fast die Hälfte reduzieren und zukünftige Beziehungen mit den Lieferanten unbelastet angehen, berichtet Celonis.

2015: Starkes Wachstum und erfolgsversprechende Kooperation mit SAP

Dies sind nur zwei Beispiele für eine aussichtsreiche Anwendung der Process Mining-Technologie, die nach Celonis Angaben bereits in dreizehn verschiedenen Industrien eingesetzt wird. „Zahlreiche Kunden, die Process Mining bereits für einzelne Prozesse oder Abteilungen im Einsatz haben, rollen nun Projekte unternehmensweit aus. So ist beispielsweise die Zahl aktiver Process Mining Nutzer allein bei SIEMENS in nur einem Jahr auf 800 Personen angewachsen“, so Celonis-Geschäftsführer Bastian Nominacher.

„2015 war für Celonis ein extrem erfolgreiches Jahr“, ergänzt er. Anfang des Jahres wurde das Unternehmen auf der SAP SAPPHIRE in Orlando mit dem „SAP Innovation Award“ in der Kategorie „Most Transformative“ ausgezeichnet. Im September folgte die Bekanntgabe, dass SAP das Produkt der Münchner Technologiefirma weltweit in das eigene Vertriebs-Portfolio aufnimmt. Beim DSAG-Jahreskongress in Bremen präsentierte Anton Müchler, CIO von Wacker Neuson, den Einsatz von Celonis Process Mining. Kürzlich folgte die Auszeichnung als „das am schnellsten wachsende Technologieunternehmen Deutschlands“ beim „Deloitte Fast50-Award“ (wir berichteten).