SAP Dokumentenlogistik: Erfassung, Verbreitung und Ausgabe von Dokumenten in einer Lösung

Mit dem NSi Output Manager komplettiert der Software-Hersteller Notable Solutions sein Portfolio und will die Output-Prozesse sowohl im Office-Segment als auch in Produktions-Umgebungen für den Massendruck optimieren. Die Lösung soll die Effizienz im Output dadurch steigern können, dass sie Druckaufträge und Datenausgaben jeglicher Art zentral steuert und gleichzeitig Funktionen für Controlling, Reporting oder Zugangskontrolle anbietet.

Nutzer sollen mit nur einer Software sowohl einzelne Office-Drucker als auch komplette Flotten und Produktionsdrucker bedienen können. Im Zusammenspiel des NSi Output Managers mit dem NSi AutoStore verbindet der Hersteller mit einer einzigen Lösung die Bereiche Erfassung, Verbreitung und Ausgabe von Dokumenten. Nach eigenen Angaben soll die zentrale Software auch Vorteile im Betrieb und bei der Wartung haben.

Praktische Beispiele

Der neue Lösung erlaubt beispielsweise regelbasiertes Drucken, mit dem z.B. das wirtschaftlichste Gerät für einen Druckauftrag bestimmt wird oder verschiedene Jobs an einen Adressaten zusammengefasst werden.

In Kombination mit NSi Mobile kann der Anwender den Ausdruck vertraulicher Dokumente dann anstoßen, wenn er direkt vor einem Drucker steht. Den sogenannten „Pull-Print“ startet er über das Sannen des QR-Codes am Gerät oder seinen Handy-Ortungsdienst. Dokumente können an jedem Netzwerkgerät abgeholt werden, ohne vorher den Drucker zu bestimmen. Defekte Drucker werden automatisch nicht genutzt.

Auch die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen, beispielsweise für personenbezogene oder sensible Daten, soll erleichtert werden: An jedem Ausgabegerät kann man die in Dokumenten enthaltenen Informationen überwachen. Sie werden bei Zweifeln vor dem Druck in eine sichere Druckwarteschlange umgeleitet, ein verantwortlicher Mitarbeiter wird informiert und kann den Einzelfall prüfen und freigeben.

„Es spielt keine Rolle, woher ein Dokument ursprünglich stammt und wohin die enthaltenen Infos hin sollen – mobiles Gerät, Mainframe, Desktop oder MFP: Notable Solutions deckt den gesamten Informations-Lebenszyklus ab und sichert den vertraulichen, verlässlichen Zugriff“, sagt Gabriel Schwartzman, Vice President Output Management bei Notable Solutions.