SAP HR: Personalmanagement als SaaS-Lösung oder On-Premise oder hybrid?

Die Prozesse im Personalmanagement lassen sich mit verschiedenen SAP-Lösungen unterstützen, Diskussionen um den Einsatz hybrider Szenarien nehmen zu. Aber auch viele praktische Fragen im Tagesgeschäft verändern sich durch neue Möglichkeiten oder veränderte rechtliche Rahmenbedingungen.

Von Heiko Mouhlen, Business Lead Accenture Software for HCM, wollte ich wissen, wie sich die Personalarbeit durch die Digitalisierung und Innovationen verändert, wie sich hybride Szenarien technisch realisieren lassen, und welche Hilfsmittel und Tools zur Lösung der anstehenden Herausforderungen zur Verfügung stehen?

 

Herr Mouhlen, welche Veränderungen in der Personalarbeit ergeben sich durch neue technische Möglichkeiten, beispielsweise SaaS-Lösungen oder andere Innovationen?

Heiko-MuhlenHeiko Mouhlen: In der Vergangenheit hat primär die Technik bestimmt, ob und wie die HR-Arbeit von der Unternehmens-IT unterstützt wird. Entscheidend war die Verfügbarkeit von IT-Ressourcen. Innovative Lösungen mussten von HR in intensiver Zusammenarbeit und mit erheblichem Aufwand mit der eigenen IT konzipiert und entwickelt werden. Das ist natürlich nicht die eigentliche Hauptaufgabe einer Personalabteilung.

Software-as-a-Service-Lösungen dagegen stehen sofort zur Verfügung, sei es für ein Pilotprojekt oder als skalierbare, hochproduktive Anwendung. Dadurch kann sich HR besser und ausschließlich auf das Kerngeschäft „Personalarbeit“ konzentrieren und Innovationen viel schneller umsetzen ‒ oder einfach einmal testen.

 

Was verändert sich an der Zusammenarbeit der HR-Abteilungen mit den IT-Abteilungen?

Vor Software-as-a-Service (SaaS) war die hausinterne IT sowohl Berater der HR-Abteilung als auch gleichzeitig Lieferant und Betreiber der HR-IT. Das führte zur Entwicklung von unternehmensspezifisch angepassten Sonderanfertigungen, die aber gleichzeitig auch äußerst teure Individuallösungen waren. Bei Anwendungen als Software-as-a-Service ist die Unternehmens-IT eher vertrauter Begleiter der Personalabteilung bei der Auswahl der besten Lösung, die dann von spezialisierten externen Anbietern — sozusagen als jederzeit frei skalierbare Lösung „aus der Steckdose“ — bereitgestellt wird.

Damit wird den Unternehmen und der HR-Abteilung eine Last genommen: Denn der tatsächliche Umfang von HR-IT-Lösungen ist per se zunächst unbestimmt: Kann eine Pilotanwendung, die erfolgreich ihren Test im Unternehmen bestanden hat, schnell und unkompliziert in der Breite ausgerollt werden? Oder habe ich am Anfang eine zu große Lösung für meine absehbaren HR-Bedürfnisse eingekauft? Beide Probleme stellen sich bei SaaS nicht.

 

Viel diskutiert wird derzeit darüber, welche HR-Lösungen als SaaS sinnvoll und praktikabel sind — und was man lieber im eigenen Haus hält. Welche Trends nehmen Sie hier wahr?

Nahezu alle allgemeinen HR-Bereiche eignen sich grundsätzlich für ein Software-as-a-Service-Modell, da die Anforderungen gering variieren und spezialisierte Anbieter Innovations- und Kostenvorteile ausspielen können. In speziellen HR-Bereichen lohnt es sich hingegen nur dann, wenn es auch einen attraktiven Markt für einen SaaS-Anbieter gibt.

Wichtig für HR ist die reibungslose und sichere Erfüllung wichtiger Funktionen wie Stammdatenmanagement, Gehaltsabrechnung, Talent-Management oder das Employee Experience Management. Das geht zuverlässig mit SaaS.

Ergänzend gibt es Software-Erweiterungen, die sicherstellen, dass diese wichtigen Funktionen auch reibungslos funktionieren und die konsequenterweise ebenfalls als Software-as-a-Service zur Verfügung stehen sollten. Sie sichern die Qualität der Daten, sie unterstützen den Datenschutz und die Datensicherheit, und sie ermöglichen eine effiziente, aber dennoch individuelle Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeitern.

 

Wie kann man hybride Szenarien technisch realisieren?

In hybriden Szenarien werden einige Teile der HR-IT von den Unternehmen selbst betrieben, andere zusätzlich als Software-as-a-Service gemietet. Beide Teile arbeiten zusammen und sind teilweise auch voneinander abhängig. In dieser Sowohl-als-auch-Welt müssen beide Lösungen harmonisch miteinander kombiniert sein.

Ein wichtiger Aspekt ist daher, dass sich Anbieter von hybriden Lösungen in beiden Welten gut auskennen. Nur die enge Zusammenarbeit beim Einrichten der Schnittstellen schafft bei allen Beteiligten das nötige Vertrauen, um solche sensiblen Szenarien erfolgreich umzusetzen.

 

Wie wichtig ist die Qualität der Personalstammdaten für moderne Personalarbeit?

Die Qualität der Personalstammdaten war immer schon wichtig in HR. Aber durch die exponentielle Zunahme der Datenmengen und die Schnelligkeit der Verarbeitung sind die Anforderungen an Sicherheit und Qualität weiter gestiegen. Nie zuvor wurden so viele Datensätze so schnell wie heute verarbeitet. Und selbst bei einer marginalen Fehlerquote von unter einem Prozent gilt: die Menge macht’s.

Es ist ein Unterschied, ob Sie 1.000 Datensätze verarbeiten oder 1 Million. Die Auswirkungen falscher Entscheidungen werden mit steigender Datenmenge gravierender. Zusätzlich werden reine HR-Daten heute mit weiteren Datenquellen angereichert oder gemischt. Eine schlechte Qualität von Ausgangsdaten resultiert dann zwangsläufig in unbrauchbaren Ergebnissen für die HR-Abteilung.

 

Die DSGVO hat die rechtlichen Vorgaben in allen Unternehmensbereichen verschärft. Wie weit sind Unternehmen mit dem Schutz der Personaldaten?

Man könnte sagen, alle sind auf dem Weg, aber ein erheblicher Teil ist noch nicht ganz angekommen. Die meisten Unternehmen haben das Problem verstanden und Maßnahmen ergriffen, aber viele suchen noch nach Wegen und geeigneten Werkzeugen, nach fachkundigem Rat zum gesetzeskonformen Schutz ihrer Daten. Ein Beispiel: Bei SaaS-Lösungen steigt die Frequenz der Software-Updates, zudem werden neben der DSGVO auch weitere Datenschutzregelungen anderer Länder für Unternehmen mit einem internationalen Mitarbeiterpool verbindlich.

Das bedeutet, dass die HR-IT-Systeme häufiger und schneller mit relevanten Personaldaten getestet werden müssen. Diese Tests dürfen nur mit anonymisierten Daten erfolgen. Zum Glück gibt es dafür effiziente Tools.

 

Durchgängige Digitalisierung ermöglicht einfachere oder automatisierbarere Kommunikation mit Mitarbeitern oder Bewerbern. Welche Erfahrungen sammeln HR-Fachleute hier?

Die vielleicht wichtigste Erfahrung ist, dass Kommunikation nicht nur automatisiert, sondern auch individuell und persönlich sein muss, um Vertrauen aufzubauen und die besondere Wertschätzung der Mitarbeiter zum Ausdruck zu bringen. Das gilt für die Kommunikation mit der aktuellen Belegschaft. Aber auch die Wahrscheinlichkeit, die passenden Bewerber zu finden und für sich zu gewinnen, hängt von der Qualität der Kommunikation ab.

Dafür brauchen die Mitarbeiter in Personalabteilungen leistungsfähige, aber einfach handhabbare Anwendungen, die schnell zu sehr guten Ergebnissen führen. Mitarbeiter und Bewerber werden es danken.

 

Wann ersetzen Bots und Machine-Learning-Algorithmen die Sachbearbeiter bei den Standard-Kommunikationsaufgaben?

Bots und Machine-Learning-Algorithmen werden in Zukunft die Personaler zunächst bei hochstandardisierten Aufgaben effektiv unterstützen. Bei individuellen Anfragen und komplexen Sachverhalten, die den vollen Einsatz von HR-Mitarbeitern erfordern – und ebenso den unterstützenden Einsatz entsprechender Apps für eine gelungene HR-Kommunikation mit den Mitarbeitern –, gibt es bereits interessante Prototypen. Aber erst die Zukunft wird zeigen, welche Bereiche durch Machine-Learning am effizientesten unterstützt werden können.

 

Welche wichtigsten Herausforderungen im Tagesgeschäft kann man mit Lösungen und Tools einfach lösen?

Unsere Apps konzentrieren sich darauf, praxisorientierte Lösungen für die HR-Abteilung bereit zu stellen. Hierbei dreht sich im Grunde alles um die Datenqualität. Sie und die Compliance mit den rechtlichen Anforderungen, wie zum Beispiel der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), müssen sichergestellt werden.

Vertraulichkeit, Datensicherheit und Datenschutz: dieser Themenkomplex hat die oberste Priorität. Und hierfür gibt es Kontroll- und Compliance-Tools, die dem Personaler das Leben leichter machen.

 

Was wird für Sie in den kommenden 12 Monaten das dominierende Thema in der SAP-Community?

Die Migration der Kunden zu S/4HANA ist eines der dominierenden Themen in der Community, für die HR-Verantwortlichen die Umstellung ihres Core-HR-Systems auf SAP SuccessFactors. Wie bekannt, forciert SAP mit S/4HANA flexible Software-as-a-Service-Lösungen.

Das bedeutet, dass auch ergänzende Apps und Partnerlösungen als SaaS zur Bewältigung der anstehenden Aufgaben zur Verfügung stehen müssen. Die notwendigen Software- und Datenmigrationen der SAP- und der Ergänzungsanwendungen werden die Community weit über die nächsten 12 Monate hinaus beschäftigen.

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

 

ANZEIGE

HR-Fachleute und IT-Experten lädt Accenture zu seinem jährlichen HR Software Infotag und in sein Netzwerk zum Meinungsaustausch unter Fachkollegen nach Mannheim ein:

Accenture Software Infotag 2020
11.03. in Mannheim

Das IT-Onlinemagazin ist Medienpartner der Veranstaltung.

Wir danken Ihnen, wenn Sie diesen Artikel jetzt weiterempfehlen:

Anzeige

Über die Redaktion IT-Onlinemagazin

SAP-Community Nachrichten, die Entscheider kennen sollten: Abonnieren Sie jetzt unseren IT-Onlinemagazin Newsletter. Lesen Sie Umfrageergebnisse, Insights aus dem SAP-Ecosystem, Interviews und Artikel ... und Sie bleiben kompakt informiert.

Lesetipp für Sie:

SAP HCM Testautomatisierung

SAP HCM Abrechnung und Zeitwirtschaft: Versionierung von Schemen, Regeln und Customizing

Fehlende Möglichkeiten zur Versionierung sowie zur Dokumentation von Anpassungen in der SAP-Entgeltabrechnung und der Zeitwirtschaft …