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Wenn internationale Unternehmen ihre Prozesse stetig optimieren und modernisieren, rückt oft auch das SAP-Formularwesen stärker in den Fokus. Die Umstellung auf SAP S/4HANA verspricht dabei nicht nur technologische Fortschritte, sondern stellt auch eine Herausforderung für das Output-Management dar. Unternehmen sehen sich mit typischen Problemen konfrontiert, die von einer Vielzahl an Formulartechnologien bis hin zu knappen Kapazitäten reichen.
Ein Gastbeitrag des Formular-Experten von Softway zeigt Hintergründe, Fallbeispiele bei Heidelberger Druckmaschinen, SICK AG und Bürkert Werke — und deren Lösungsansätze.
Herausforderungen im SAP-Formularwesen
Ein häufiges Dilemma besteht darin, dass Unternehmen von zu vielen unterschiedlichen Formulartechnologien Gebrauch machen. Die hohe Anzahl an Formularen und Etiketten trägt ebenfalls dazu bei, dass die Pflege und Verwaltung zu einem komplexen und zeitintensiven Prozess werden. Zudem zeigt sich, dass Formulare in vielen Unternehmen nicht als Prioritätsthema behandelt werden, während gleichzeitig zu wenig Kapazitäten für ihre effiziente Pflege vorhanden sind.
In einer Zeit, in der Effizienz und Zeitmanagement eine entscheidende Rolle spielen, beschäftigen sich SAP-Verantwortliche mit der Herausforderung, wie Formulare nebenbei laufen können, ohne dabei einen übermäßigen Aufwand zu verursachen.
Wunsch: Einfach pflegbare SAP-Formulare
Die Realität zeigt ganz klar: Die gestellte Frage wirkt schon fast utopisch. In vielen Fällen ist es eben nicht so, dass SAP-Formulare nebenbei gepflegt werden, sondern dass die einfache Wartung der Formulare eine große Herausforderung darstellt. In der Regel wird selbst für kleine Änderungen an den Formularen mindestens ein ABAP-Entwickler benötigt.
Trotz dieser Hürden gibt es Unternehmen, die innovative Wege gefunden haben, um ihr SAP-Formularwesen zu optimieren. In einem Expert-Talk lassen wir SAP-Kunden über ihre Erfahrungen berichten:
Wildwuchs in SAP-Formularen trotz Adobe Forms
Die SICK AG sah sich zu Beginn vor allem mit begrenzten Kapazitäten und Ressourcen im Formularwesen konfrontiert. Trotz einer bereits stattgefundenen Umstellung auf Adobe Forms tauchten schnell wieder altbekannte Probleme, wie beispielsweise Unübersichtlichkeit und Abhängigkeit von der IT-Abteilung auf. Herr Berger (Head of SAP Development & Master Data Management, SICK AG) wird im Expert-Talk über die Lösung seiner Herausforderungen berichten:
„Für unsere Consultant- und Prozessberater ist es nun möglich Formularanpassungen selbst vorzunehmen. Übersetzungen können einfach und schnell durchgeführt werden. Die Formulare sind jetzt technisch übersichtlicher und einfacher zu warten“, erläutert er.
Anzahl SAP-Formulare reduzieren: von 800 auf 15
Die Heidelberger Druckmaschinen AG stand vor einer Mammutaufgabe: 800 historisch gewachsene Formulare, geprägt von individuellen Texten und komplexen Bedingungen, sorgten für einen unübersichtlichen Entwicklungsprozess und einer nicht hinnehmbaren Wartungssituation. Dies erforderte ein Umdenken. Herr Münch (IT for Sales, Heidelberger Druckmaschinen AG) wird von der Reorganisation der Formulare und seinen Erkenntnissen berichten: „Unsere ehemals 800 SAPscript-Formulare konnten wir auf 15 Formulare reduzieren.“
SAP-Formular-Rollout: 36 Länder in 80 Tagen
Die Bürkert Werke GmbH & Co. KG stand vor der Herausforderung eines umfassenden Formular-Rollouts in 36 Ländern – eine nahezu unmögliche Aufgabe, die mit den vorhandenen SAPscript Formularen nicht effizient bewältigt werden konnte.
Die bestehende Formularlandschaft war unübersichtlich, der Pflegeaufwand hoch und kleinere Anforderungen konnten aufgrund der internen Struktur mit zahlreichen Verkaufsorganisationen und Buchungskreisen nicht immer umgesetzt werden. Individuelle Logiken mussten für jede Organisationseinheit abgebildet werden und dabei durften legale Anforderungen nicht außer Acht gelassen werden. Herr Hespelt (IT – Sales & Marketing, Bürkert Werke GmbH & Co. KG) wird erzählen, wie sie in kürzester Zeit Formular-Rollouts erfolgreich durchgeführt haben. Er erläutert: „Innerhalb von 80 Tagen konnten wir in über 36 Ländern erfolgreich Formular-Rollouts durchführen.“
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SAP-Formular Lösungsmöglichkeiten im Expert-Talk
„Kinderleichte SAP-Formulare unter SAP S/4HANA“ verspricht die Softway AG. Im IT-Onlinemagazin Expert-Talk am 06.03.2024 um 11:00 werden wir mit Experten von Heidelberger Druckmaschinen, SICK AG und Bürkert Werke den Praxis-Check machen und erfahren, wie sich die Unternehmen für die Zukunft aufgestellt haben.
Expert-Talk:
Heidelberger Druckmaschinen, SICK AG und Bürkert Werke berichten:
„Kinderleichte SAP-Formulare unter SAP S/4HANA“
06.03. | Softway | online
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